1. Crear Cuenta de Mayor.
La cuenta de Mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas. Para crearla debemos seguir la siguiene ruta:
Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Datos Maestros > Cuenta de Mayor > Tratamiento Individual > Central.
1.1. Definiciones de los principales campos a completar.
La pantalla para crear una cuentade mayor cuenta con varias solapa que forman parte de los datos que contiene una Cuenta de Mayor, sus ptincipales características son:
- Número de la cuenta de mayor: El número de cuenta identifica unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.
- Sociedad: Identifica a la Sociedad FI en la cual se está crando la cuenta contable.
- Grupo de Cuentas: Es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor, y permite delimitar el rango de numeración de una cuenta, definiendo los datos obligatorios, opcionales y ocultos en la creación de la cuenta. Este dato de grupo de cuentas es obligatorio. (Ejeplo: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Pasivos, Inventarios, etc.).
- Tipo de cuenta: Se utiliza para encuadrar una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones: Balance y Resutlados.
- Texto Breve: Describe a la cuentade mayor (20 caracteres).
- Texto explicativo: Texto largo que describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 carctereses).
1.2.. Moneda
- Moneda: Identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta solo podrán ser en la moneda especificada.
Ejemplo: Si una sociedad tiene como monda local dólares y la cuenta se ha definido con moneda Euros, la cuenta contable solo podrá imputarse en Euros.
- Categoría Fiscal: Determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es cuenta de impuestos. Ejemplo, la cuenta de Gastos de administración es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de Impuestos. La cuena IVA Acreditable es una cuenta de impuestos.
- Permite contabiliza s/impuestos: Este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos a pesa de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ejemplo, la cuenta de gastos por compra de agua es una cuenta que esta no está sujeta a impuestos como el IVA.
- Cuenta asociada para clase de cuenta: Indica que es una cuenta que se utiliza como vinculo con los submodulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse de manera directa en un asitneo contable sino que debe realizarse siempre a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.
- Partidas Individuales: Esta definición permite visualizar los movimientos que rcibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no así sus movimientos.
- Gestión de Partidas abiertas: Permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta manera, el saldo de una cuenta simpre esta compuesta por las partidas abiertas. Ejemplo, la cuenta de provisiones de facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de las provisiones y una vez que llean las facturas, la cuenta recibe imputaciones en el debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de las facturas que aun no se han recibido.
Solapa Entrada / Banco / Intereses:
- Grupo de Status Campo: Permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además define qu campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejemplo, en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.
- Relevante para el movimiento de Caja: Permite identificar las cuenas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
- Banco Propio: Es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio.
- ID Cuenta: En combinación con la clave del banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria.
En conclusión la cuenta de mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que a su vez, e3sta relacionada con otro dato maestro que es conjunto de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo banco en el módulo de Tesorería.
Solapa Palabra Clave / Traducción: Se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo al idioma en que ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si no completamos las traducciónes, el texto de la cuenta se erá en el el idioma en el cual fue ingresado.
Solapa Información Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad.
En estas solapas se visualizan cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario la creó. Podremos visualizar un botón denominados "Docs. Modificación" que mostrará en caso de que corresponda, todas las modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores poseía anes y después de la modificación.
2. Modificación y Visulaización de una cuenta.
Modificar o visualizar: se utiliza la misma transacción que vimos en el punto anterior, sólo que deberemos presonar alguno de los siguientes íconos:
- Modificar: Habilita los campos que pueden modificarse.
- Visualizar: Permite ver las diferentes características que posee una cuenta.
Si se ingresa a la opción modificar y/o visualizar, presionando el botón crear se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.
Bloqueo de una cuenta contable: Una cuenta puede bloquearse a fin de evitar que se siga utilizando para registrr imputaciones contables. El procedimiento para bloquear o desbloquear es presionando el ícono del Candado y se deberán graba los cambios.