1- Crear Cuenta de Mayor
Cuenta de mayor -> dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas.
Plan de cuentas --> dato maestro que agrupa la totalidad de las cuentas de mayor de una organización. Existen diversos:
- Plan de cuentas operativo: registraciones de contabilidad
- Plan de cuentas de grupo: en caso de multisociedades
1.1- Definiciones de los principales campos a completar
Cada una de las solapas que forman parte de los datos que contiene una Cuenta de Mayor, y sus características:
â–“ Solapa Tipo / Denominación: corresponde al Segmento Plan de Cuentas. Sus datos son válidos para todas las sociedades.
Los principales campos son:
- Número de la cuenta mayor: identifica unívocamente la cuenta de mayor de un plan de cuentas.
- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se esta creando la cuenta contable. (Repaso: Sociedad FI: sociedad creada en el módulo FI y que representa una entidad legalmente constituida)
- Grupo de Cuentas: característica clasificatoria dentro de los registros maestros de cuenta de mayor. (Ej: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, inventarios, pasivos, entre otros). Permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales y ocultos en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor, es obligatoria. Rango de numeración: definición obtenida mediante la parametrización de SAP donde se asigna un rango de números para los objetos creados en SAP (EJ: Materiales, proveedores, pedidos, facturas, etc.)
- Tipo de cuenta: utilizado para encuadrar una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones:
* Balance: Cuentas patrimoniales
* Beneficio: Cuentas de Resultado
- Texto Breve: Describe a la cuenta de mayor (20 caracteres)
- Texto Explicativo: Describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caracteres)
â–“ Solapa Datos de Control (y Entrada/Banco/Intereses corresponden al Segmento Sociedad. Esto quiere decir, que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta.)
Los principales campos de la solapa
Activo Fijo: Término que hace referencia a un bien que es adquirido para ser utilizado por la Empresa. Por ejemplo, computadoras, automotores, edificio, etc. Su diferencia con otros bienes adquiribles es que por su aplicación es pasible de ser amortizado y reducir su valor con el paso del tiempo de acuerdo a pautas legales predeterminadas. De acuerdo a sus características varía el período de amortización siendo de valor creciente entre una computadora, un automóvil y un edificio.
- Partidas Individuales: la definición de partidas individuales permite visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no así sus movimientos.
- Gestión de Partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta manera, el saldo de una cuenta siempre esta compuesto por las partidas abiertas. (Ej. cuenta Provisiones de Facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de las provisiones y una vez que llegan las facturas, la cuenta recibe imputaciones en el debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de las facturas que aún no se han recibido.
Al momento de contabilizar un doc. para cada posición existe un campo de libre ingreso denominado 'Asignación', en los datos maestros nos encontramos con el campo 'Clave de clasificación" que sirve para determinar que el campo Asignación se complete de manera automática con algún valor o concatenación de valores. (Ej. podemos concatenar período+ejercicio de esta manera cuando visualicemos un mayor en el campo Asignación podremos esta concatenación de valores). El campo 'Clave de clasificación' posee un matchcode con las distintas opciones de valores que puede tomar el campo Asignación, estas opciones son parametrizables (por config se pueden crear nuevos valores).
â–“ Solapa Entrada/Banco/Intereses
Los principales campos:
- Grupos de Status Campo: Permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Define que campos son obligatorios, opcionales y ocultos. (Ej: en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos ni siquiera si visualiza.
- Contabilizar Automáticamente: este tilde sirve para que las cuentas contabilicen automáticamente, de esta manera la cta. contable solo podrá recibir imputaciones realizadas de manera automática por el sistema y nunca una imputación manual. En caso de necesitar una imputación manual a una cuenta que tenga este tilde se puede destildar, realizar la imputación y volver a tildar
- Nivel de tesorería: este tilde se utiliza en las cuentas bancarias o en las cuentas de gran liquidez, este valor que se ingresa en la Cuenta de Mayor es válido para el reporte de Tesorería que muestra un flujo de fondos, con el nivel de tesorería se clasifican las cuentas bancarias en dicho reporte.
- Relevante para el movimiento de Caja: este tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
- Banco Propio: es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio (dato maestro del módulo de Tesorería que identifica a los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias.)
- ID Cuenta: en combinación con la clave de banco propio, identifica el número de cuenta bancaria.
Si resumimos los dos últimos conceptos, decimos que la cuenta de mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que esta relacionada a otro dato maestro que es el conjunto de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo banco pero en el módulo de tesorería.
â–“ Solapa Palabra Clave/Traducción
Ésta se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo al idioma en que ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si no completamos las traducciones el texto de la cuenta se verá en el idioma en el cual fue ingresado.
â–“ Solapa Información Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad
En éstas se pueden visualizar cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario lo hizo.
- Botón "Docs. Modificación": mostrará, en caso que corresponda, todas las modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores poseía antes y después de la modificación.
Existe la posibilidad de crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente. El sistema copia todos los datos de la modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva.
2- Modificación y Visualización de una cuenta
- Modificar: habilita los campos que pueden modificarse
- Visualizar: permite ver las diferentes características que posee una cuenta.
Si ingresa a modificar y/o visualizar, presionando el botón crear se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.
3- Bloqueo de una cuenta
Una cuenta puede bloquearse con el fin de evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. El procedimiento para bloquear y desbloquear es presionando el ícono del Candado y se deberán grabar los cambios.