1) Compensaciones de Cuentas Contables:
Partidas abiertas: documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aún no compensados. Pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc. En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.
En caso de deudores y acreedores, los pagos o cobros tambien se llaman compensaciones.
Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de compensación de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas que se compensan con pagos o notas de créditos.
Aquellas partidas que estén abiertas son las que formarán el saldo contablle de una cuenta.
Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la Provisión de facturas a recibir, donde la composición de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aún no se han recibido.
Hay dos formas de compensar las cuentas:
- Compensación de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.
- Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o mas posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
Compensación de Cuenta
Un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar dicha compensación implica tomar dos o más partidas abiertas cuya sumaa de cero y aplicarlas entre si.
Transacción F-03 Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Cuenta Compensar.
La pantalla de selección solicita los siguientes datos:
- Cuenta a compensar (solo una se puede elegir).
- Fecha en que se registraará la compensación.
- Sociedad en la cual se registrará la operación.
- Moneda en la cual se contabilizará la operación.
El sector Otras delimitaciones nos permitiráa acotar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene la opción Ninguna lo que haráa que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio si filtramos, por ejemplo, por fecha de contabilización, se abrirá una nueva ventana que permitirá ingresar el rango de fechas correspondientes. Presionando enter o el check verde, accederemos a una pantalla.
El sistema mostrará todas las partidas pendientes, si los importes de las partidas están en color negro significan que aún no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.
Iconos importantes:
- tres botones uno arriba del otro verde y una flechita blanca arriba: Permite seleccionar todas las partidas
- los tres botones en un gris y una flechita blanca arriba. Permite des-seleccionar todas las partidas
- tres barras para arriba y al lado tres barras para abajo. Permite ordenar las partidas. Primero se marca la columna por la cual se quiere ordenar y luego se presiona el icono de orden ascendente o descendente.
- Largavista. Permite buscar algún documento.
- Rectangulo amarillo con un 100 Moneda: Cambia los importes de moneda de documento a moneda local.
- Rectangulo amarillo con barra mágica y dice Partida: Permite activar para ser compensadas las partidas seleccionadas (colocar en azul)
- Rectangulo amarillo con la barita mágica y dice Part: Permite desactivar las partidas seleccionadas (colocar en negro)
Campo "Asignados": Sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una compensación el campo "Asignados" debe estar en cero.
Una vez finalizada laa selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a:
Documento Simular para ver el asiento que el sistema realizará.
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque este documento puede no contener posiciones.
Luego dar Grabar para que se registre.
Cuando usamos esta transacción, si bien solo seleccionamos una cuenta a compensar, tambien podriamos compensar unas partidas de una cuenta del mayor con partidas de otra cuenta de mayor. Para poder traer partidas de otra cuenta, vamos a la pantalla donde se tratan las partidas abiertas, vamos al menu TratarOtros. Se abre una nueva pantalla para ingresar una nueva cuenta de mayor. Un ejemplo de este tipo de compensaciones podría ser si tenemos una partida en el debe en una cuenta de banco y una partida en el haber en una cuenta de pasivo. Sabemos que ambas se deben compensar porque pertenecen a la misma operación.
El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron.
Si estamos visualizando un documento compensado y hacemos doble clic en el documento de compensación, accederemos a visualizar el mismo.
Contabilización con compensación:
La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Características:
- La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se estáa compensando o una diferente.
- La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
- Transacción BF05.
- Una vez que hayamos completado el importe, tenemos varias opciones para continuar: Simular el documento y grabar. De esta manera habremos finalizado con la operación. O en la barra de herramientas tenemos dos iconos:
Seleccionar PAs: Seleccionar nuevas Partidas Abiertas, nos llevará nuevamente a la pantalla y permitirá seleccionar otras cuentas (de mayor, deudor, acreedor) para continuar compensando.
Tratar PAs: Tratar Partidas abiertas (las que ya hemos seleccionado antes) y nos llevará a la pantalla de tratamiento de partidas. Al retornar a esta ppantalla veremos que se ha modificado el Status de Tratamiento y que el campo Importe Entrado haa tomado el valor de la posición de contrapartida. El campo Asignados tiene el valor de las partidas compensadas y el campo Sin Asignar se encuentra en cero, lo cual nos indica que podemos grabar el documento.
Con la opción Resumen solo veremos la posición que ingresamos manualmente. Hay que Simular para ver el asiento completo.
Cuando se visualizan un documento de compensación tenemos una opción que nos permite conocer cuales son los documentos que se compensaron. Estando en la visualización de un documento, por ejemplo en la transacción FB03 se puede acceder al menú Entorno Utilización del pago. El documento de compensación es un documento único que se guarda en todas las partidas compensadas, por lo tanto, si estamos visualizando dicho documento, podremos acceder a ver todas las partidas que se han compensado.
2) Compensaciones Automáticas:
Estas compensaciones forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización, donde se especifica baajo qué criterios deberán compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definición.
Ejemplo: Cuentas de banco donde generalmente se pueden compensar por importe y número de cheque.
Transacción F.13
Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Operaciones Periódicas Compensar automáticamente Sin modelo de Moneda de Compensación.
La pantalla de selección consta de cuatro partes:
- Delimitaciones de los documentos a compensar: Se ingresarán los parámetros que permitirán al programa seleccionar las partidas a compensar.
- Selección de cuentas: el programa compensa no solo cuentas de mayor sino también cuentas de acreedores y deudores. En esta parte de la pantalla de selección se deberán ingresar las cuentas que se desean compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luego, as cuentas propiamente dichas.
- Parámetros de Contabilización: Aquí se ingresará la fecha con la cuaal queremos que se registre la compensación. También podremos seleccionar que primero el programa se ejecute en modo test para analizar los resultados.
- Log de Salida: Nos permite seleccionar qué deseamos visualizar cuando se ejecute el programa. Podremos elegir entre solo ver los documentos que se compensarán, los que no se compensarán y el detalle de errores en caso de que existan.
Luego de ejecutar el programa podremos visualizar la siguiente información:
- Partidas no compensadas: el sistema nos muestra todas las partidas que no puede compensar. Para que puedan ser compensables la suma de todas las partidas que posean criterios coumnes debe dar cero.
- Partidas compensadas: el sistema agrupa las partidas que se compensan entre si. Si el programa se ejecutó en modo real entonces coloca el número de documento como código agrupador y muestra la fecha con la cual se contabilizó el documento de compensación.
Diferencia de Cambio
Cuando compensamos las partidas, puede haber diferencias en los tipos de cambio que se registraron entre el momento de origen y el momento de compensacion. La contabilización de las diferencias de tipo de cambio son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por parametrización, cuál es la cuenta de resultado en laa cual se contabilizarán las diferencias de tipo de cambio.
3) Anulación de compensaciones
Las compensaciones generan documentos de compensación, y estos documentos están enlazados con las partidas qque compensan. Es por ello, que si queremos realizzar la anulación de una compensación debemos acceder por una transacción diferente de la que hemos aprendido en la lección anterior.
Transacción FBRA Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Anulr Compensación.
La pantalla de selección solicitará los datos claves del documento que se desea anular:
Previo a generar la anulación tenemos disponibles dos botones que brindan información sobre el documento a anular:
- Cuentas: Permite visualizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.
- Partidas: Permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.
Luego de verificar las cuentas y las partidas se graba laa operación.
Entonces hay dos formas de compensar: Solo compensar y contabilizar y compensar. Cuando solo compensamos, y si el documento no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por la anulación, si no que en la cabecera del documento de compensación se marca con un status de borrado.
La consecuencia de anular un documento de compensación implica que las partidas que habian sido compensadas vuelvan a su estado de partidas abiertas,.
Si se trata de un documento que se generó con la opción Contabilizar y Compensar, entonces el sistema nos solicitará que definamos bajo que modalidad queremos anular.
- Solo anulación de la compensación: esta opción implica que solo se anulará la compensación pero no sus posiciones. Esto quiere decir que el asiento se mantendrá igual y solo se desvinculará el número de documento de compensación de las partidas que compensó, quedando nuevamente como partidas abiertas.
- Anulación de la compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta opción genera un documento de anulación. El sistema nos pedirá el motivo de anulación. La operación se finalizará mostrando dos mensajes: el documento que se anuló y el número de documento de anulación-
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