UNIDAD 2 - TEMA 8 - COMPENSACIONES DE CUENTAS DE MAYOR
1. COMPENSACIÓN DE CUENTAS CONTABLES.
Una característica de las cuentas contables es la gestión de partidas abiertas.
PARTIDAS ABIERTAS: En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.
Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.
En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis de entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.
Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:
- F-03 para compensar cuentas de mayor
- F-44 para compensar acreedores
- F-32 para compensar deudores
En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.
Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo sea cero.
Este concepto de compensación de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde facturas se compensan con pagos o notas de créditos. Aquellas partidas que estén abiertas formarán el saldo contable de una cuenta.
Ej. de cuentas que gestionan partidas abiertas: la Provisión de facturas a recibir, donde la composición de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aún no se han recibido.
Formas de compensar las cuentas en SAP:
- Compensación de cuentas: simplemente se compensan las partidas abiertas. Se dan en aquellos casos en los que el debe y el haber suman cero.
- Contabilización con compensación: cuando se compensan las partidas y además se genera una o mas posiciones adicionales en la compensación. Por ej. si las sumas de las partidas no posee un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
a) Compensación de cuentas. Transacción F-03
Ruta: Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Cuenta - Compensar
Un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar dicha compensación implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre sí.
Ingresamos con la transacción a la pantalla Compensar cta. mayor: datos cabecera
La pantalla de selección solicita los siguientes datos:
- Cuenta a compensar (sólo se puede elegir una cuenta)
- Fecha en la que se registrará la compensación.
- Sociedad en la cual se registrará la operación.
- Moneda en la que se contabilizará la operación.
Otras delimitaciones, permite acotar la búsqueda de doc. que deseamos compensar. Por defecto viene marcado con la opción Ninguna, por lo que el sistema trae todas las partidas abiertas que posea la cuenta.
Si se filtra, por ej., por fecha de contabilización, se abre una ventana que permite ingresar el rango de fechas correspondientes.
Presionando enter o el tick verde se accede a la pantalla Compensar cta. mayor procesar partidas abiertas.
El sistema muestra todas las partidas pendientes, si los importes de las partidas están en color negro, significa que aun no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul, es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.
(El icono Moneda cambia los importes de moneda de doc. a moneda local.)
El campo "Asignados" muestra la suma de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una compensación, el campo "Asignados" debe estar a cero.
Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero, se debe realizar una simulación.
Menú - Documento - Simular
La simulación verifica que no haya errores en los doc. previos a grabarlos, verifica que el asiento esté balanceado, valida que no falten datos obligatorios. Muestra cómo quedará el asiento.
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque este documento puede no contener posiciones.
Se debe grabar la operación para que la compensación se registre.
Cuando utilizamos la transacción F-03, si bien en la pantalla inicial seleccionamos solo una cuenta de mayor para compensar las partidas entre sí, también se podrían compensar partidas de una cuenta de mayor con partidas de otra cuenta de mayor. Para poder traer partidas de otra cuenta, en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder al menú Tratar - Otras. Se abre una nueva pantalla para ingresar otra cuenta de mayor.
Un ej. de este tipo de compensaciones, podría ser si tenemos una partida en el debe, de una cuenta de bancos por ej., y una partida en el haber en una cuenta de pasivo. Ambas se deben compensar porque están relacionadas en la misma operación. Por lo que utilizamos este procedimiento para compensar partidas que están en cuentas de mayor diferentes.
El número de doc. de compensación se guarda en las partidas que se compensaron.
Si se está visualizando un doc. compensado, con doble clic en el doc. de compensación, se accede a visualizar el mismo.
b) Contabilización con compensación.
En este caso, se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida.
Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes características:
- La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando u otra distinta.
- La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
- Transacción FB05
EJEMPLO: reclasificación de las partidas contabilizadas en una cuenta de banco. Las cts. de mayor de bancos son partidas abiertas. Se seleccionan, compensan y se contabiliza la contrapartida en la cuenta de banco correspondiente.
Cuando se visualiza un doc. de compensación, tenemos una opción que nos permite ver los doc. que se compensaron.
Estando en la visualización de un doc., por ej. en la transacción FB03, se puede acceder al menú Entorno - Utilización del pago. El doc. de compensación es un doc. único que se guarda en todas las partidas compensadas. Por lo tanto, si estamos visualizando dicho doc., podremos acceder a ver todas las partidas que se han compensado.
2. COMPENSACIONES AUTOMÁTICAS. Transacción F.13
Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable.
Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente se definen por parametrización, especificándose los criterios bajo los cuales se deben compensar. Lo cual depende del tipo de cuenta de mayor y la naturaleza de sus imputaciones.
Ej claros son las cuentas de banco, donde generalmente se pueden compensar por importe y número de cheque.
Ruta: Finanzas - G.F. - L.M. - Operaciones periódicas - Compensar automáticamente - Sin modelo de Moneda de Compensación
La pantalla de selección consta de cuatro partes:
- Delimitaciones de los documentos a compensar: se indican los parámetros de selección.
- Selección de cuentas: el programa compensa cuentas de mayor, acreedores y deudores. Se indica primero el tipo de cuenta y luego las cuentas propiamente dichas.
- Parámetros de contabilización: fecha de registro de la compensación. Se puede indicar que el programa se ejecute en modo test primero.
- Log de salida: seleccionar qué deseamos visualizar al ejecutarse el programa., Ver los doc. que se compensarán, los que no, y el detalle de errores, si existen.
Ejecutado el programa, muestra:
- Partidas no compensadas: para ser compensables, la suma de todas las partidas que posean criterios comunes debe dar cero.
- Partidas compensadas: el sistema agrupa las partidas que se compensan entre sí. Ejecutado en modo real, coloca el número de doc. como código agrupador y muestra la fecha de contabilización del doc. de compensación.
Nota: Diferencias de tipo de cambio - Pueden haber diferencias de cambio en las cuentas a compensar en el momento del registro y en el de la compensación. La contabilización de las diferencias de tipo de cambio son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por parametrización, cuál es la cuenta de resultado en la cual se contabilizarán estas diferencias.
3. ANULACIÓN DE COMPENSACIONES. - Transacción FBRA
Las compensaciones generan doc. de compensación que están enlazados con las partidas que compensan. Por ello, para realizar una anulación de una compensación se debe acceder a ella a través de una transacción distinta.
Ruta: Finanzas - G.F. - L.M. - Documento - Anular compensación
Pantalla: se introducen los datos clave del doc. a anular.
Están disponibles dos botones que permiten visualizar información sobre:
- Cuentas: las cuentas compensadas en el doc, seleccionado para anular.
- Partidas: compensadas en el doc.
Hecha la verificación, se graba la anulación.
Hay dos formas de compensar, solo compensar y contabilizar y compensar.
- En sólo compensación, y si el doc. no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por la anulación, sino que en la cabecera del doc. de compensación se marca con un status de borrado.
Anular un doc. de compensación supone que las partidas que habían sido compnesadas vuelven a su estado de partidas abiertas.
- En contabilización y compensación, el sistema solicita la forma en que se desea anular:
a) Solo anulación de la compensación: se anula la compensación pero no sus posiciones. Es decir, que el asiento se mantiene igual, pero solo se desvincula el número de doc. de compensación de las partidas que se compensó, quedando de nuevo como partidas abiertas o pendientes.
b) Anulación de compensación: se anula la compensación y el asiento. Se genera un nuevo doc. de anulación. El sistema solicitará ingresar el motivo de la anulación.
La operación finaliza mostrando dos mensajes: el doc. que se anuló y el número de doc. de anulación.
Observación: la compensación de cuentas es una función muy útil para el análisis de las cuentas.