Compensación Cuentas de Mayor.
1 Compensacones de Cuentas Contables.
En la lección de 1 de esta unidad aprendimos que una de las características que puede tener una cuenta contable es la gestión de partidas abiertas. En esta lección conoceremos los procedimientos para compensar las partidas abiertas o pendientes.
Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de compensación de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas que se compensan con pagos o notas de créditos. Aquellas partidas que estén abiertas son las que formarán el saldo contable de una cuenta.
Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la Provisión de facturas a recibir, donde la composición de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aun no se han recibido.
En SAP, hay dos formas de compensar las cuentas.
- Compensación de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.
- Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o mas posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
Veamos en detalle las diferencias entre éstas dos formas de compensar.
Compensación de Cuenta.
Tal como mencionamos anteriormente, un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar dicha compensación implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si, para ello utilizarmos la Transacción F-03.
Cuando ingresamos a la transacción, estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos. La pantalla de selección solicita los siguientes datos:
- Cuenta a compensar (solo se puede elegir una cuenta).
- Fecha en que se registrará la compensación.
- Sociedad en la cual se registrará la operación.
- Moneda en la cual se contabilizará la operación.
El sector Otras Delimitaciones nos permitirá acotar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene marcado con la opción Ninguna lo que hará que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio si filtramos, por ejemplo, por fecha de contabilización, se abrirá una nueva ventana que permitirá ingresar el rango de fechas correspondientes.
Presionando Enter o el icono de confirmación a el sistema mostrará todas las partidas pendientes, si los importes de las partidas están en color negro significan que aun no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.
Iconos importantes dentro de esta transacción:
- Permite seleccionar todas las partidas.
- Permite des-seleccionar todas las partidas.
- Permite ordenar las partidas. Primero se marca la columna por la cual se quiere ordenar y luego presiona, el icono de orden ascendente y descendente.
- Permite buscar algún documento. Cuando se presione este icono se abrirá una nueva entena para ingresar al campo por el cual se desea realizar la búsqueda.
- Cambia los importes de moneda de documento a moneda local.
- Permite activar partidas para ser compensadas las partidas seleccionadas (colocar en azul).
- Permite desactivar las partidas seleccionadas (colocar en negro).
- Campo "Asignados": Muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerado los signos. Para finalizar una compensación el campo 'Asignados! debe estar en cero.
Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a: Menú > Simular, para ver el asiento que el sistema realizará.
La simulación permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento este balanceado, valida que no falten datos obligatorios. La simulación también nos permite ver como quedará el asiento.
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque éste documento puede no contener posiciones.
Se deberá grabar la operación para que la compensación se registre. El número de documento de compensación se guarda en las partida que se compensaron. Si visualizamos el documento 12000000000 / 3000 / 2010 veremos que en la posición correspondiente a la cuenta 220101 se guardó el número de documeto 100000006 que generó la compensación.
Si estamos visualizando un documento compensado y hacemos doble clic en el documento de compensación, accedeemos a visualizar el mismo.
Contabilización con compensación.
La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes característiticas:
- La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando o una diferente.
- La operación puede ejecutarse al mismo tempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
La transacción e sla FB05.
Simularemos un ejemplo en el que haremos una reclasificación de partidas contabilizadas en una cuenta de banco. Como las cuentas de mayor de bancos son de partidas abiertas, seleccionaremos y compensaremos las partidas y luego contabilizaremos la contrapartida en la cuenta de banco que corresponde.
En la pantalla de selección encontraremos los datos de cabecera con el mismo formato que poseen las transacciones de contabilizaciones clásicas. Un poco más arriba tendremos disponible el icono Seleccionar Partidas abiertas que nos permitirá elegir la cuenta que queremos compensar.
Luego tendremos que elegir el tipo de operación a tratar, para este caso de contabilización con compensación, marcaremos la opción Traslados con Compensación.
Finalmente en la parte de abajo, el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posición a un documento. Es distinto el orden en que ingresamos los datos, si conocemos el monto de la/las cuenta de contrapartida que se va a imputar se puede ingresar primero y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar.
Cuando se presiona el icono Seleccionar PAs (Partidas Abiertas) el sistema nos habilita una pantalla donde deberemos seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta. Para este caso en especial elegimos el tipo de cuenta 'S' Cuentas de Mayor y la cuenta de mayor de bancos (Banco HSBC) que según nuestro ejemplo posee imputaciones incorrectas.
Al igual que en las operaciones de Solo compensar, a la derecha de la pantalla tenemos las opciones que nos permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrará el sistema.
La pantalla que vemos aquí es idéntica a la que vimos en el punto anterior, en las operaciones de solo compensación.
Seleccionaremos dos partidas abiertas, recordemos que cuando los importes están en color azul es porqué están seleccionadas para ser compensadas. Los documentos con los importes en color negro no serán considerados en la compensación.
Como ambas partidas seleccionadas poseen el mismo signo (ambas son positivas), nos queda una diferencia por ingresar de $ 2,500.-. Este importe será el que vamos a ingresar en la cuenta del banco Francés.
Presionamos el icono de Resumen de Documentos para ingresar los datos de la contrapartida.
Ingresaremos los datos de la nueva posición comenzando con la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida, en nuestro ejemplo, es la cuenta del banco Francés. Para este caso en particular ingresamos la clave de contabilización 40 porqué las partidas que seleccionamos también son positivas, o sea están en el debe, al compensarlas las estaremos pasando al haber por lo tanto nuestra contrapartida debe ir al debe.
Otro punto que nos puede apoyar a determinar la clave de contabilizacón es el saldo del campo Sin Asignar que vimos en la imagen 2.8.20, ese saldo negativo representa a las partidas seleccionadas por lo tanto necesitamos ingresar un saldo positivo para que el asiento quede balanceado. Presionando Enter pasaremos a la siguiente pantalla donde continuaremos completando los datos de la posicion de contrapartida.
NO es necesario que completemos el campo importe con el valor de la pantalla de tratamiento de partidas abiertas, colocando un asteristo (*) y presionando Enter el sistema completa automáticamente el importe de acuerdo a la selección de partidas que hayamos hecho.
Una vez que hayamos completado el importe, tenemos varias opciones para continuar.
Simular el documento y grabar. De esta manera habremos finalizado con la operación.
En la parte superior de la pantalla (Barra de herramientas de la transacción) tendremos dos iconos importantes:
- Seleccionar PAs: Seleccionar nuevas Partidas Abiertas, nos llevará nuevamente a la pantalla y permitirá seleccionar otras cuentas (de mayor, deudor, acreedor) para continuar compensando.
- Tratar PAs: Tratar Partidas abiertas (las que ya hemos seleccionado antes) y nos llevará a la pantalla de tratamiento de partidas. Al retomar a esta pantalla veremos que se ha modificado el Status de Tratamiento y que el campo Importe Entrado ha tomado el valor de la posición de contrapartida. El campo Asignados tiene el valor de las partidas compensadas y el campo Sin Asignar se encuentra en cero, lo cual nos indica que odemos grabar el documento.
Antes de finalizar con la operación, simulamos el documento para visualizar como quedarían las posiciones dentro del documento. Si presionamos el icono Resumen de documento solo veremos la posición que ingresamos manualmente (Banco Francés), en cambio si realizamos la simulación, veremos la o las posiciones que genera el sistema por la compensación de las partidas. Accedemos al Menú > Documento > Simular.
Para finalizar grabamos el documento. El número de documento que se genere se guardará en las posiciones compensadas del Banco HSBC. Si vemos un reporte de partidas individuales del Banco Francés lo veremos identificado con este mismo número de documento generado.
Se pueden realizar compensaciones parciales, pero este tema lo abordaremos en la undad 4 en las lecciones de pagos.
Cuando se visualiza un documento de compensación tenemos una opción que nos permite conocer cuales fueron los documentos que se compensaron, estando en la visualización de un documento por ejemplo en la transacción FB03, se puede acceder al menú entorno utilización del pago, el documento de compensación es un documento único que se guarda en todas las partidas comensadas, por lo tanto si estamos visualizando dicho documento podemos acceder a ver todas las partidas que se han compensado.
2. Compensaciones Automáticos.
las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización, donde se especifica bajo qué criterios deberán compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definición.
Ejemplos muy claros de compensaciones automáticas son las cuentas de banco, donde generalmente se pueden compensar por importe y número de cheque.
En esta lección conoceremos como se ejecuta el proceso de compensaciones automáticas, en el módulo avanzado se explica todo lo referente a la parametrización para ejecutar esta función, a través de la transacción F.13.
La pantalla de selección consta de cuatro partes:
- Delimitaciones de los documento a compensar: en esta parte se ingresarán los parámetros que permitiran al programa seleccionar las partidas a compensar.
- Selección de cuentas: El programa compensa no solo cuentas de mayor sino también cuentas de acreedores y deudores. En esta parte de la pantalla de selección se deberán ingresar las cuentas que se desean compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luego la/s cuentas propiamente dichas.
- Parámetros de Contabilización: aquí se ingresará básicamente la fecha con la cual queremos que se registre la compensación. También podremos seleccionar que pimero el programa se ejecute en modo test para analizar los resultados.
- Log de Salida: Nos permite seleccionar qué deseamos visualizar cuando se ejecute el programa. Podremos elegir entre solo ver los documentos que se compensarán, los que no se compensarán y el detalle de errores en caso de que existan.
Luego de ejecutar el programa podremos visualizar la siguiente información.
- Partidas no compensadas: el sistema nos muestra todas las partidas que no puede compensar. Para que puedan ser compensables la suma de todas las partidas que posean criterios comunes debe dar cero.
- Partidas compensadas: El sistema agrupa las partidas que se compensan entre si. Si el programa se ejecutó en modo real entonces coloca el número de documentos como código agrupador y muestra la fecha con la cual se contabilizó el documento de compensación.
Cuando compensamos las partidas, puede haber diferencias en los tipo de cambio que se registraron entre el momento de origen y el momento de la compensación. La contabilización de las diferencias de tipo de cambio son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por parametrización, cuál es la cuenta de resultado en la cual se contabilizarán las diferencias de tipo de cambio.
3 Anulación de compensaciones.
Como hemos visto, las compensaciones generan documentos de compensación, y estos documentos están enlazados con las partidas que compensan. Es por ello, que si queremos realizar la anulación de una compensación debemos acceder por una transacción diferente de la que hemos aprendido en la lección anterior, esta es la Transacción FBRA.
La pantalla de selección solicitará los datos claves del documento que se desea anular. Previo a generar la anulación, tenemos disponibles dos botones que brindan información sobre el documento a anular.
- Cuentas: Permite visualizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.
- Partidas: Permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.
Luego de verificar las cuentas y las partidas compensadas se graba la operación.
Haciendo un repaso hemos visto que hay dos formas de compensar, solo compensar y contabilizar y compensar. Cuando solo compensamos, y si el documento no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por la anulación, sino que en la cabecera del documento de compensación se marca con un status de borrado.
La consecuencia de anular un documento de compensación implica que las partidas que habían sido compensadas se vuelva a su estado de partidas abiertas.
Si se trata de un documento que se generó con la opción de Contabilizar y Compensar, entonces el sistema nos solicitará que definamos bajo que modalidad queremos anular:
- Solo anulación de la compensación: Esta opción implica que solo se anulará la compensación pero no sus posiciones. Esto quiere decir que el asiento se mantenderá igual y solo se desvinculará el número de documento de compensación de las partidas que compensó, quedando nuevamente como partidas abiertas o pendientes.
- Anulación de la compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta opción genera un documento de anulación.
Si optamos por realizar la Anulación de la Compensación, el sistema nos solicitrá que ingresemos el motivo de anulación.
La operación se finalizará mostrando dos mensajes, el documento que se anuló y el número de documento de anulación.