1- Conceptos válidos en todo el sistema
Conceptos válidos en los que se basa el sistema SAP. Éstos conceptos, como elementos de organización, datos maestros y transacciones son los básicos diseñados con el fin de ser utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales en SAP.
Entre algunos conceptos se incluyen:
- Elementos organizativos: a los módulos o aplicaciones de SAP se les asigna una estructura organizativa mediante elementos de organización. Estos son por ejemplo:
- Sociedad - Módulo Gestión Financiera
- Organizaciones de Venta - Módulo comercial
- Organizaciones de Compras - Módulo logístico
Luego a estas estructuras se le asignan otros elementos.
- Datos maestros: son creados de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados. Éstos tienen también un aspecto organizativo, ya que su información se organiza en vistas y a su vez se asignan a elementos de organización.
- Transacciones: Programas de aplicación que ejecutan procesos en el sistema SAP. Cada operación realizada es por medio de una transacción.
2- Estructura Organizativa FI
- Mandante: Unidad autocontenida dentro del Sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Tienen sus propios registros maestros (Roles, usuarios, tablas). Es el nivel jerárquico mas alto en el Sistema SAP. Las especificaciones o fatos válidos para las unidades organizacionales se ingresan en el nivel de mandante, lo que facilita a que se ingrese solo una vez.
- Sociedad FI (con fines externos): Se refiere a la sociedad creada en el módulo FI y que representa una entidad legalmente constituida (entidad financiera jurídicamente independiente). Los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad. Sociedad es la estructura mínima necesaria en mySAP ERP Financials. La definición de una unidad organizativa 'Sociedad' es obligatoria para poder operar en FI.
- Divisiones (con fines internos): áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades. Entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Es posible generar balances para cada división (ejemplo: División Automotriz, División Motos). La utilización de divisiones es opcional.
3- Otras características que forman parte de la estructura organizacional
- Moneda: Cuando se da de alta una sociedad en FI se debe definir la moneda en la cual se gestionaran los libros contables de dicha sociedad. Esta será la moneda local de la sociedad FI. También se permite la asociación de dos monedas adicionales (moneda de grupo y moneda fuerte según la terminología del sistema) para llevar las contabilizaciones paralelamente en dichas divisas.
- Ejercicio Contable: Es una característica a definir en la sociedad FI, permitirá que las operaciones se puedan asignar a distintos períodos contables como así también obtener reportes desagregados por este dato. Cada período representa un intervalo de tiempo en el cual registrar contabilizaciones. SAP cuenta con 4 períodos especiales para registrar ajustes.
Diferentes formas de definir un ejercicio:
- Puede ser coincidente con el año calendario
- Puede ser independiente (Ej. de Abril a Marzo de cada año)
Dentro tenemos períodos, pueden ser:
- Mensuales (12 Períodos)
- Cuatrimestrales (3 Períodos)
- Bimestrales (6 Períodos)
- Semanales (52 Períodos)
Cuando se define una sociedad en SAP en la configuración se le asigna el ejercicio y los períodos.
- Sociedad CO: Principal estructura organizativa del módulo de Controllin, a través de ésta se controlan los gastos de un grupo económico. Representa un sistema interno que utiliza a efecto de la contabilidad de costos.
Una sociedad CO puede contener una o mas sociedades FI asignadas y evaluar resultados a un nivel superior con distintos objetos que pueden ser centros de costos, los cuales determinan un área de responsabilidad u órdenes de CO que son colectores de costos que luego se pueden distribuir hacia centros de Costos. La contabilidad de costos nos brinda mayor información sobre todo lo que es beneficios y pérdidas.