✒️SAP FI / La Estructura Organizativa Por Carlos Guevara Munoz

Unidad 1: Lec08 _ Estructura Organizativa

1.- Conceptos válidos en todo el sistema

Elementos organizativos

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

También conocido como plan organizativo, consiste en una serie de relaciones representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales tales como unidades organizativas, trabajos, posiciones y usuarios.

Según el módulo de SAP de que se trate puede variar levemente el concepto de Estructura de la Organización, pero los objetos incluidos varían sustancialmente con el módulo.

A modo de ejemplo mencionemos el referido al Módulo MM:

Estructura organizacional desde el punto de vista físico: incluirá los siguientes objetos

Sociedad

Centros

Almacenes

Estructura organizacional desde el punto de vista operativo: incluirá los siguientes objetos

Sociedad

Organización de compras

Centros

SAP FI Introducción AL Módulo FI

El módulo de Gestión financiera es una parte integral de todos los procesos contables y permite a las empresas cumplir con los numerosos requisitos legales.

SAP ERP Gestión financiera, es parte de la aplicación SAP que combina las funciones principales de contabilidad y gestión de informes financieros con las funciones de gestión de la cadena logística, gestión de tesorería, gestión de rendimiento y gestión de conformidad en una única solución integrada, que facilita los procesos financieros, reduce los costos operativos, y proporciona una mejor y más amplia vista empresarial.

A los módulos o aplicaciones de SAP se les asigna una estructura organizativa:

- Gestión Financiera

- Organizaciones de venta para el modulo comercial

- Organizaciones de compras para el módulo logístico

Datos Maestros

Son creados de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones y usuarios autorizados

Transacciones

Son programas de aplicación que ejecutan procesos empresariales

2.- Estructura organizativa FI

Mandante

Es el nivel más elevado en la jerarquía del sistema mySAP ERP Financials. Las especificaciones o los datos válidos para todas ñas unidades organizacionales se ingresan en el Nivel del Mandante. Con la finalidad de no ingresar la misma información más de una vez. (Tipos de cambio,)

MANDANTE

Unidad autocontenida dentro del Sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.

La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.

El mandante es el nivel jerárquico más alto en el Sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o inclusive organización de ventas). Por lo tanto, sólo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.

De este modo se asegura de que los datos son coherentes.

Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran en el Sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.

Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante.

Sociedad FI

Representa una entidad financiera jurídicamente independiente, los balances exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad. Es la estructura mínima necesaria.

SOCIEDAD FI

Se refiere a la sociedad creada en el módulo de FI y que representa a una entidad legalmente constituida.

Los balances contables exigidos por ley se crean a nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP Financials.

Los principales parámetros que se le asignan a una sociedad son los siguientes:

País

Moneda

Plan de cuentas

Variante de ejercicio

Divisiones

Es posible generar balances para cada división (Automotriz, Motos)

Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.

DIVISIONES

Las divisiones son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades.

La gestión de divisiones, permite integrar resultados y balances de varias sociedades, para conocer la rentabilidad de esa división en particular.

Las divisiones se pueden ingresar en posiciones de balance, como ser activos fijos, clientes, proveedores y stock, así como también la gestión de resultados (pérdidas y ganancias).

3.- Características de la estructura organizacional

LIBROS CONTABLES

Son el soporte material en la elaboración de la información financiera.

Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Ejemplo, libro mayor, libro diario, libro de Inventario y Balances, libro bancos, libro de sueldos y jornales, etc.

Los libros se conforman de las diferentes operaciones que se registran en la contabilidad de una empresa.

MONEDA

Cuando se da de alta una sociedad FI se debe definir la moneda en la cual se gestionaran los libros contables de dicha sociedad.

SAP permite la asociación de 2 monedas adicionales (Moneda de grupo y moneda fuerte), para llevar contabilizaciones paralelas en dichas divisas.

Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de empresa.

Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.

Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del customizing:

SPRO

SAP NetWeaver

Parametrizaciones generales

Monedas

Verificar códigos de moneda

Ejercicio contable

SAP uenta con 4 periodos especiales para registrar ajustes.

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al período de tiempo por el cual se exponen la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones

Existen diferentes tipos de ejercicios:

Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.

Los que comienzan en un periodo diferente.

Los ejercicios dependiente de año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.

Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una Variante de Ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

Sociedad CO

Es una unidad organizativa de una empresa que representa un sistema interno que se utiliza a efectos de la contabilidad de costos. Una Sociedad CO ouede contener una o mas sociedades FI asignadas.

También conocida como Área de Controlling o Controlling Area, es la unidad Organizatica más alta de Contabilidad de Costos, tiene como fin consolidar resultados operacionales de varias Sociedades FI.

Las operaciones empresariales internas aparecen representadas en la sociedad CO. Los costes primarios se transfieren desde la contabilidad externa y se clasifican según perspectivas de contabilidad de gestión. Si los costes primarios son costes directos, se asignan entonces a objetos de coste. Si son los gastos generales, entonces se asignan a centros de coste o a órdenes de gastos generales. El sistema los asigna entonces mediante técnicas de imputación interna, de acuerdo con el origen que tengan.

Cuando se crean datos maestros, el sistema asigna siempre los objetos del Controlling a una sociedad CO y a una sociedad.

El grado de detalle que ofrece el componente de Controlling permite identificar la información específica relativa al control de costes, a las decisiones empresariales y al control de ventas. Por ejemplo, el componente de Controlling contiene subdivisiones tales como centros de coste y órdenes CO además de cuentas.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Martha Veliz