Lección: Estructura Organizativa
1 | Conceptos válidos en todo el sistema.
Se mencionara los conceptos en los que se basa SAP, como Organización, datos maestros, y transacciones son elementos básicos diseñados con el fin de ser utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales en SAP. Algunos son:
A los módulos o aplicaciones se les asigna una estructura organizativa mediante elementos de organización. Estos elementos de organización por ejemplo son Sociedad para el módulo de gestión financiera, organizaciones de venta para el módulo comercial, organización de compras para el módulo logístico y luego a estas estructuras se les asigna otros elementos.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
También conocido como plan organizativo, consiste en una serie de relaciones representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales tales como unidades organizativas, trabajos, posiciones y usuarios.
Según el módulo de SAP de que se trate puede variar levemente el concepto de Estructura de la Organización, pero los objetos incluidos varían sustancialmente con el módulo.
A modo de ejemplo mencionemos el referido al Módulo MM:
SAP FI ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Es la estructura jerárquica necesaria en el módulo de Finanzas de SAP.
Esta estructura está compuesta de la siguiente manera:
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MANDANTE: Es el nivel más elevado en la jerarquía del sistema mySAP ERP Financials. Los datos son válidos para todas las unidades organizacionales se ingresan en el nivel del Mandante, lo que elimina la necesidad de que se ingrese esa información más de una vez, como por ejemplo, tipos de cambio.
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SOCIEDAD FI: Una sociedad representa una entidad financiera jurídicamente independiente. Los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP ERP Financials.
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DIVISIONES: Las divisiones son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Por lo tanto, es posible generar balances para cada división, por ejemplo, División Automotriz, División Motos, etc.
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SEGMENTO: Es una característica adicional que permite obtener un balance por segmento de acuerdo a los criterios establecidos por la empresa, por ejemplo, zona geográfica o actividad comercial.
Además hay otras características de la estructura organizativa que acompañan a las mencionadas como las monedas de la sociedad, el plan de cuentas y el ejercicio fiscal.
Los datos maestros son creados de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones y todo los usuarios autorizados, los datos maestros tiene también un aspecto organizativo, ya que su información se organiza en vistas, que a su vez se asignan a elementos de organización.
DATOS MAESTROS
Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.
Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.
Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.
Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.
Todos los componentes SAP acceden a estos datos.
Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.
Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.
Podemos encontrar los siguientes tipos de datos maestros:
SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.
Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos empresariales en el sistema SAP. Cada operación que se realice en el sistema se hace por medio de una transacción.
TRANSACCIONES
Son una forma de acceso a programas de SAP para ejecutar procesos empresariales. Éstas, lanzan ejecuciones de programas escritos en codificación ABAP.
Las transacciones existen del tipo estándar, que son las que vienen con las instalaciones y upgrades del sistema o a medida o “Z”.
Las transacciones Z, son desarrollos propios de la organización.
Las transacciones estándar, por otro lado, generalmente tienen como nomenclatura parte de las letras del módulo. Ejemplo, las transacciones que comienzan con C, son de Controlling; las con F, son de FI; las con V o S son de SD y las que comienzan con M, son de MM; así sucesivamente.
2 | Estructura Organizativa FI
Mandante:
Es el nivel más elevado del sistema SAP. Las especificaciones o los datos válidos para todas las organizaciones se ingresan en el nivel del mandante, lo que elimina la necesidad que se ingrese esa información más de una vez. Por ejemplo tipos de cambio.
Unidad autocontenida dentro del Sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.
La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.
El mandante es el nivel jerárquico más alto en el Sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o inclusive organización de ventas). Por lo tanto, sólo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.
De este modo se asegura de que los datos son coherentes.
Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran en el Sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.
Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante.
MANDANTES
Instancias creadas dentro de un ambiente, que se utiliza para configuración, desarrollo o pruebas.
La instalación de SAP involucra la creación de tres ambientes diferentes que permiten el trabajo habitual de los usuarios (Producción), aplicación de nuevas parametrizaciones o programas desarrollados en ABAP (Desarrollo) y el testeo de los cambios aplicados (QA).
Sociedad FI: (con fines externos)
Una sociedad representa una entidad financiera jurídicamente independiente.
Los balances contables exigidos por la ley se pueden crear en el nivel de sociedad. Por lo tanto la sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP FI.
Se refiere a la sociedad creada en el módulo de FI y que representa a una entidad legalmente constituida.
Los balances contables exigidos por ley se crean a nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP Financials.
Los principales parámetros que se le asignan a una sociedad son los siguientes:
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País
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Moneda
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Plan de cuentas
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Variante de ejercicio
SOCIEDAD
Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.
Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.
Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.
Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.
Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.
Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.
Divisiones: (con fines internos)
Las divisiones son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades.
Constituyen la entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Por lo tanto, es posible generar balances para cada división (por ejemplo, división automotriz, división motos, etc).
La utilización de divisiones es opcional.
DIVISIÓN
Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que permite tener un resultado inferior a la gestión de la Sociedad.
Además, la gestión de divisiones, permite integrar resultados y balances de varias sociedades, para conocer la rentabilidad de esa división en particular.
Podemos almacenar posiciones de balance, como ser activos fijos, clientes, proveedores y stock, así como también la gestión de resultados (pérdidas y ganancias) mediante divisiones.
La gestión de divisiones nos ayuda a la gestión interna de resultados, no es útil para la generación de informes externos.
DIVISIONES
Las divisiones son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades.
La gestión de divisiones, permite integrar resultados y balances de varias sociedades, para conocer la rentabilidad de esa división en particular.
Las divisiones se pueden ingresar en posiciones de balance, como ser activos fijos, clientes, proveedores y stock, así como también la gestión de resultados (pérdidas y ganancias).
3 | Otras características que forman parte de la Estructura Organizacional:
Moneda:
Cuando se da de alta una sociedad FI se debe definir una moneda en la cual se gestionan los libros contables de dicha sociedad. Esta moneda será adoptada como moneda local de la sociedad FI.
SAP permite además la asociación de dos monedas adicionales (moneda de grupo y moneda fuerte según la terminología del sistema) para llevar las contabilizaciones paralelamente en dichas divisas.
MONEDA
Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de empresa.
Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.
Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del customizing:
MONEDA LOCAL
Se refiere a la moneda de la sociedad en la cual se llevan los estados contables de una empresa.
La moneda local suele ser la moneda de curso legal del país en el que se encuentra la sociedad financiera.
SAP permite o