Estructura Organizativa
Elementos organizativos: Los módulos o aplicaciones de SAP se les asigna una estructura organizativa, ejemplo: Sociedad, para módulo FI; Organizaciones de venta para módulo SD; organizaciones de compra para módulo MM. Posteriormente, a estás estructuras se les asignan otros elementos.
Datos Maestros: Se crean de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados. Su información se organiza en vistas, que a su vez se asignan a elementos de organización.
Transacciones: Las transacciones son programas de aplicación para ejecutar procesos empresariales en el sistema SAP.
Estructura Organizativa FI
Mandante: Es el nivel más elevado en la jerarquía del sistema mySAP ERP.
Sociedad FI: Representa una entidad financiera jurídicamente independiente y es la estructura mínima necesaria en mySAP ERP Financials. Es obligatoria para poder operar en el módulo de FI.
Divisiones: Son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades, pueden crear sus propios cierres con fines internos. Es opcional.
Moneda: Cuando se da de alta una sociedad FI se debe definir la MONEDA en la cual se gestionarán los libros contables, la cual será adoptada como moneda local. El sistema permite dos monedad adicionales: moneda de grupo y moneda fuerte.
Ejercicio: Ejercicio contable que se empleará, permite que las operaciones se puedan asignar a distintos periodos. Cada periodo representa un intervalo definido de tiempo. Hay diferentes formas de definir un ejercicio, puede ser coincidente con el año calendario o puede ser independiente. Cuando se configura el sistema se debe de poner el ejercicio y los periodos que va a utilizar.
Cuando se crea una sociedad financiera en SAP se le debe asignar el ejercicio fiscal que comprende el inicio y cierre de un balance. Este ejercicio tiene definidos periodos contables que podrían coincidir con los meses del año.
Cuando coinciden con los meses del año se denomina Ejercicio Natural y posee doce periodos. Adicionalmente SAP te permite parametrizar hasta cuatro periodos especiales.
Los periodos especiales se pueden utilizar para contabilizar ajustes contables correspondientes al cierre de balance, o ajustes de auditoría, o impositivos. La fecha de contabilización es siempre Diciembre (en el caso de que sea un ejercicio natural) solo que impactará en un periodo distinto del 12. La idea es que los ajustes de cierre no castiguen al último periodo del ejercicio (periodo 12) afectando la comparación de saldos por periodos sino que se muestren por separado.
También se pueden definir ejercicios que no coincidan con el año natural. Por ejemplo empieza en junio y finaliza en mayo del año siguiente. Estos son llamados ejercicios independientes del año.
No necesariamente el ejercicio puede estar compuesto por 12 periodos, puede ser que contenga cuatro periodos trimestrales, o dos semestrales, etc. Todo depende de la necesidad de la empresa y en base a este requerimiento se parametriza el ejercicio para una sociedad.
También, existe una funcionalidad que se llama New GL o nuevo libro mayor que se encuentra habilitado desde la versión 5 de SAP.
El nuevo libro mayor te permite crear ledger paralelos, es decir, tienes tu ledger principal donde llevas la contabilidad según las normas contables de tu país y puedes tener libros paralelos que son copia del libro principal pero que además puedes tener operaciones de ajustes. Estos libros paralelos pueden tener un ejercicio diferente como el que me consultas, o administrarse en monedas diferentes.
Sociedad CO
La sociedad CO es la estructura organizativa de una empresa que representa un sistema interno para efectos de la contabilidad de costos. Una sociedad CO puede tener una o más sociedades FI asignadas. Se pueden evaluar los resultados a un nivel superior con distintos objetos que pueden ser centros de costos que puede ser un área de responsabilidad u órdenes de costos que después se pueden distribuir a centros de costos. La contabilidad de costos nos muestra más información de beneficios y pérdidas.
El modulo de CO que sirve para medir los costos, parte de la estructura organizativa de este módulo es la sociedad CO.
Una sociedad CO puede tener asociadas muchas sociedades FI, es decir, sociedades legales. La sociedad CO permitirá medir y consolidar los costos de todas las empresas y permitir tomar decisiones respecto a ventas o costos a nivel global.
La sociedad FI permite obtener balances legales para presentar a terceros y la sociedad CO permite analizar costos para toma de decisiones internas.
Espero haber aclarado tu duda, sino me avisas y repasamos nuevamente estos conceptos.