La estructura Organizativa
Parte macro del modulo de FI, elementos que forman parte de su estructura:
1. Elementos organizativos
Los elementos organizativos definen la estructura jerárquica de una empresa dentro de SAP. Representan las unidades funcionales y estructurales, permitiendo modelar los procesos empresariales. Cada módulo de SAP tiene sus propios elementos organizativos específicos.
Ejemplos:
Sociedad en el módulo de Finanzas (FI): Representa una entidad legal que debe generar sus propios estados financieros.
Organización de ventas en el módulo comercial (SD): Se refiere a la estructura que gestiona las ventas y distribución de productos o servicios.
Organización de compras en el módulo logístico (MM): Gestiona los procesos de aprovisionamiento de materiales.
Estos elementos se interrelacionan para cubrir diferentes áreas de la empresa y permiten gestionar y controlar los flujos de trabajo.
2. Datos maestros
Los datos maestros son los datos esenciales que se usan en los procesos operativos dentro del sistema SAP. Son creados de manera centralizada, lo que significa que una vez generados están disponibles para todas las aplicaciones y usuarios autorizados. Esto asegura la consistencia y evita duplicidad de información.
Características:
Los datos maestros están organizados en vistas, que son conjuntos de datos relevantes para diferentes áreas organizativas.
Ejemplos de datos maestros:
Clientes: Información sobre los clientes para los módulos de ventas.
Proveedores: Información sobre proveedores para el módulo de compras.
Materiales: Detalles de los productos o servicios para módulos logísticos o de ventas.
3. Transacciones
Las transacciones en SAP son programas o funciones que permiten realizar acciones en el sistema. Cada vez que se ejecuta una operación o se procesa un flujo de trabajo, se está utilizando una transacción. Estas son fundamentales para llevar a cabo cualquier actividad dentro de SAP, desde la entrada de datos hasta la generación de informes.
Ejemplos de transacciones:
FB50: Transacción para crear asientos contables.
VA01: Transacción para crear pedidos de venta.
ME21N: Transacción para la creación de pedidos de compra.
Cada transacción tiene un código único, lo que permite a los usuarios acceder de manera rápida y directa a las funciones necesarias para gestionar un proceso empresarial.
Resumen:
Elementos organizativos: Definen la estructura jerárquica y funcional de la empresa en SAP.
Datos maestros: Información centralizada disponible para todas las aplicaciones que asegura consistencia.
Transacciones: Aplicaciones que ejecutan los procesos empresariales en SAP.
La Estructura organizativa FI
1. Mandante
El mandante es el nivel más alto en la jerarquía de SAP. Es una unidad independiente en términos administrativos y técnicos. En pocas palabras, representa una instancia completa del sistema SAP, lo que significa que todos los datos que son válidos para todo el sistema se guardan en el nivel de mandante.
Por ejemplo, las tablas de datos maestros y configuraciones generales, como tipos de cambio, no necesitan ser duplicadas para cada empresa (sociedad), ya que están definidas a nivel de mandante.
Los usuarios que acceden al sistema también están vinculados a un mandante, lo que facilita la gestión de seguridad.
2. Sociedad FI
La sociedad FI (también conocida simplemente como "sociedad" en SAP) es una unidad organizativa clave dentro del módulo de Finanzas (FI). Representa una entidad legal independiente desde el punto de vista financiero, lo que significa que es responsable de llevar sus propios estados financieros, como el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
Es el nivel mínimo en el cual se pueden generar informes contables requeridos por ley.
Una sociedad puede ser una subsidiaria, una filial o cualquier entidad jurídica que deba cumplir con la normativa contable local.
Los datos financieros de una sociedad FI se pueden consolidar a nivel corporativo o a nivel de grupo.
3. Divisiones (con fines internos)
Las divisiones son áreas organizativas dentro de una sociedad que permiten gestionar la contabilidad interna. Cada división puede operar de manera independiente dentro de la empresa para generar sus propios reportes internos.
Por ejemplo, una empresa puede tener una División Automotriz y una División de Motos, y cada una de estas divisiones podría manejar sus costos, ingresos y cierres contables internos.
Aunque son útiles para fines internos (reportes de gestión, asignación de recursos, etc.), no representan una entidad jurídica independiente como la sociedad FI.
4. Moneda
La moneda es crucial para la contabilidad. Al crear una sociedad FI, debes definir su moneda local, que será la que se utilizará en los libros contables.
SAP permite que, además de la moneda local, se manejen hasta dos monedas adicionales: la moneda de grupo (para consolidar los datos financieros a nivel global) y la moneda fuerte (útil para países con hiperinflación).
Estas monedas adicionales permiten hacer registros en paralelo en más de una divisa, lo que facilita el análisis financiero en diferentes contextos.
5. Ejercicio Fiscal
El ejercicio fiscal en SAP define el período contable de una sociedad FI.
Puede coincidir con el año calendario (enero a diciembre) o ajustarse a otros períodos, por ejemplo, de abril a marzo.
Este ejercicio fiscal se subdivide en períodos contables, que suelen ser mensuales. Cada operación se asigna a un período, y esto permite generar reportes financieros detallados por períodos.
Además de los 12 períodos regulares, SAP permite hasta 4 períodos especiales para realizar ajustes contables de cierre.
6. Sociedad CO
La sociedad CO pertenece al módulo de Controlling (CO), y es utilizada para la gestión interna de costos. Es independiente de la estructura de la sociedad FI, pero puede estar vinculada a una o más sociedades FI para consolidar la información financiera y de costos.
La sociedad CO facilita la asignación de costos, centros de costo, órdenes internas, etc., permitiendo un análisis detallado de los costos operativos de la empresa.
En resumen, la estructura organizativa de SAP FI está diseñada para representar la realidad financiera y organizativa de una empresa de manera flexible y escalable. El mandante es el nivel más alto, la sociedad FI es la entidad legal principal, y la sociedad CO permite una gestión detallada de los costos internos. Las divisiones permiten desglosar las operaciones internas, mientras que la moneda y el ejercicio fiscal proporcionan el contexto financiero adecuado para cada sociedad.