Datos Maestros
Cuentas Contables
La cuenta de mayor es el dato maestro principal de finanzas y que está bajo una agrupación llamada Plan de Cuentas donde reúne todas las cuentas contables que pertenecen a la corporación.
Dentro de los temas a considerar, podemos destacar la centralización de la administración de las cuentas de mayor por el área de contabilidad, lo cual se complementa a la creación de un único plan de cuentas válido para todas las sociedades financieras administradas por SAP, para la centralización del mantenimiento de este y el uso de una codificación uniforme en el sistema.
La administración de datos maestros de la contabilidad debe ser controlada centralizadamente, como por ejemplo una de las cuentas que necesitan una centralización son las cuentas contables bancarias, ellas están separadas por tipos de movimientos, permitiendo un control más detallado de los movimientos bancarios, para el caso de UdeC se controlará una cuenta de saldo y 4 cuentas contables auxiliares para cada una de las cuentas corrientes.
Una cuenta de mayor se crea al mismo tiempo en dos niveles en una sola transacción:
 En Plan de cuentas
 En Sociedad Financiera
Plan de Cuentas: Es la agrupación de todas las cuentas que las sociedades de la corporación requerirán para el registro de sus operaciones contables. Como consecuencia de ello, es importante definir criterios uniformes en la creación de las cuentas de mayor, para garantizar que los usuarios finales utilicen las mismas del modo esperado.
A nivel de Plan de Cuentas, se definen algunas características, a citar:
 Grupo de Cuentas.
 Determinar si la cuenta a crear es una cuenta de balance o de resultado.
 Texto breve y explicativo de la cuenta
Sociedad Financiera: Cada sociedad es una unidad independiente que tendrá extendida solo las cuentas contables que utilizará y tendrá asignado.
Además, una cuenta de mayor tiene distintas características y atributos que hace que al momento de utilizarla se comporte de acuerdo a su naturaleza para la cual fue creada. Aquí se detallan algunas características:
 Grupo de cuentas: La creación de cuentas contables, debe estar organizada según la creación de grupos de cuenta, de esta manera, tendremos un mayor control al momento de su creación, asegurando que se visualizaran únicamente las pantallas y los campos relevantes y listos para la entrada de cada una de las funciones de esta.
El grupo de cuentas controla:
ï‚· La clase de asignación de números utilizada para el número de cuenta
ï‚· Un intervalo de números desde el que se ha seleccionado el número de cuenta.
ï‚· Los campos que se visualizan al introducir o modificar los datos maestros y si es necesario efectuar una entrada en estos campos (status del campo).
 Moneda de la cuenta: En caso que la moneda asignada en este campo sea igual a la moneda de la Sociedad en tratamiento, la cuenta podrá contabilizarse en documentos que tengan cualquier moneda, en caso contrario la cuenta de mayor sólo podrá contabilizarse en la moneda citada. por ejemplo, operaciones bancarias de una cuenta corriente en dólares.
 Categoría Fiscal: Este campo permite definir el comportamiento de la cuenta para el tratamiento del IVA. Entre los status que podemos mencionar:
ï‚· Es relevante para impuestos o no.
ï‚· Si la cuenta es una cuenta de impuestos, se debe especificar la clase de impuesto a utilizar (Ejemplo: para las Cuentas de IVA Crédito o para las cuentas de IVA Debito).
ï‚· Si desea utilizar la cuenta como cuenta de mayor en la que se pueden efectuar contabilizaciones relevantes para impuestos.
ï‚· Cuenta asociada: Determina si la cuenta contable se gestiona por Libros Auxiliares (Cuentas de Proveedor, Deudor, Activo Fijo y Materiales); en caso contrario este campo se encontrará vacío.
ï‚· Visualización de Partidas Individuales de las cuentas: Esta opción deberá estar activa en el caso que se requiera visualizar todas las partidas que conforman el saldo de una cuenta contable.
 Gestión de Partidas Abiertas: Esta característica la deberán tener todas las cuentas contables en las cuales sea necesario llevar un control específico de las partidas y/o transacciones. Entre las cuentas contables que deben llevar esta característica están lascuentas de proveedores, deudores, cuentas auxiliares de banco, cuentas por cobrar, entre otras, es decir, serán cuentas compensables.
 Grupo Status Campo: Determina el formato de imagen en la entrada de los documentos, asignando las características de: opcional, obligatorio o suprimida en caso no se requiera entrada en el campo.
 Indicador de Contabilización Automática: Indicador que determina que esta cuenta sólo deberá admitir contabilizaciones automáticas; es decir, las registradas por el sistema.
ï‚· Nivel de Tesorería: El nivel de Tesorería se emplea para el control de la gestión de caja. Permite gestionar los reportes de posición y previsión de liquidez. Algunos niveles posibles de crear son:
 Apuntes estadísticos.
 Pedidos.
 Órdenes.
 Entradas de pagos notificados.
 Compensación de pagos FI (entrada de cheques, salida de cheques, efectos, pagos, etc.).
 Operaciones bancarias FI (contabilizar extractos de cuenta, cobro de cheques, cobro de efectos, etc.).
 Clave del Banco Propio, ID de Banco al cual está relacionada la cuenta contable.
ï‚· ID de Cuenta Corriente: Identifica la cuenta bancaria dentro del Banco Propio, esta clave junto con la clave del Banco Propio son entradas que no se pueden repetir en el sistema.