Conceptos válidos en todo el sistema
- Elementos organizativos: Son útiles para asignar una estructura organizativa a los módulos o aplicaciones de SAP, dentro de esta estructura se organizarán elementos como, unidades organizativas, trabajos, posiciones y usuarios.
- Datos maestros: Son creados de forma centralizada y se encuentran disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados. Estos datos también se presentan con un aspecto organizativo.
- Transacciones: Son las interfaces que se realizan para ejecutar los procesos empresariales en el sistema SAP, estas interfaces pueden ser entre sistemas SAP (sistema SAP <--> sistema SAP) o sistemas con cualquier otro sistema externo. Son códigos únicos que existen dentro del sistema SAP, pueden tener una o varias pantallas a través de las cuales el usuario podrá navegar y se crean mediante una transacción estándar -(SE93).
Dentro de la estructura organizativa de FI tenemos :
* Mandante: Es el nivel jerárquico más alto en SAP ERP Financials, su definición dentro de la unidad organizativa es obligatoria debido a que tendrá una comunicación directa con el resto de las sociedades, por lo que los datos que se introduzcan a nivel mandante serán válidos para todas las sociedades y todas las estructuras organizativas. Así mismo la mandante cuenta con sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.
En las organizaciones existen datos tales como moneda, tipo de cambio que pueden configurarse desde la mandante para que sean de uso general del resto de las sociedades y se evita que cada sociedad ingrese este tipo de datos, pudiendo generar diferencias o información final incorrecta.
* Sociedad FI : Es la estructura mínima necesaria en ERP Financials y representa la entidad legalmente constituida, entre los principales parámetros asignados a la sociedad están: país, moneda, plan de cuentas y variante de ejercicio.
* Divisiones: Son áreas independientes dentro de una organización y pueden utilizarse o no en todas las sociedades. La gestión de divisiones nos permite integrar resultados y balances de varias sociedades, de tal manera que se puede conocer la rentabilidad de cada división en particular. Para cada división es posible generar balances ya que cada una cuenta con sus propios cierres con fines internos.
Estas divisiones las podemos encontrar en cuentas de balances como Activo Fijo, Clientes, Proveedores, Inventario o en cuentas de Resultados como pérdidas y ganancias.
Características adicionales que forman parte de la estructura organizacional
- Moneda --> Esta debe definirse al momento de dar de alta una sociedad y será en la que se expresarán sus registros contables. Así mismo será adoptada como moneda local de la sociedad. Además de la moneda local cuando hablamos de la administración de sociedad de diferentes países también se maneja el concepto de monedad de grupo y moneda fuerte. Entendiendo como moneda de grupo aquella que facilite la comparación de datos financieros entre sociedad, ejemplo: si manejamos sociedades con pesos, dólares, reales, el ideal será considerar al USD como moneda de grupo. Por otra parte la moneda fuerte podría ser la moneda de la sociedad matriz.
- Ejercicio Contable --> Se integra de periodos que pueden ser mensuales, bimestrales o semanales, dependiendo la necesidad y operación de cada organización. Es importante para cada sociedad definir el ejercicio contable que se empleará.
- Sociedad CO --> Principal estructura organizativa de Controlling. Es la unidad organizativa para efectos de contabilidad de costos. Puede tener 1 o más sociedades FI asignadas y permite medir y consolidar los costos de todas las empresas.