✒️SAP FI / La anulación de documentos Por Marian Coeffier Zuccolillo
SAP FI La anulación de documentos
UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Anulación de documentos (lección 7°)
1. ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
- Al anular los documentos contabilizados con errores NO SE ELIMINAN LOS DOCUMENTOS CONTABLES, todas las anulaciones IMPLICAN LA REVERSIÓN DE LA CONTABILIZACIÓN por medio de un contraasiento.
- Se indica el motivo de anulación que es una clave que identifica el motivo por el cual se anula el documento y controla la fecha de registración de la anulación.
° 01 Anulación en Periodo Actual ~~ registra la anulación con la misma fecha del documento original que se está anulando.
° 02 Anulación en Periodo Cerrado ~~ se especifica una fecha de registración dentro del periodo contable abierto, ya que no se puede utilizar la fecha original del documento por encontrarse en un periodo contable cerrado. De esta manera, el documento original se encontrará en un periodo contable y el asiento de anulación en otro periodo.
*** NOTA 1 : Dependiendo de la configuración que posea la sociedad, el documento de anulación se puede generar con una clase de documento diferente. Normalmente se configura como " XK ".
*** NOTA 2 : Las transacciones de anulación son válidas para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.
2. ANULAR DOCUMENTO --) FORMA INDIVIDUAL
Este proceso es sólo para documentos que se hayan contabilizado en el módulo de FI. Puede ocurrir que analizando un reporte de partidas o un mayor se vea un movimiento que no corresponde y sea necesario anularlo, si el documento fue realizado por otro módulo debe ser anulado desde el módulo que lo generó. Por ejemplo una venta por SD, recepción de materiales por MM, movimientos de activo fijo por FI-AA.
a) Se accede a la transacción "FB08" en la barra de comando o a través del menú Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Anular.
b) Se ingresan los datos claves del documento (número de documento, sociedad, ejercicio) y el motivo de la anulación (01, 02). Si es 01 (periodo actual) no es necesario completar la fecha de contabilización y si se ingresa el sistema igualmente no lo tiene en cuenta porque toma la fecha del documento que se está anulando.
c) Se presiona el ícono Visualizar antes de anular (anteojos) para ver el documento y verificar que sea el que se desea anular, luego con la fecha verde se retorna a la pantalla de anulación para continuar con el proceso.
d) Se presiona el ícono Guardar (disckete) para grabar la operación y el sistema arroja un mensaje con el número de documento generado.
DATOS DE CABECERA DEL DOCUMENTO ORIGINAL ANULADO
- Se genera un campo que indica que dicho documento fue anulado, el motivo de anulación y cuál es el número de documento que lo anuló.
- Si se hace doble clic sobre el número de documento de anulación (campo "Anulado por") se accede a la visualización del mismo.
DATOS DE CABECERA DEL DOCUMENTO DE ANULACIÓN
- Se visualiza cuál es el número de documento que anuló.
NOTA: En la "FB03" presionando el ícono Lista documentos y con la ayuda del Layout, en el RESUMEN DOCUMENTO se puede visualizar qué documentos han sido anulados o qué documentos son de anulación; con los filtros también se pueden excluir los documentos anulados para visualizar sólo los normales o dependiendo del caso dejar sólo los anulados para ser analizados.
3. ANULAR DOCUMENTO --) FORMA MASIVA
Se puede anular un lote de documentos en forma masiva siempre que todos los documentos lleven el mismo motivo de anulación.
a) Se accede a la transacción "F.80" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Anular/Anulación Masiva. También en la transacción "FB08" se tiene un ícono que nos lleva a la transacción de anulación masiva.
b) Se ingresa en la pantalla de selección los campos deseados para delimitar los documentos a anular, esto dependerá de la información que se tenga. Por ejemplo se puede utilizar el rango de números de documentos en combinación con la clase de documento.
c) Se ejecuta la anulación en Modo Test para verificar que ningún documento genera error. Los errores más comunes son que el documento ya ha sido anulado, que esté compensado, que la cuenta esté bloqueada para recibir nuevas contabilizaciones o que sea parte de un circuito posterior.
+ Posicionados en un documento se presiona el ícono de la lupa para visualizar el documento.
+ Posicionados en un documento se presiona el ícono Log para visualizar la lista de errores.
d) Una vez regularizados los errores, si los hubiere, se puede ejecutar de dos formas:
+ Salir de la pantalla de reportes, destildar la opción Modo Test y presionar el ícono EJECUTAR.
+ Desde la misma pantalla de reportes presionar el ícono ANULAR DOCUMENTOS.
El resultado de este proceso muestra la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de anulación.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Marian Renée Coeffier Zuccolillo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Marian Renée Coeffier Zuccolillo
Profesión: Ing.comercial, Lic.administración - Paraguay - Legajo: MZ16W
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una profesional orientada a objetivos, atenta a los detalles y centrada en soluciones. me apasiona entender las necesidades y estrategias necesarias para impulsar la mejora de eficiencia en todo.
Certificación Académica de Marian Coeffier
