✒️SAP FI / La anulación de documentos Por Carlos Guevara Munoz

Unidad 2: Lec07 _ Anulación de documentos

Flujo de Documentos

Reporte que muestra hasta dónde se ha procesado el documento de ventas y crea una operación comercial fuera de los documentos consecutivos en el sistema.

Por ejemplo, un flujo de documentos puede contener una oferta, un pedido de cliente, una entrega y una factura. Si se visualiza el flujo de documentos desde el pedido de cliente, la oferta será un documento anterior y la entrega y la factura serán los documentos subsiguientes.

El sistema siempre actualiza los documentos anteriores. Sin embargo, si también se desea actualizar los documentos subsiguientes en el flujo de documentos, se deberán definir las opciones relevantes en el Customizing de control de copia.

El control de copia y el flujo de documentos están definidos para los documentos en:

• Soporte de Ventas
• Ventas
• Expedición
• Transporte
• Facturación

Documento de Compensación

Documento que se registra para compensar partidas abiertas.

Un documento de compensación puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas.

También se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes.

Motivo de Anulación

Clave que identifica el motivo por el cual se anula el documento. El motivo de anulación posee controles sobre las fechas de anulación pudiendo seleccionar las siguientes opciones:

• 01 - Periodo Actual: al completar este motivo de anulación, el sistema anula con la misma fecha en que se contabilizó el documento original.
• 02 - Periodo Cerrado: en este caso es necesario indicar la fecha con la que se registrará la anulación, ya que no se puede utilizar la fecha original por encontrarse en un periodo cerrado.

PERIODO CONTABLE

Es el periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el Libro Mayor. El periodo contable se determina en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que posea configurada la sociedad.

Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales que sirven para separar las imputaciones de fin de año generadas por procesos que no son habituales, como por ejemplo, ajustes de auditoria, impuestos anuales, etc.

Para imputar a uno de los periodos especiales es necesario ingresar una fecha de contabilización del último periodo, por ejemplo, diciembre y en el campo Periodo ingresar el periodo 13 a 16, según corresponda.

Al emitir balances o reportes comparativos mensuales, los ajustes de los periodos especiales se podrán visualizar por separado sin que afecten al periodo 12.

La cantidad de periodos especiales se definen en la Variante de Ejercicio y la apertura y cierre de periodos especiales se regirá por la Variante de Periodos Contables al igual que los periodos normales.

SAP FI Apertura y Cierre de Periodos Contables

Los documentos se registran bajo una fecha de contabilización y ésta fecha determina el periodo contable en el cual se reflejará en la contabilidad.

Una vez finalizadas todas las tareas de cierre de mes o del ejercicio, se deberán cerrar los periodos contables para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances y se deberá abrir el siguiente periodo para habilitar las contabilizaciones.

Los periodos contables de FI se pueden abrir o cerrar por clase de cuentas, o incluso pueden delimitarse por rangos de cuentas de mayor, permitiendo realizar una apertura o cierre segmentado para determinadas cuentas.

Hay dos columnas de apertura y cierre, las primeras son generales para todos los usuarios y las segundas son sólo para aquellos usuarios que tienen permisos para el grupo de autorización indicado. Esto permite que un periodo este cerrado para los usuarios generales y a su vez se encuentre abierto para los usuarios particulares, como por ejemplo, los usuarios contables que solo ingresan movimientos de cierre.

SAP FI Informe de Balance de Sumas y Saldos

Es el reporte o balance de comprobación que permite obtener saldos para un periodo determinado y además permitirá comenzar con el análisis de las cuentas para el cierre contable.

A diferencia de un Balance, el reporte de sumas y saldos no contiene el resultado del ejercicio sino solo los saldos de las cuentas. El reporte de sumas y saldos muestra los saldos abiertos en Debe y Haber del periodo y saldos acumulados.

En SAP existen varios reportes que brindan un Sumas y Saldos. Ambos muestran los mismos valores solo que hay diferentes visualizaciones y herramientas para trabajar con los reportes.

El reporte de investigación es una de las herramientas más importantes ya que permite preparar reportes a medida teniendo la posibilidad de incluir diferentes características de desglose como centros de costos, beneficios, divisiones, etc.

FB08

Transacción FB08 - Anulación de Documentos

Transacción utilizada en SAP para anular (realizar un asiento reverso) un documento contable.

El requisito para poder anular con esta transacción es que se trate de un documento simple y no de un documento de compensación.

Para ejecutar esta transacción es necesario completar con número de documento, sociedad y ejercicio y además se debe indicar el motivo de anulación que puede ser 01 para anular en el periodo actual o 02 para anular en periodo cerrado.

Puede acceder a la Transacción FB08 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Libro mayor
        • Documento
          • Anular
            • FB08 - Anulación individual

Número de Documento

Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.

En general y como concepto global para SAP, la numeración de un documento depende de la clase de documento que se utilice para la registración del mismo.

En el caso del Módulo FI, un documento se identifica por 3 campos que son unívocos:

• Sociedad
• Número de documento
• Ejercicio

Los números de documento se pueden repetir por año fiscal y esto dependerá de cómo estén creados los rangos de números.

Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03.

En el caso del Módulo MM, en general el número de documento queda definido por ese sólo dato, o bien, para los movimientos de mercadería a dicho número se asocia el Ejercicio correspondiente.

Para visualizar los documentos MM se requiere de transacciones diferentes para cada uno de ellos (ME53N, ME3N, MIGO, MIR4, entre otros).

DATOS DE CABECERA

Los datos de cabecera de un documento contiene información válida para todo el documento. En un documento FI los datos de cabecera mas importantes son los siguientes:

• La Clase de Documento: controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
• Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
• Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
• Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
• Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
• Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
• Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.

En el caso de documentos del Módulo MM se mencionan algunos de los datos más relevantes:

• Clase de documento: corresponde a un dato tomado de la parametrización de SAP y que determina muchas de las características del documento.
• Grupo de compras: se asocia con el comprador o grupo de ellos que son responsables del proceso comercial de adquisición.
• Fecha del documento: corresponde a la fecha real del documento, por ejemplo, el asociado con una Factura o una Recepción de mercadería.
• Fecha de Contabilización: fecha en la cual los documentos contables generados por la actividad logística son imputados en la Contabilidad de la Empresa.
• Fecha de creación: se trata de una fecha de registro automático y es tomada al momento de guardar el documento en SAP.
• Condición de pago: hace referencia al plazo en que la Factura será abonada al proveedor, siendo un dato tomado de una tabla del sistema y cuyo contenido se origina en la configuración del mismo.

FECHA DE CONTABILIZACIÓN

Fecha en que se registra una factura en la Contabilidad, y por tanto, determina el periodo contable en el cual se imputa el documento.

De manera similar, en el caso del Módulo MM, donde se registran los movimientos de mercadería y las facturas de los proveedores, en los cuales existe un impacto en la Contabilidad mediante los documentos correspondientes, la fecha ingresada como de contabilización se corresponde con aquella en la cual se imputa el movimiento a la Contabilidad.

Si bien, suele coincidir con la Fecha del documento (de material o de factura), en algunos casos y por razones prácticas o de conveniencia contable o económica pueden diferir.

Como detalle interesante, es útil mencionar que en todos los casos esta fecha debe coincidir con el período contable abierto, porque de lo contrario se recibirá un mensaje de error que impide su registro.

F.80 Anulación Masiva

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FB08

Transacción FB08 - Anulación de Documentos

Transacción utilizada en SAP para anular (realizar un asiento reverso) un documento contable.

El requisito para poder anular con esta transacción es que se trate de un documento simple y no de un documento de compensación.

Para ejecutar esta transacción es necesario completar con número de documento, sociedad y ejercicio y además se debe indicar el motivo de anulación que puede ser 01 para anular en el periodo actual o 02 para anular en periodo cerrado.

Puede acceder a la Transacción FB08 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Libro mayor
        • Documento
          • Anular
            • FB08 - Anulación individual

MODO TEST

Modalidad que permite ejecutar un programa para visualizar y simular los posibles resultados.

Generalmente el modo test es un tilde en la pantalla de selección del programa. Al eliminar el tilde, el programa se ejecuta en modo real y genera las contabilizaciones que tiene previsto.

Ejemplos de programas que se pueden ejecutar en Modo test:

• Valoración en moneda extranjera
• Ejecución de amortizaciones
• Arrastre de saldos

LOG

Un log es un registro datos sobre modificaciones, datos incompletos, etc que se encuentran para una tabla.

Los Logs se escriben en la mayoría de los reportes o transacciones para evaluaciones sobre los errores.

Ejemplo: un log de datos incompletos nos muestra cuáles son los campos que hemos olvidado de completar en un pedido de ventas.

En otras transacciones muestran un resultado sobre lo registrado o grabado.

LOG de Datos Incompletos

Función básica que le recuerda si faltan datos importantes en el documento de ventas para el tratamiento posterior. Al registrar un documento de ventas, el sistema propone la mayoría de los datos necesarios a partir de los registros maestros de materiales y clientes y usted puede registrar también datos adicionales o modificar manualmente los datos propuestos.

El documento de ventas forma, entonces, la base para diferentes funciones posteriores, tales como el tratamiento de la entrega y la facturación. De todas formas, las funciones posteriores con frecuencia sólo se pueden llevar a cabo si los datos del documento de ventas original están completos. Para garantizar la integridad, el sistema graba en un log de datos incompletos los datos que faltan. Los datos necesarios para tratar funciones posteriores los define el responsable del sistema para cada clase de documento de ventas.

Por ejemplo, al registrar una oferta, debe indicar un período de validez. Si no indica el período de validez, este campo se registrará en el log de datos incompletos y el tratamiento posterior podría quedar bloqueado.

La integridad de los datos de un documento de ventas determina su status. Puede tener una visión general de la información del status en un documento de ventas, tanto para la cabecera como para las posiciones.

Lógica de Negocio

Es la parte de un sistema que se encarga de las tareas relacionadas con los procesos de un negocio, tales como ventas, control de inventario, contabilidad, etc.

La lógica de negocio/trabajo (en inglés Business logic), es un término no técnico, que se emplea generalmente para describir los algoritmos funcionales que manejan el intercambio de información entre una base de datos y una interfaz de usuario.

Se diferencia de la validación de datos de entrada/salida y de la lógica de producto.