ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
Todos los documentos contabilizados en SAP creados en el módulo FI, que contengan errores podrán ser anulados en el sistema; entendiendo como anulación la reversión del registro contable original. Es importante entender que dentro de SAP no existe la eliminación del documento.
Para poder eliminar un documento es importante especificar el motivo de anulación que puede ser:
- 01 Anulación en periodo actual : Este motivo refiere a la anulación de un documento de un periodo abierto, en este caso no requerimos de especificar fecha de contabilización ya que el sistema tomará la fecha del documento original.
- 02 Anulación en periodo anterior : Este motivo refiere a la anulación de un documento de un periodo que ya se encuentra cerrado, para este caso es importante especificar la fecha de contabilización que será la fecha de un periodo abierto.
ANULACIÓN INDIVIDUAL
La anulación de un documento se realiza mediante la transacción FB08, en esta transacción ingresaremos los datos clave del documento a anular y debemos especificar el motivo de anulación ( 01 / 02).
Con el ícono " Visualizar antes de anular" podemos verificar que el documento que hemos seleccionado sea el que deseamos anular, si el documento es correcto presionamos el ícono GRABAR y el sistema nos arroja el número de documento creado para esta anulación.
Al revisar los datos de cabecera de ambos documentos, original y de anulación podremos identificar información del documento que ha sido anulado, el motivo por el que se anuló y el documento generado para anular, esto de la siguiente manera.
* Documento original -- > Motivo de anulación ( 01 / 02)
Número de documento que lo anula
* Documento de anulación --> Número de documento que anula
ANULACIÓN MASIVA
En SAP también podemos anular ciertos lotes de documentos siempre y cuando TODOS tengan el mismo motivo de anulación.
Lo anterior lo podremos realizar de dos formas.
Transacción FB08 en la parte superior muestra el ícono "Anulación masiva"
Transacción F.80
Esta anulación masiva puede realizarse primero en modo test de tal manera que podamos corroborar que no existe ningún error para proceder con la anulación, algunos tipos de errores que podemos presentar pueden ser por que tenemos documentos que ya han sido anulados o compensados o que las cuentas se encuentran bloqueadas para contabilizar.
Una vez ejecutado el modo test el sistema arrojará información con los documentos anulables y aquellos que NO se pueden anular con el detalle del error.
Ya identificados o solucionados los errores mediante el ícono "Anular documentos", procederemos a la anulación, de esta manera el sistema como resultado arroja una pantalla con los números de documentos anulados y los números de documentos generados para anularlos.