✒️SAP FI / La anulación de documentos Por Claudia Perez Villazon
SAP FI La anulación de documentos
Leccion 7
Anulacion de documentos
Al anular un documento se debe indicar un motivo de anulacion que explica el motivo por el cual se anulo un documento. El motivo de anulacion tambien controla la fecha de registracion de la anulacion.
Motivo de Anulación
Clave que identifica el motivo por el cual se anula el documento. El motivo de anulación posee controles sobre las fechas de anulación pudiendo seleccionar las siguientes opciones:
- 01 - Periodo Actual: al completar este motivo de anulación, el sistema anula con la misma fecha en que se contabilizó el documento original.
- 02 - Periodo Cerrado: en este caso es necesario indicar la fecha con la que se registrará la anulación, ya que no se puede utilizar la fecha original por encontrarse en un periodo cerrado.
El sistema trae parametrizado de manera estandar lo sgtes motivos de anulacion
01 ANULACION EN PERIODO ACTUAL: registra la anulacion del documento con la misma fecha del documento origianl que se esta anulando.
02 ANULACION EN PERIODO ANTERIOR: este motivo de anulacion obliga a especificr una fecha de registracion, la cual debe encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulacion se usa cuando el documento original se encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado. De esta manera el documento original se encontrara en un periodo contable y el asiento de anulacion en otro periodo.
2. Anulacion individual
Para anular un documento deberemos seguir los sgtes pasos:
Transaccion FB 08
Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, anular
En esta transaccion se deberan ingresar los datos claves que identifican al documento y el motivo de anulacion. Si el motivo de anulacion es 01 Anulacion en periodo actual no sera necesario completar la fecha de contabilzacion de la anulacion (si la completamos el sistema tampoco la tendra en cuenta) debido a que el motivo 01 toma la fecha del documento ques e esta anulando.
Con el icono Visualizar antes de anular podremos ver el documento de manera de verificar ques ea el que queremos anular. Luego con la fecha verde retornamos a la pantalla de anulacion y continuamos con el proceso.
Para grabar esta operacion solo se debera presionar el boton guardar y el sistema arrojara un mensaje con el numero de documento generado.
Antes de finalizar con este punto de la leccion vamos a visulizar lods datos de cabecera de ambos documentos.
TIP: El proceso de anulacion que hemos visto en esta leccion, es solo para los documentos que se hayan contabilizado en el modulo de FI, puede ocurrir que analizando un reporte de partidas o un mayor veamos un movimiento que no corresponde y que sea necesario anular, si ese documento fue ingresado por otro modulo se debera anular desde el modulo que genero el documento, por ejemplo si es una venta o un asiento de costo de mercaderia vendida debe anularse por el modulo de CV, en cambio si es una recepcion de materiales debe anularse por el modulo de MM, incluso cuando veamos el modulo de activos fijos, podremos ver que tendremos transacciones especificas para anular operaciones que se hayan realizado dentro del modulo de activo fijos.
Si visualizamos el documento que anulamos, veremos que se genero un campo que nos indica que dicho documento fue anulado, el motivo de anulacion y cual es el numero de documento que lo anulo.
Desde este mismo documento, si hacemos doble clic sobre el numero de documento de anulacion accederemos a la visualizacion del documento de anulacion.
Visualizando los datos de cabecera del documento de anulacion, el sistema nos informa cual es el numero de documento que anulo.
Dependiendo de la configuracion que posea la sociedad, el documento de anulacion se puede geenrar con una clase de documento diferente. Ejemplo, clase de documento XK
TIP: en la leccion anterior aprendimos a visualizar documentos, si accedemos a buscar documento usando la transaccion FB03, con la opcion lista de documentos y con la ayuda del layout, podremos visualizar que documentos han sido anulados o que documentos son documentos de anulacion, con los filtros tambien se podrian excluir todos los documentos anulados o de anulacion, para obetener los documentos normales o dependiendo del caso, se podrian dejar los anulados para ser analizados.
3. Anulacion masiva
SAP tambien permite anular un lotes de documentos, se puede naular masivamente siempre que todos lods documentos puedan llevar el mismo motivo de anulacion. Para realizar una anulacion en masa, deberemos seguir los sgtes pasos:
Transaccion F.80
Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, anular, anulacion masiva
Si observamos, en la transaccion de anulacion individual FB08, tenemos disponible un icono que nos lleva a la transaccion de anulacion masiva.
Luego de acceder a la transaccion, veremos una pantalla de seleccio con campos que podremos usar para delimitar los documentos que deseamos anular.
Podemos usar el rango de numeros de documentos para filtrar en combinacion con la clase de documento, no obstante, la utilizacion de estos datos dependera de la informacion que posea el usario sobre los documentos que debe anular.
El programa de anulacion masiva se puede ejecutar primero en modo test a fin de verificar que ningun documento genera error. Los errores mas comunes pueden ser que el documento ya haya sido anulado, que este compensado o que sea parte de un circuito posterior.
Luego de ejecutar el reporte en modo test el sistema nos mostrara los documentos que son anulables y los no anulables con detalle del error
Si nos posicionamos en un documentos y presionamos el icono de la lupa podremos acceder a la visulizacion del documento.
Si presionamos el icono Log podremos ver la lista de errores tal como lo vemos en la sgte imagen.
Finalmente, si subsanamos los errores, o deseamos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables, debemos ejecutar el reporte en modo real (eliminando el tilde de la opcion Modo Test). Si no deseamos hacer ninguna correccion a los datos de la pantalla de selccion se podra desde la misma pantalla que contiene la lista de documentos anulables presionar el boton anular documentos para llevar a cabo la anulacion.
El resultado de este proceso nos mostrara la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de anulacion.
ANULACION
Las transaciones que hemos visto en esta leccion son validas para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor, sino tambien de acreedores, deudores y/o activos fijos.
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Sobre el autor
Publicación académica de Claudia Susana Perez Villazon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Claudia Susana Perez Villazon
Profesión: Licenciada en Auditoria - Bolivia - Legajo: LH18Q
✒️Autor de: 18 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Especializada en consolidación de información financiera y análisis financiero de estados financieros de la banca bajo normativa local y niif
Certificación Académica de Claudia Perez
