✒️SAP FI / Introducción a Libro Mayor (GL) Por Carlos Guevara Munoz

Unidad 1: Lec09_ Introducción a Libro Mayor (GL)1.- Plan de cuentas

1.- Plan de cuentas

Se identifica con un código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica.

Un plan de cuentas puede ser asignado a más de una sociedad FI.

PLAN DE CUENTAS

Es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de una organización.

En SAP existen diversos planes de cuentas que se podrían utilizar en caso de que sea necesario:

Plan de cuentas operativo: es el que se utiliza para hacer las registraciones en la contabilidad.

Plan de cuentas de grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Cada cuenta del plan de cuentas operativo se relaciona con una cuenta del plan de cuentas de grupo.

Plan de cuentas país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas especifico ya sea por normas legales u otras razones. La sociedad puede utilizar el plan de cuentas operativo y definir para cada cuenta de mayor cual es la cuenta país a la cual esta relacionada.

2.- Cuenta de Mayor

Es preciso crear un dato maestro para cada cuenta que se necesite. El mismo que contiene información que controla las imputaciones de las operaciones y el proceso de los datos.

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

DATO MAESTRO

Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.

Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.

Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos.

Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.

Podemos encontrar los siguientes tipos de datos maestros:

Maestro de clientes

Maestro de proveedores

Maestros de materiales

Maestros de personales

Maestros de cuentas de mayor

Maestros de centros de costes

Etc.

SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.

Clases de Cuenta

En SAP existen las siguientes clases de cuenta que se utilizan para identificar la clase de cuenta que corresponde a la posición de un documento contable:

S: Cuenta de mayor

K: Cuenta de acreedor

D: Cuenta de Deudor

A: Cuenta de activos fijos

SAP FI Creación de Cuentas de Mayor

Hay diferentes transacciones para crear y/o modificar cuentas de mayor dependiendo del nivel de creación que se necesita.

FSP0 Creación de cuenta de mayor en el segmento Plan de Cuentas

FSS0 Creación de cuenta de mayor en el segmento Sociedad

FS00 Creación de cuenta de mayor de manera centralizada, en ambos segmentos

FS15 Creación masiva de cuentas en otras sociedades

OB_GLACC11 Modificaciones masivas de cuentas de mayor

3.- Segmentos

Las cuentas de mayor incluidas en el plan de cuentas están conformada por 2 niveles o áreas de información:

- Nivel del plan de cuentas: Se incluye información propia de la cuenta de mayory es independiente de las sociedades en las cuales se recibe las imputaciones.

- Nivel de sociedad: Contiene datos validos únicamente para la sociedad en la que se creó. (La moneda en la que se puede contabilizar la cuenta)

4.- Grupo de cuentas

SAP CO Grupos de Cuentas

Se pueden definir cuantas estructuras jerárquicas de cuentas se desee para utilizarlas en el sistema de información, imputaciones y planificación.

Estas estructuras se denominan grupos de cuentas. Se pueden crear grupos de cuentas propios y también visualizar o modificar grupos existentes. Si desea utilizar los mismos grupos de cuentas, creados en la Contabilidad de centros de coste, en la Contabilidad de centros de beneficio, puede copiar estos grupos de cuentas en dicha Contabilidad de centros de beneficio.

Esto también es así para los grupos de cuentas de existencias que ya se han creado en la Gestión financiera.

SAP FI Grupo de Cuentas - Características

Un plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas, las cuales pueden clasificarse por medio del Grupo de Cuentas. El Grupo de Cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes: Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta:...

5.- Grupo de Status Campo

Permite controlar la visualización y actualización de cada uno de los campos adicionales que se requieren el momento de imputar a na cuenta de mayor.

Propiedades de los campos:

- Oculto

- Visualizacion

- Entrada Obligatoria

- Entrada Opcional

Grupo de Status Campo

Funcionalidad que permite definir qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de contabilizar un documento contable en SAP.

El grupo de status campo se asigna en las cuentas de mayor, en la solapa Banco / Entrada / Intereses. Es un campo que se define en el segmento sociedad de la cuenta de mayor.

En las contabilizaciones, también esta presente el Status campo que define la clave de contabilización. Predomina el status campo con mayor jerarquía.

La jeraquía se define de la siguiente manera:

Oculto

Obligatorio

Opcional

Status Campo

Funcionalidad que permite definir si determinados campos son obligatorios, opcionales, u ocultos o de solo visualización.

SAP provee un recursos de parametrización que suele asociarse con el término "Formato de imagen" mediante el cual, se establece el "Estado de campos" o "Status campo" al momento de ingresar en una transacción.

Es interesante señalar que generalmente existe una definición estándar y para los casos particulares se suele definir una nueva Clase de documento y se asocia a un Formato de imagen creado a tal fin y al documento correspondiente.

6.- Clase de Costos Primaria

La clase de costo es la vinculación entre los módulos CO y FI y representa los costos planificados o reales. Debe tener la misma codificación que la cuenta de mayor y puede crearse solo si primero se ha creado la cuenta de mayor en el plan de cuentas.

Son objetos de coste dentro del Controlling, que se identifican unívocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria, por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificándose con el mismo código de la cuenta de mayor.

La clase de ingreso o costo primaria puede crearse sólo si primero se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas. El sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestión financiera antes de poder crear la clase de costo primaria.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Martha Veliz

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