✒️SAP FI / Introducción a Libro Mayor (GL) Por Edwart Rodriguez Garzon

1 | Plan de cuentas:

El plan de cuentas es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de la organización.

El plan de cuentas se identifica con un código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica.

Cada sociedad FI debe estar asignada a un plan de cuentas operativo, sin embargo, un mismo plan de cuentas puede estar asociado a más de una sociedad FI.

PLAN DE CUENTAS

Es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de una organización.

En SAP existen diversos planes de cuentas que se podrían utilizar en caso de que sea necesario:

• Plan de cuentas operativo: es el que se utiliza para hacer las registraciones en la contabilidad.

• Plan de cuentas de grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Cada cuenta del plan de cuentas operativo se relaciona con una cuenta del plan de cuentas de grupo.

• Plan de cuentas país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas específico ya sea por normas legales u otras razones. La sociedad puede utilizar el plan de cuentas operativo y definir para cada cuenta de mayor cual es la cuenta país a la cual está relacionada.

2 | Cuenta de mayor:

La operaciones se contabilizan y se gestionan a través de de cuentas contables. Es preciso crear un dato maestro para cada cuenta que lo necesite. Un dato maestro contiene información que controla las imputaciones de las operaciones y el proceso de los datos.

CUENTA DE MAYOR

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

FUNCIONAL ABAP - GESTIÓN DE CUENTAS DE MAYOR

Para la creación de una nueva Cuenta de Mayor se utiliza la transacción FS00. A continuación se presentan los datos más relevantes para su definición y registro en SAP, a saber:

• Nro. de Cuenta de mayor

• Sociedad

• Grupo de cuentas

• Tipo de cuenta

• Texto breve y explicativo

• Moneda

• Categoría fiscal

• Entre muchos otros

3 | Segmentos:

Cada cuenta de mayor incluida en el plan de cuentas está conformada por dos niveles o áreas de información: un área propia del plan de cuentas y otra área específica de la cuenta mayor en una sociedad en particular.

• NIVEL DE PLAN DE CUENTAS: En este nivel se incluye información propia de la cuenta de mayor y que es independiente de las sociedades en las cuales recibe imputaciones. Por ejemplo: la numeración y la denominación de las cuentas son características a nivel del plan de cuentas, por lo que todas las sociedades que incluyan dicha cuenta compartirán los datos cargados en este nivel.

• NIVEL DE SOCIEDAD: El área de una cuenta de mayor correspondiente a sociedad contiene datos válidos únicamente para la sociedad en la que se creó, como por ejemplo, la moneda en la que se puede contabilizar la cuenta.

4 | Grupo de cuentas

Los grupos de cuentas son una característica clasificadora de la gestión financiera la cual permite agrupar a las cuenta de mayor que presentan funciones y características similares. Por ejemplo: caja y bancos, cuentas de proveedores, cuentas de resultado, cuentas de stock.

SAP FI GRUPO DE CUENTAS - CARACTERÍSTICAS

Un plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas, las cuales pueden clasificarse por medio del Grupo de Cuentas.

El Grupo de Cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes:

• Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: el status campo es lo que determina qué datos son obligatorios, opcionales o permanecen ocultos. De esta manera, para cada grupo de cuentas que se dé de alta en un plan de cuentas se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo banco propio debe ser un dato obligatorio, sin embargo, si te trata de una cuenta de resultados, el campo banco propio podría estar oculto.

• Define el rango de números: para cada grupo se puede crear un rango de números diferente. Estos rangos pueden llegar a solaparse o incluso puede asignarse el mismo rango a todos los grupos de cuentas.

5 | Grupo de Status Campo:

Los status campo permiten controlar la visualización y actualización de cada uno de los campos adicionales que se requieren al momento de imputar a una cuenta mayor.

Cada campo posee alguna de las siguientes propiedades definidas en el sistema:

• Oculto

• Visualización

• Entrada Obligatorio

• Entrada Opcional

Esto permitirá que al momento de imputación de una cuenta contable el sistema no finalice con la grabación de la operación sin antes completar la totalidad de los campos que se encuentran clasificados como obligatorios.

GRUPO DE STATUS CAMPO

Funcionalidad que permite definir qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de contabilizar un documento contable en SAP.

El grupo de status campo se asigna en las cuentas de mayor, en la solapa Banco / Entrada / Intereses. Es un campo que se define en el segmento sociedad de la cuenta de mayor.

En las contabilizaciones, también está presente el Status campo que define la clave de contabilización. Predomina el status campo con mayor jerarquía.

La jerarquía se define de la siguiente manera:

• Oculto

• Obligatorio

• Opcional

SAP FI GRUPO DE STATUS CAMPO EN CUENTAS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Durante la entrada de documentos se visualizan diferentes campos dependiendo de la transacción y las cuentas que se utilicen. Por ejemplo, al contabilizar gastos, suelen ser obligatorios un centro de coste y la información de impuestos. Sin embargo, al contabilizar la cuenta efectivo, esta información no es necesaria. Estas diferentes visualizaciones durante el proceso de documentos son controladas por dos Status de campo, por el Grupo de Status campo de la cuenta de mayor y por el Status campo de la clave de contabilización.

Como norma general, el Grupo de status de campo específico de la cuenta se personaliza para las cuentas de mayor, en cambio, para el tratamiento de deudores y acreedores, el status de campo se personaliza en la clave de contabilización que corresponda.

Hay que tener en cuenta que ambos status campos deben ser coherentes en su definición, un campo no puede parametrizarse como oculto en un status campo y como obligatorio en otro, si este caso ocurriera se genera un error en la contabilización. Para el resto de los casos se utiliza el status de campo con la prioridad más alta.

Jerarquía de prioridades (de mayor a menor)

• Oculto

• Visualización

• Obligatorio

• Opcional

6 | Clase de costo primaria:

La clase de costo es la vinculación entre los módulos FI y CO y representa los costos planificados o reales. La clase de costo primaria debe tener la misma codificación que la cuenta de mayor y puede crearse solo si ya se ha creado la cuenta mayor en el plan de cuentas.

Las únicas cuentas de mayor FI que se crean como Clase de costo primaria son la cuentas de resultado.

La Cuenta de Resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias es el documento que informa del resultado de la gestión de la empresa como consecuencia de las operaciones ordinarias (ingresos y gastos) que realizada de forma continuada, y de las cuales se obtiene un resultado.

La cuenta de resultados permite calcular y explicar los beneficios o pérdidas de una empresa. Se puede expresar de formas diversas, según se agrupen los diversos conceptos de ingresos y costes, y según cuales sean los criterios que se sigan a la hora de contabilizar esos ingresos y costes.

Los dos tipos de cuenta de resultados más habituales son la cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias que se prepara con un objetivo fiscal, y la cuenta de resultados que se calcula con el objetivo de ayudar a la gestión de la empresa, tratando de entender cuáles son las fuentes de ingreso y de coste y dónde se localizan los beneficios o las pérdidas de la empresa. La primera, que suele conocerse como "cuenta de pérdidas y ganancias" responde a los criterios legales que determina la hacienda de cada país, con el objetivo de determinar la cuantía del impuesto sobre los beneficios empresariales.

La segunda, conocida como "cuenta de resultados marginal", trata de entender cuál es el margen bruto que obtiene la empresa cuando deduce de sus ingresos, sus costos directos, y de saber cuál es el costo de estructura que tiene la empresa.

El esquema básico de cálculo es el siguiente:

• Ingresos

• Costos directos

• Margen Bruto

• Costos de estructura

• Resultado de explotación

Al resultado de explotación se le deducen los intereses para obtener el Resultado Ordinario de la empresa.

CLASE DE COSTO PRIMARIA

Son objetos de coste dentro del Controlling, que se identifican unívocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria, por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificándose con el mismo código de la cuenta de mayor.

La clase de ingreso o costo primaria puede crearse sólo si primero se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas. El sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestión financiera antes de poder crear la clase de costo primaria.