Unidad 3: Lec01 _ Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)
AP
Las siglas AP - hacen referencia al término en ingles Account Payable, que se utiliza para identificar la contabilidad de acreedores o cuentas a pagar.
La contabilidad de acreedores abarca la desde la creación del dato maestro de acreedores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.
La contabilidad de acreedores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.
En menú de transacciones, la contabilidad de acreedores se encuentra en la siguiente ruta:
AR
Las siglas AR - hacen referencia al término en ingles Account Receivable, que se utiliza para identificar la contabilidad de deudores o cuentas a cobrar.
La contabilidad de deudores abarca la desde la creación del dato maestro de deudores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.
La contabilidad de deudores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.
En menú de transacciones, la contabilidad de deudores se encuentra en la siguiente ruta:
CUENTAS CONTABLES
Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.
Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.
A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.
Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.
CUENTA ASOCIADA
Es una característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos.
La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
También se conoce el término de Cuenta de Reconciliación.
Libros Auxiliares
Se refieren a la contabilidad auxiliar en la cual se registran las operaciones con deudores y acreedores.
El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.
Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.
Cuenta de Reconciliación
Es una característica de las cuentas de mayor, dicha característica, indica que la cuenta no será contabilizada de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro como Proveedores, Clientes o Activos Fijos.
La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
También se conoce el término como Cuenta Asociada.
Contabilidad Auxiliar
También denominado Libro Auxiliar. Se refiere a aquellos submodulos de Finanzas que no contabilizan de manera directa en cuentas de mayor sino a través de otro dato maestro como Clientes, Proveedores, Activos Fijos.
El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.
Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.
CME
Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.
El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo Indicador CME.
Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.
Cuentas Auxiliares
Se refiere a aquellos submodulos de FI que no contabilizan de manera directa en cuentas de mayor sino a través de otro dato maestro como deudores, acreedores, activos fijos o materiales.
El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.
Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.
SAP FI Pagos de Anticipos y Utilización CME
La cuenta de mayor especial, conocida como indicador CME, es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en el dato maestro.
Un claro ejemplo son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.
Para generar pagos con anticipos, se pueden utilizar diversas transacciones y circuitos:
- Con Solicitud de Anticipos: Las solicitudes de anticipos son apuntes estadísticos de cuenta de mayor especial pero de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio de los pagos a efectuar y no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los acreedores o deudores.
Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas. Luego de generar una solicitud de anticipo, se genera un pago para contabilizar el anticipo entregado o recibido.
- Emisión de anticipos: en este caso, directamente se crea el pago por anticipo sin necesidad de que haya una solicitud previa.
SAP FI Introducción a Cuentas a Cobrar- AR
Es uno de los sub-módulos de Finanzas en el cual se gestionan las operaciones empresariales con los deudores o clientes. En este sub-modulo se gestionan los datos maestros de deudores, se contabilizan las facturas, se registran las cobranzas y anticipos, se gestionan los valores a depositar, se pueden calcular y contabilizar intereses y hay programas de reclamaciones y correspondencia.
El nexo entre la contabilidad general y cuentas a cobrar está dado por las cuentas asociadas de deudores.
Cada vez que se crea un dato maestro de deudor se le asigna una cuenta asociada. Cada vez que se imputa un deudor, se está contabilizando en la cuenta asociada.
La integración entre cuentas a cobrar y la contabilidad general, es en tiempo real.
El módulo posee una amplia cantidad de reportes que permiten obtener datos analíticos sobre el estado de las cuentas a cobrar.
SAP FI Introducción a Cuentas a Pagar -AP
Es uno de los sub-módulos de Finanzas en el cual se gestionan las operaciones empresariales con los acreedores o proveedores. En este sub-modulo se gestionan los datos maestros de acreedores, se contabilizan las facturas y abonos, se registran pagos y anticipos, se gestionan los valores entregados como medios de pago, se pueden calcular y contabilizar intereses, se pueden realizar reclasificaciones en función de la antigüedad de su deuda y enviar distintos tipos de formularios a los acreedores por medio de la correspondencia.
El nexo entre la contabilidad general y cuentas a pagar está dado por las cuentas asociadas.
Cada vez que se crea un dato maestro de acreedor se asigna una cuenta asociada. Cada vez que se imputa un acreedor, se está contabilizando en la cuenta asociada.
La integración entre cuentas a pagar y la contabilidad general, es en tiempo real.
El módulo posee una amplia cantidad de reportes que permiten obtener datos analíticos sobre el estado de las cuentas a pagar.
Clases de Cuenta
En SAP existen las siguientes clases de cuenta que se utilizan para identificar la clase de cuenta que corresponde a la posición de un documento contable:
- S: Cuenta de mayor
- K: Cuenta de acreedor
- D: Cuenta de Deudor
- A: Cuenta de activos fijos
CUENTAS DE MAYOR
Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.
Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.
A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.
Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.
DEUDORES
Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.
Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.
El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.
Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.
ACREEDORES
Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor". Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado.
En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.
Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documentos que lo incluya.
OBYC
Transacción de SAP para configuración de las Cuentas de Mayor asociadas a las actividades y documentos originados en el Módulo MM.
Teniendo en cuenta que ciertos documentos de SAP (movimientos de mercadería y facturas) generan documentos contables y los usuarios habitualmente desconocen las cuentas contables que deben aplicarse, SAP mediante esta transacción recurre a la definición de las cuentas contables para que sean aplicadas de manera automática al momento de la generación de dichos documentos que impactan en el Módulo FI.
Cuentas a Pagar (AP) – Submodulo AP (Accounts Payable)
DATOS MAESTROS
Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.
Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.
Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.
Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.
Todos los componentes SAP acceden a estos datos.
Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.
Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.
Podemos encontrar los siguientes tipos de datos maestros:
- Maestro de clientes
- Maestro de proveedores
- Maestros de materiales
- Maestros de personales
- Maestros de cuentas de mayor
- Maestros de centros de costes
- Etc.
SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.
PARTIDAS ABIERTAS
En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.
Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.
En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.
Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:
- F-03 para compensar cuentas de mayor
- F-44 para compensar acreedores
- F-32 para compensar deudores
En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.
MM
Módulo de SAP de Administración de Materiales.
El Módulo denominado MM es aquel que se refiere fundamentalmente a la gestión de materiales, lo que incluirá entre muchas otras actividades, la mencionadas a continuación:
- Mantenimiento del maestro de materiales
- Mantenimiento del maestro de proveedores
- Gestión de adquisición de bienes (materiales)
- Gestión de contratación de servicios
- Recepción de mercadería
- Certificación de servicios
- Registro y Verificación de facturas de proveedores
- Entre muchas otras.
SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a pagar y acreedores con la letra “k”.
Proceso de Compras
En el módulo de MM:
- Pedido de compras (acuerdo entre la empresa y el acreedor, detalla los artículos comprados, el precio, cuando se entregara, condiciones de pago, gastos directos e indirectos en caso de que correspondieren)
- Recepción de mercadería o servicios acordados ( se registra el gasto o incremento de stock y se reconoce un pasivo con una cuenta de provisión)
- Registrar la factura (Se da de baja la provisión, se contabilizan los impuestos y se ingresa el total a pagar al proveedor)
- El pago corresponde a una transacción de FI, sin importar si la factura se contabilizó a través del circuito de FI o del circuito MM.
Cuentas a Cobrar – Submódulo Ar (Accounts Receivable)
SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a cobrar y deudores con la letra “D”
Procesos
Datos Maestros
Contabilización de facturas
Contabilización de pagos
Anticipos
Compensaciones
Análisis de cuentas