Introducción a Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (AP)
1- Introducción
Las Cuentas contables pueden tener una característica que las distinguen como cuentas asociadas, hacen nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que se asignan a los registros maestros de los interlocutores comerciales necesarios para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.
Las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas, por lo tanto, el libro mayor siempre esta actualizado en tiempo real.
No se pueden contabilizar importes directamente en cuentas asociadas, estas solo reciben imputaciones a través de deudores o acreedores.
Concepto: CUENTA ASOCIADAS = CUENTA DE RECONCILIACIÓN
2- Las cuentas a pagar - Submódulo de AP (Accounts Payable)
El proceso de cuentas a pagar administra el sistema de las relaciones con los acreedores, desde el Alta, Baja y Modificación de datos maestros, registración de facturas, pagos y cualquier operación vinculada con el proceso del circuito de acreedores.
Las contabilizaciones que se realizan en acreedores, quedan registradas en simultaneo en el libro mayor, donde las cuentas de mayor se actualizan según el movimiento realizado. El sistema contiene la previsión de vencimientos y otros informes estándar que puede utilizarse en el análisis de partidas abiertas.
Podemos encontrar listas de saldos, diarios, historiales de cuenta y otras evaluaciones internas para documentar las operaciones.
Cuentas a pagar es también una parte relacionada del proceso de compras que se inicia en el Módulo MM.
en SAP se identifica todo lo relacionado a Cuentas a pagar y acreedores con la letra "k"
El proceso de compras en el módulo MM se inicia con un pedido de compras, este pedido refleja el acuerdo entre la empresa y el acreedor, se registra que se comprara, a que precio, Cuando se entregara, condiciones de pago y gastos directos e indirectos en caso de que correspondieren.
El segundo paso del proceso, es la recepción de mercadería o servicios acordados, en este paso se registra el gasto o el aumento de stock y se reconoce un pasivo con una cuenta de provisión.
El ultimo paso, comprende la registración de la factura, se da de baja la provisión, se contabilizan los impuestos y se el total a pagar al proveedor.
El pago ya corresponde a una transacción propia de FI, sin importar si la factura se contabilizo desde el circuito de FI o de MM.
3 - Las cuentas a Cobrar - Submódulo AR (Accounts Receivable)
El proceso de cuentas a cobrar administra las relaciones con los clientes, desde el Alta, Baja y Modificación de datos maestros, registración y emisión de facturas, cobranzas y cualquier otra operación vinculada con este proceso.
Todas las contabilizaciones efectuadas en deudores se registran en directamente en el libro mayor. las diferentes cuentas de mayor se actualizan dependiendo la operación efectuada.
El sistema contiene un abanico de herramientas que pueden utilizarse para analizar partidas abiertas, por ej, análisis de cuentas, informes de aviso, listas de vencimientos y un programa de reclamaciones flexibles.
La contabilidad de deudores no es únicamente una contabilidad auxiliar de finanzas. También proporciona los datos necesarios para una gestión eficaz, y brinda información relevante para optimización de la planificación de liquidez (a través de su enlace con el componente caja).
en SAP se identifica todo lo relacionado a Cuentas a cobrar y deudores con la letra "D"
El proceso de ventas en el módulo SD, se inicia con un pedido de ventas, este pedido refleja un acuerdo en entre la empresa y el deudor, donde se estable que se venderá, a que precio, cuando se entregara, las condiciones de pago y los gastos adicionales, en el caso que correspondiere.
El segundo paso de este proceso, es la entrega de mercadería, en esta operación, se registra el costo de la mercadería vendida y la baja de stock.
El ultimo paso comprende la emisión de la factura, en la cual se contabiliza la venta, se calculan los impuestos y se registra el total a cobrar al deudor.
El cobro, corresponde a una transacción propia del módulo de FI, sin importar si la factura de contabilizo a través del módulo de FI o de SD.
4- Los procesos
Conoceremos los procesos vinculados a las operaciones comerciales con acreedores y deudores:
Datos Maestros
Contabilización de facturas
Contabilización de pagos
Anticipos
Compensaciones
Análisis de cuentas