1. introduccion: veremos una introduccion a los submodulos de cuentas a pagar AP y cuentas a cobrar AR.
En las primeras unidades hemos visto que las cuentas contables pueden tener una caracteristica que las distingue como cuentas asociadas.
Las cuentas asociadas:
- Hacen de nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.
- Son cuentas de mayor que se asignan a los registros maestros de los interlocutores comerciales necesarios para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar
Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automaticamente en las cuentas asociadas asignadas, por lo tanto, el libro mayor siempre esta actualizado en tiempo real. Debemos recalcar que no se pueden contabilizar importes directamente en cuentas asociadas, estas cuentas solo reciben imputaciones a traves de deudores o acreedores.
Podemos llegar a encontrar el concepto de cuenta asociada bajo la denominacion de "cuenta de reconciliacion"
2. Cuentas a pagar - submodulo - AP (Accounts Payable)
El proceso de cuentas a pagar , administra en el sistema la relacion con los acreedores:
- Alta, baja, modificacion de datos maestros.
- Registracion de facturas.
- Cualquier otra operacion vinculada con el proceso del circuito acreedores.
En la contabilidad de acreedores
- Las contabilizaciones efectuadas se registran simultaneamente en el libro mayor, donde las distintas cuentas de mayor se actualizan segun el movimiento realizado. El sistema contiene la prevision de vencimientos y otros informes estandar que puede utilizarse como ayuda en el analisis de partidas abiertas.
- Podemos encontrar listas de saldos , diarios, historial de cuentas y otras evaluaciones internas para documentar las operaciones.
Cuentas a pagar es tambien una parte relacionada del proceso de compras que se inicia en el modulo MM.
Este inicia:
Con un pedido de compras, este refleja el acuerdo entre la empresa y el acreedor en el cual se registra:
- 1.Que se comprara
- A que precio.
- Cuando se entregara.
- Condiciones de pago
- Gastos directos e indirectos en caso de que corresponda
Recepcion de mercaderia o servicios acordados , aca se registra:
- Gastos o aumento de stock
- Se reconoce un pasivo con una cuenta de prevision
Registracion de factura , en la cual:
- Se da de baja la provision
- Se contabilizan los impuestos
- Se ingresa el total a pagar al proveedor
El pago ya correspondido a una transaccion propia de FI, sin importar si la factura se contabilizo a traves de un circuito de FI o MM.
SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a pagar y acreedores con la letra "K"
3. Cuentas a cobrar - submodulo AR (Accounts Receivable)
El proceso de cuentas a cobrar, administra en el sistema las relaciones con los clientes:
- Alta, baja, y modificacion de datos maestros.
- Emision de facturas, cobranzas.
- Cualquier otra operacion vinculada con este proceso.
En la contabilidad de deudores :
- Todas las contabilizaciones se registran directamente en el libro mayor. Las diferentes cuentas de mayor se actualizan dependiendo de la operacion efectuada. El sistema contiene un abanico de herramientas que pueden ser utilizadas para analizar partidas abiertas, por Ej: analisis de cuentas, informes de aviso, lista de vencimientos y un programa de reclamaciones flexibles.
No es unicamente una contabilidad auxiliar de finanzas, tambien:
- Proporciona los datos necesarios para una gestion de creditos eficaz, (como consecuencia de su estrecha integracion en el componente comercial,
- Brinda informacion relevante para la optimizacion de la planificacion de liquidez, (a travez de su enlace con el componente caja)
El proceso de ventas en el modulo SD:
- Se inicia un periodo de ventas, este refleja un acuerdo entre la empresa y el deudor en el cual se establece:
- Que es lo que se vendera
- A que precio
- Cuando se entregara
- Condiciones de pago
- Gastos adicionales
Segun, entrega de mercaderia, en esta operacion se registra :
- El costo de la mercaderia vendida y la baja de stock
- Por ultimo, la emision de la factura, en la cual se:
- Contabiliza la venta
- Se calculan los impuestos
- Se registra el total a cobrar al deudor
El cobro ya correspondido a una transaccion propia de FI, sin importar si la factura se contabilizo a traves de un circuito de FI o SD
SAP identifica todo lo concerniente a cuentas a cobrar y deudores con la letra "D"
4. Procesos
- Datos maestros
- Contabilizacion de facturas
- Contabilizacion de pagos
- Anticipos
- Compensaciones
- Analisis de cuentas