UNIDAD 7 - AA : Procesos de Activo Fijo > Sistema de informes (AA) (lección 8°)
1. CUADRO DE ACTIVOS FIJOS
- Es el complemento más importante del Balance.
- Se visualizan todas las modificaciones del patrimonio de activos fijos (movimientos) en un ejercicio.
- Se pueden definir cantidad de versiones y SAP ya proporciona versiones estándar para determinados países.
a) Se accede a la transacción S_ALR_87011990 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Sistemas Información / Informes Contabilidad de Activos Fijos / Explicaciones sobre balance / Internacional.
b) Se completan los datos de la pantalla de selección / SELECCIONES GENERALES : "Sociedad" (delimitar las sociedades para las cuales se desea emitir el cuadro), "N° activo fijo" (delimitación opcional), "Subnúmero" (delimitación opcional), "Clase de activos fijos" (delimitación opcional), "División" (delimitación opcional).
c) Se completan los datos de la pantalla de selección / OPCIONES : "Fecha del informe" (hasta qué fecha el reporte deberá considerar los movimientos a incluir), "Área de visualización" (sólo SE PUEDE ELEGIR UN ÁREA. Aquí son muy útiles las "áreas derivadas" que suman valores de más de un área real), "Variante de clasificación" (sirve para clasificar los AF dentro del reporte y mostrar subtotales por cada criterio. OJO: Si se utiliza la opción "Control Grid", no tiene sentido utilizar una variante ya que por medio del "layout" se pueden definir o cambiar los criterios), "Listar activos fijos" (con tilde muestra la lista detallada de AF individuales con su fecha de capitalización, destildado muestra la lista de totales con los saldos por cada clase de activos), "...sólo números principales", "...sólo totales de grupo".
*** NOTA = Generalmente para exponer en los Anexos del Balance se utiliza un cuadro con los valores sumarizados por clase de activo. Para listarlos de esta manera se debe tildar la opción "...sólo totales de grupo".
d) Se completan los datos de la pantalla de selección / REPRESENTACIÓN : "Utilizar ALV Grid Control" (tilde, habilita las funcionalidades para modificar la disposición de las columnas, orden, tamaño, clasificación de datos y subtotales).
e) Se completan los datos de la pantalla de selección / OTRAS SELECCIONES : "Clave de amortización" (una delimitación adicional para mostrar los AF que poseen la clave especificada en el campo).
f) Se completan los datos de la pantalla de selección / OTRAS PARAMETRIZ. : "Versión de cuadro AF" (ver nota), "Amortización contabilizada" (con tilde muestra sólo las amortizaciones realmente contabilizadas y destildado muestra los valores de amortización previstos para el ejercicio, o sea los "valores plan").
*** NOTA = La estructura del cuadro de activos fijos es muy variable según las leyes impositivas. En el customizing de SAP se define libremente las filas y columnas con las distintas clases de movimientos de AF. EJEMPLO: en algunos países no es necesario mostrar una columna que refleje las transferencias de AF y se muestre las altas y bajas, en otros en cambio se muestran por separado los traspasos y amortizaciones de los traspasos.
g) Se presiona el ícono "Ejecutar" para generar el cuadro de activos fijos y gestionar con las herramientas ALV, además de poder descargar en un archivo local, imprimir, etc.
>>> EJEMPLO DE CUADRO DE ACTIVO FIJO
1) PRIMERA PARTE
1.1) Clase, 1.2) Número Activo Fijo, 1.3) Denominación, 1.4) Fecha de capitalización (fecha en la cual el activo recibió valor por primera vez).
2) VALORES
2.1) ACUMULADOS AL INICIO DEL EJERCICIO
2.1.1) CAP inicEj (capitalización), 2.1.2) Amo iniEj (amortización), 2.1.3) ValCont. iniEj (valor neto contable).
2.2) DEL EJERCICIO ACTUAL
2.2.1) Altas, 2.2.2) Traslado, 2.2.3) Baja, 2.2.4) CAP actuales (capitalización al cierre), 2.2.5) Amo del ejerc. (amortización del ejercicio), 2.2.6) Amo acumulad (amortizaciones acumuladas), 2.2.7) Val.cont.act. (valor neto contable).
*** NOTA = Lo que determina que los valores vayan en una columna u otra del cuadro de AF es la "clase de movimiento". Cada imputación que se realiza en FI-AA SIEMPRE lleva una "clase de movimiento", ya sea la ingresada por el usuario o la determinada por SAP automáticamente. Esto es lo que permite definir diferentes versiones de cuadros de AF de acuerdo a la necesidad de información. EJEMPLO: definir que los traspasos estén en la columna de "Altas", como el traspaso tiene un valor positivo y negativo en diferentes activos, no generaría un impacto en el total de las altas.
2. REPORTE DE AMORTIZACIONES
- Permite obtener datos respecto a la solapa "VALORACIÓN" (clase amortización, fecha capitalización, CeCo, duración) de cada activo y también los valores de capitalización, amortización y valor neto contable.
- En este reporte NO es necesario seleccionar una versión del cuadro de activos fijos.
a) Se accede a la transacción S_ALR_87012004 o través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Sistemas de Información / Informes Contabilidad de Activos Fijos / Explicaciones PyG / Internacional / Amortizaciones / Total de Amortizaciones.
b) Se ingresan los datos de la pantalla de selección (similar a lo detallado en el punto anterior).
c) Se presiona el ícono "Ejecutar" para generar el reporte.
3. REPORTE PATRIMONIO DE ACTIVOS FIJOS
- El reporte se visualiza para UN ÁREA DE VALORACIÓN.
- Para cada activo se visualiza el "valor de adquisición acumulado" al principio del ejercicio, las "amortizaciones acumuladas" incluidas las previstas para el ejercicio actual y el "valor neto contable previsto" para el final del ejercicio que se ha consultado.
a) Se accede a la transacción S_ALR_87011963 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Sistemas Información / Informes Contabilidad de Activos Fijos / Patrimonio de Activos Fijos / Listas patrimonio AF / Patrimonio de activos fijos / Por Número de Activo Fijo.
b) Se presiona el ícono "Ejecutar" para generar el reporte.
*** NOTA 1 = Muchos de los reportes de AF muestran en la columna "Amortizaciones" los valores previstos para el año y NO la amortización realmente contabilizada.
*** NOTA 2 = NO se pueden emitir informes de activos que sea de una fecha que no sea final de mes. EJEMPLO: pedir un informe con fecha 31.03.XXXX o 30.04.XXXX, pero NO SE PUEDE pedir el informe con fecha 15.03.XXXX, SIEMPRE DEBE SER CON FECHA DE FINAL DE MES.
*** NOTA 3 = Se pueden extraer datos utilizando la funcionalidad de "QUERIES", la misma se encuentra en la carpeta Sistemas de Información / Herramientas / Informes Ad Hoc.
****************************************************
ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR
° Consulta ~~ Diferencia entre los 3 reportes.
° Respuesta ~~ El "cuadro de activos fijos" muestra lo que pasó con los AF en un ejercicio (cuánto fue el saldo inicial, cuáles fueron los bienes dados de baja, cuáles se dieron de alta, cuántos se transfirieron). La suma del saldo inicial más/menos todos estos movimientos dan el saldo al cierre de los AF. El cuadro AA es un anexo que acompaña a los balances y explica las variaciones contables que tuvieron las cuentas de bienes de uso.
El "reporte de amortizaciones" muestra un detalle de todas las amortizaciones que tuvo un activo, dividiendo las amortizaciones en normales, manuales, especiales, no planificadas, etc.
El reporte "patrimonio de AF" muestra cuáles son todos los activos que forman el total de bienes de uso a una fecha. A diferencia del cuadro de AA, acá no se visualizan las bajas ni las transferencias, solo los activos que existen en un determinado momento y sus valores.