Unidad 5 - Lección 4: GL - Procesos de Cierre.
1) Arrastre de Saldos
El inicio de un nuevo ejercicio implica la apertura de los periodos contables y el arrastre de saldos. Los saldos que se arrastran se muestran en la visualización de un balance o en las transacciones de Estados de Cuentas (FS10N). Para arrastrar saldos, se utilizan programas separados para cuentas de mayor y para cuentas de deudor y acreedor.
2) Cuentas de Resultados:
Las cuentas de pérdidas y ganancias se arrastran a cuentas de refundición o remanente "Resultados Acumulados". Luego de este proceso los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias quedan en cero.
Las imputaciones adicionales no se transfieren (por ejemplo Centros de Costos). Las cuentas de pérdidas y ganancias se totalizan en moneda local.
Condiciones previas:
La cuenta de Remanente está definida por parametrización, no se exige al momento de hacer el arrastre de saldos. En SAP, podría definirse mas de una cuenta de Remanente, a cada una de estas se le asigna una clave de un caracter.
Esta clave estará presente en la creación del dato maestro de cada una de las cuentas de resultado, permitiendo elegir cual es la cuenta en la cual vamos a querer que se refundan los saldos al final del ejercicio.
X: Resultados Acumulados Ordinarios
Y: Resultados Acumulados Extraordinarios.
3) Cuentas Balance y Cuentas de deudor y acreedor.
Los saldos de la cuenta de balance se arrastran simplemente, hasta el nuevo ejercicio, transfiriéndose también, las imputaciones adicionales (por ejemplo Centros de Beneficios).
El arrastre de saldos no genera imputaciones contables. Simplemente es un programa que acctualiza los reportes con los saldos del ejercicio anterior.
4) Ejecución del Programa:
Transacción FAGLGVTR - Menú - Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Operaciones Periódicas - Cierre - Arrastrar - Arrastre de Saldos
Esta transacción es solo para las implementaciones de SAP posteriores a la version 5. Para las versiones anteriores, el arrastre de saldo se ejecuta con la transacción F.16.
Para realizar el arrastre de saldo deberemos ejecutar el programa. Podremos hacerlo primero en modo test y luego de visualizar y verificar que todo este correcto podremos correrlo en modo real. Podremos ejecutar el programa tantas veces como sea necesario. En cada ejecución se actualizarán los saldos de aquellas cuentas que hayan sufrido alguna modificación.
Para ejecutar el programa deberemos completar los siguientes campos:
- Libro: se deberá completar con el Libro de la Contabilidad Principal.
- Sociedad: Podemos ejecutar el programa para una o más sociedades.
- Ejercicio: Se refiere al nuevo ejercicio al cual se trasladarán los saldos.
hay que ejecutar el arrastre para cada uno de los ledgers. Se hace de a uno, no se puede hacer todo en una misma ejecución.
Resultado del reporte:
El sistema mostrará un log con el resultado de la ejecución del programa. Si no hay errores podremos ejecutarlo en modo real.
Desde el log del programa, podemos acceder a la visualización de las cuentas incluidas en el arrastre de saldos. También podremos saber cual es el saldo que se ha transferido al nuevo ejercicio en el caso de las cuentas de balance y cual es el saldo de la cuenta de Resultados Acumulados que se ha generado por la refundición de las cuentas de resultados.
SAP no hace asientos de cierre ni de apertura.
Solo hace un arrastre a nivel de saldos. En algunos países, es obligación realizar contabilizaciones que reflejen la refundición de las cuentas de resultado en la cuenta patrimonial: Resultados del ejercicio. Es un error muy común, contabilizar manualmente el cierre de cuentas en el periodo 12. Porque una vez que se realice esto, ya no puede emitirse una balance completo porque las cuentas de resultado estarán en cero. La recomendación es hacerlo en el periodo 13 lo cual permitirá mostrar un Balance completo hasta el periodo 12.
Cuando visualicemos reportes como balances, saldos veremos reflejados los saldos de arrastre de ejercicios anteriores. El programa que vimos en esta lección se utiliza para el arrastre de saldos de cuentas de mayor. Si además deseamos realizar el arrastre en cuentas de deudores y acreedores deberemos hacerlo por medio de la transacción F-07.
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Con las cuentas de resultado pasa exactamente lo mismo, no se genera asiento contable. Solo se mueven los saldos a nivel técnico. Esto quiere decir que podrás ver el impacto en una transacción de balance o en la FS10N pero no en un mayor contable.
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La refundición de resultados es un proceso contable. Al finalizar un año fiscal todo lo que se haya acumulado en las cuentas de perdidas y ganancias debe darse de baja de esas cuentas y el saldo pasarse a la cuenta de Resultados del Ejercicio.
En algunas empresas tienen mas de una cuenta de resultados del ejercicio, por ejemplo, resultado del ejercicio ordinario y resultado extraordinario. Entonces a cada cuenta de perdidas y ganancias hay que asignarle a qué cuenta de hay que pasar el saldo.
Dentro de las tareas de cierre que se hacen a fin de año, hay que ejecutar el proceso de refundición que hace esta reclasificación de las cuentas, dejando en cero las cuentas de resultado y enviando el saldo a la cuenta Resultados de ejercicio. Al inicio del año siguiente, todas las cuentas de resultado comienzan en cero.
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No necesariamente el primer periodo del nuevo ejercicio debe estar abierto para poder ejecutar el arrastre de saldos ya que este proceso no genera asientos contables sino que solo se pasan los saldo a una tabla totales y que luego lo visualizas en los reportes.
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Cuando utilizas la transacción FAGLGVTR se transfieren también las cuentas asociadas, es decir los saldos de deudores y acreedores, por ende los balances y los saldos (Trx. FS10N) se verán reflejados los saldos del ejercicio anterior. Sin embargo si utilizas las transacciones FK10N y FD10N el arrastre de saldos no se verá reflejado hasta que no se ejecute el arrastre con la transacción F.07. En la transacción FK10N completas con el código de acreedor y puedes visualizar los saldos por periodos, sino realizas el arrastre con la F.07 no te coincidirá con el saldo de la transacción FBL1N (detalle de partida individuales).
No es necesario ejecutar ambas transacciones, si no utilizan la FK10N y FD10N no es necesario ejecutar la F.07. La que siempre se debe ejecutar es la FAGLGVTR.
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