Unidad 1: Lección 9. Ejercicios y periodos contables.
1) Principio de variantes
El principio de variantes es algo muy utilizado en SAP, sobre todo en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos.
El ppio de variantes es un procedimiento de tres pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos.
- Definir la variante
- Determinar los valores para la variante.
- Asignar la variante a los objetos.
El primer ejemplo de cómo se aplican las variantes lo veremos con la configuración del Ejercicio Económico de una empresa.
2) Ejercicio
El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económico de una empresa. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de laa fecha de contabilización de las operaciones.
Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio:
- Creamos la variante
- Determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en que momento inicia y finaliza el ejercicio
- Asignamos la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.
SAP trae parametrizadas variantes estándares. La variante que habitualmente se utiliza en la mayoría de las empresas es la variante K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre. Sin embargo, hay otras variantes que también son estándar pero donde el ejercicio fiscal no coincide con el año natural. Por ejemplo V6 (Julio/junio).
Transacción OB29 - Menú IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Libros - Ejercicio y períodos contables - Actualizar variante de ejercicio.
Al definir una variante debemos especificar los siguientes datos:
- Clave: una clave que identifique a la variante. Debe llevar dos caracteres.
- Descripción: una breve descripción que permita identificar cómo esta configurada la variante.
- Dependiente: este tilde determina si es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual. Por lo tanto cada año hay que cambiar los periodos. Por ejemplo la variante de semanas naturales, cada año la semana 1 comienza en una fecha distinta.
- Año Natural: se trata de los ejercicios que comienzan el 1 de Enero y finalizan el 31 de diciembre de cada año.
- Cantidad de Periodos: se debe definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos, uno por mes, pero también podrían se dos periodos semestrales, o cuatrimestres o bimestres, etc.
- Cantidad de Periodos especiales: se pueden definir 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilización es el último día del ejercicio, se podrá elegir si se desea que afecte al último periodo del ejercicio o en un periodo especial.
Luego de haber creado la variante, debemos configurar los periodos. En el caso de que los periodos no sean de año natural hay que establecer para cada mes del calendario a qué periodo pertenece, en qué día finaliza y cual es el número de periodo que le corresponde. Por ejemplo: para la variante V6 que comienza en julio de cada añoi, el mes 7 es el periodo 1.
La variante de ejercicio no especifica si un periodo está abierto o cerrado.
En la variante de ejercicio sólo están definidos el número de periodos y las fechas de inicio y de fin de los periodos individuales.
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de períodos y los periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se hablaa de una variante independiente del año. Una variante de ejercicio independiente del año se puede definir del siguiente modo:
- Año natural
- Independiente de calendario.
Si el ejercicio se define como año natural, los periodos contables se corresponden con los meses del año. Por lo tanto, un ejercicio que sea un año natural debe tener 12 periodos contables.
Si el ejercicio se define como independiente de calendario, se deben definir los periodos contables asignando fecha de fin para cada periodo. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 periodos contables. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de enero, los periodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 0 1
Si el ejercicio es julio/junio y estamos en el 2011, a los meses de enero a junio los marcamos con -1 indicando que pertenecen al ejercicio 2010 y los meses de julio a diciembre pertenecen al ejercicio actual, es decir 2011.
Cuando un ejercicio es dependiente del año todos los años se debe ingresar el detalle de cuando comienza y cuando termina cada periodo. Como un caso real, los periodos estaban conformados por 4 o 5 semanas. Dependiendo del mes. Es decir el periodo 1 comenzaba el 1 de enero de cada año y terminaba el 28 de enero, el perido2 comenzaba el 29 de enero y también era de 4 semanas. El periodo3 era de 5 semanas... Cada empresa determina de que manera quiere configurar los periodos y esto tendrá un impacto, en los Balances.
En la carpeta textos simplemente definimos un texto para cada uno de los periodos. Si hay doce periodos se puede identificar con el nombre del mes. En cambio, si tenemos por ejemplo, dos periodos para todo el ejercicio se podrían nombrar como Bimestre 1 y Bimestre 2.
En caso de que por alguna razón en particular, fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto. Por supuesto sera menor a la cantidad de periodos definidos en la variante.
3) Asignar Variante a Sociedades.
Después de la creación de la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan.
Transacción OB37 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Libros - Ejercicio y periodos contables - Perdiodos contables
- Asignar sociedad a una variante de ejercicio
4) Variante de Periodos Contables
Ya conocemos la transacción para abrir y cerrar los periodos contables. Esta transacción no se hace por sociedad sino que también se realiza a través de una variante, pero en este caso es la variante de periodos contables.
Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio también podemos crearle una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar los periodos una única vez y será valido para todas las sociedades que tengan asignada la misma variante de periodos, sino podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos.
Transacción SPRO - Menú IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Libros - Ejercicio y periodos contables - Periodos Contables - Definir variantes para periodos contables abiertos - Asignar variantes a sociedad.
Desde la transacción OB52 se pueden abrir y cerrar periodos, si varias sociedades tienen la misma variante de periodos, se abrirán y cerraran para todas al mismo tiempo.
Recordamos que el sistema determina cual es el periodo contable al que pertenece una operación en función de la fecha de contabilización. Exepto en el periodo 12, donde si completamos la fecha de contabilización podremos cambiar el periodo contable y definir que esa operación impacte en los periodos especiales. Al ejecutar un Balance o un Reporte de Saldos, no debemos olvidar incluir los periodos especiales ya que si no, estaremos dejando movimientos fuera del reporte.
Tablas Importantes:
En muchas tablas de FI el ejercicio es un dato clave, sobre todo si esta relacionado con tablas de documentos ya que el ejercicio forma parte de la identificación primaria del documento.
- BKPF: Tabla cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable es el campo MONAT.
- BSEG: tabla de posiciones de documentos
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Preguntas
En mi experiencia laboral he visto dos ejemplos de periodos cortos:
1) Ante un cierre de una sociedad, supongamos que cierra y debe emitir un balance final antes de que termine el ejercicio normal.
2) Ante un error o cambio en el ejercicio. Supongamos una sociedad que se creo en SAP con un ejercicio Enero-Diciembre pero resulta que su ejercicio era Abril-Marzo, entonces para arreglar esto se podría crear un ejercicio corto que fuera solo Enero-Marzo y luego comenzar el ejercicio correcto en abril
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No es posible asignar dos variantes a una sociedad. Sin embargo, en la unidad 7, vamos a ver las funcionalidades de New GL que permite crear libros paralelos. De esta manera puedes tener un libro principal con la variante K4 y luego crear un libro secundario con la variante que tu quieras. El libro secundario contendrá las mismas operaciones que el libro principal e incluso podrías crear contabilizaciones de ajustes que te permitan obtener un balance diferente del libro principal.
Saludos,
Nancy
Consulta Alumno:
Nancy buenas noches:
Mi consulta es la siguiente si escogemos la variante de ejercicio K4 y la asignamos a todas las sociedades que maneja xx compañia. Podría adicionalmente asignarle a algunas de las sociedades la variante K6, es decir que quedaran con dos variantes para tener cortes de información en diferentes períodos. Se puede?
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Supongamos que un ejercicio sea un año, entonces cada ejercicio es un año distinto, 2012, 2013, 2014....2999, una variante de ejercicio contiene todos esos ejercicios.
Si todos los ejercicios son iguales, se define una sola vez los periodos que componen el ejercicio y cuando comienza y termina cada periodo. En cambio si todos los años es distinto, para cada ejercicio se debe definir cuando empieza y cuando termina. Por ejemplo, en un ejercicio que se lleva por semanas, el total de semanas del año son 52 donde la semana 1 del año 2012 comenzó el 02/01/2012 y en el año 2013 comenzará la semana 1 comenzará el día 31/12/2012.