Los ejercicios y los periodos contables
1. El principio de variante
El principio de variante es algo muy utilizado en SAP, sobre todo en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos
El principio de variantes es un procedimiento de tres pasos con el cual se le asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos
- Paso 01: Definir la variante
- Paso 02: Determinar los valores de la variante
- Paso 03: Asignar la variante a los objetos
2. El ejercicio (Variante de Ejercicio)
El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económico de la empresa. Los ejercicios contienen los periodos contables y el periodo contable se determina de acuerdo con la fecha de contabilización de las operaciones
Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio
- Paso 01: Creamos la variante
- Paso 02: Determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en qué momento inicia y finaliza el periodo
- Paso 03: Asignamos la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio
Ruta para la configuración
SPRO - > IMG - > Gestión Financiera (Nuevo) - > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - > Libros - > Ejercicio y periodos contables - > Actualizar variante de ejercicio (Transacción : OB29)
Al definir una variante de ejercicio debemos especificar
- Clave: Debe llevar dos caracteres
- Descripción: la cual permite identificar que esta configurado en la variante
- Dependiente: esta tilde determina si el ejercicio es dependiente del tiempo, es decir no todos los años es igual. Cuando un ejercicio es dependiente del año, todos los años se debe ingresar el detalle de cuando comienza y cuando termina cada período
- Año natural: se trata de si los ejercicios comienzas en 01 de enero y finalizan el 31 de diciembre de cada año
- Cantidad de periodos: se debe definir cuantos periodos (meses) tendrá el ejercicio
- Cantidad de Periodos especiales: se pueden definir hasta 04 periodos especiales
Luego de crear la variante, debemos configurar los periodos. En el caso de que los periodos no sean de año natural hay que especificar para cada mes del calendario a qué periodo pertenece
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de períodos y los períodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año. La variante independiente del año puede ser definida como:
- Año natural: los períodos se corresponden con los meses del año
- Independiente de calendario: se deben definir los periodos asignando fechas de fin de cada período. Si el ejercicio divergente no empieza el 01 de enero, los periodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o 1
Ejercicio corto: En caso de que sea necesario configurar un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. Debemos definir la cantidad de períodos que tendrá el ejercicio corto. Por supuesto que tienen que ser un número menor a la cantidad de periodos definidos en la variante
3. Asignar Variantes a Sociedades
Después de configurada la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan
Ruta para la configuración
SPRO - > IMG - > Gestión Financiera (Nuevo) - > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - > Libros - > Ejercicio y periodos contables - > Períodos contables - > Asignar sociedades una variante de ejercicios (Transacción: OB37)
4. La variante de períodos contables
La transacción utilizada para abrir y cerrar periodos contables, no se ejecuta por sociedad sino que también se realiza a través de una variante, pero en este caso es la variante de periodos contables
Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicios también podemos crearle una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar los periodos una única vez y será válido para todas las sociedades que tengan asignado la misma variante de periodos, sino podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos
Ruta para la configuración
SPRO - > IMG - > Gestión Financiera (Nuevo) - > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - > Libros - > Ejercicio y periodos contables - > Períodos contables - > Definir variantes para periodos contables abiertos - > Asignar variante a sociedad