✒️SAP CO / El uso de las órdenes de CO: escenarios, órdenes reales y estadísticas Por Juan Parra Barrera

Uso de las órdenes Internas

El propósito de las órdenes de internas es recolectar gastos generales en un objeto de Controlling.

A cada orden interna de CO, los costos pueden ser recolectados o imputados de forma separada.

La función de liquidación luego distribuirá los costos de las OI en los centros de costos responsables y que soportarán los gastos, para proveer a la organización de la vista general de los costos y gastos.

De esta manera, se pueden analizar y comparar los resultados de forma separada, aún después de haberse ejecutado la liquidación que apunta al entro de costo recolector.

Una ventaja superior de este método es la amplia variedad de funciones de planificación y presupuesto que se pueden obtener por el uso de las OI.

Órdenes internas como objetos de costos internos

Las órdenes pueden ser utilizadas como objetos de costos internos.

Dependiendo en el tipo de medida descrita en la orden, existen diferentes maneras de liquidar una orden interna.

Si un trabajo se realiza para un único producto, es posible liquidar los costos al centro de costos responsable del gasto. El siguiente paso, sería la distribución de los costos desde el centro de costos a CO-PA (La cuenta de resultados (CO-PA) le permite evaluar segmentos de mercado, que se pueden clasificar según artículos, clientes, pedidos o cualquier combinación de estos, o unidades comerciales estratégicas, tales como las organizaciones de ventas o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen de cobertura de su empresa.

La cuenta de resultados (CO-PA) le permite evaluar segmentos de mercado, que se pueden clasificar según artículos, clientes, pedidos o cualquier combinación de éstos, o unidades comerciales estratégicas, tales como las organizaciones de ventas o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen de cobertura de su empresa.

El objetivo del sistema es proporcionar a sus departamentos de ventas, marketing, gestión de productos y planificación del grupo la información para llevar a cabo la contabilidad interna y la toma de decisiones.

Se soportan dos formas de cuenta de resultados: analítica y contable.

• La cuenta de resultados analítica es la forma de cuenta de resultados que agrupa costes e ingresos según campos de valor y bases de valoración contables, ambos definibles por el usuario. Le garantiza el acceso a un informe del resultado completo y a corto plazo en todo momento.
• La cuenta de resultados contable es una forma de cuenta de resultados organizada en cuentas y que utiliza una base de valoración contable. La característica distintiva de esta forma es su uso de elementos de costes e ingresos. Le proporciona un informe del resultado que se reconcilia permanentemente con la contabilidad financiera.

Estos dos tipos de CO-PA también pueden usarse al mismo tiempo).

Pero si el trabajo o tarea es uno de nivel general y concierne a toda la compañía, es difícil encontrar el centro de costos adecuado para realizar el débito del gasto. en ese caso, es más cómodo realizar la imputación a CO-PA.

Órdenes Internas Reales

Podemos utilizar órdenes de gastos generales para conducir o llevar el control detallado de un objeto o actividad determinada. Todos los costos concernientes a este tipo de objeto u actividad, serán asignados directamente a la orden en cuestión.

Cuando se crea el dato maestro de la orden interna, se selecciona la posibilidad de crearla como una orden interna real o estadística.

La OI real es utilizada para recolectar costos y distribuirlos luego en diferentes receptores.

En la contabilidad de clases de costos primarias, los costos son actualizados en el nivel de la OI real.

En el procesamiento periódico de la liquidación de las órdenes, se puede realizar la distribución de los costos reales hacia los objetos de CO que se necesiten. Se puede, también, liquidar porciones de una orden hacia diferentes objetos.

Cuando una OI real es creada, es mandatorio la asignación de la misma a una unidad organizativa como la sociedad.

Si ha seleccionado en el Customizing que los balances en Contabilidad Financiera, también se realizan por divisiones, debemos asignar las órdenes a la división también.

Órdenes Internas Estadísticas

Las OI estadísticas son utilizadas para evaluar los costos que no pueden ser mostrados en detalle en las clases de costos o en la contabilidad de Centros de Costos.

Esto se logra mediante la asignación de los costos, tanto a la orden estadística, como al centro de costos. Inmediatamente en la partida podemos visualizar que se ha contabilizado de forma real en el centro de costos y de forma estadística en la orden interna.

El centro de costos para el cual se realiza la contabilización puede estar almacenado en el registro maestro de la OI. El sistema encontrará el centro de costos automáticamente. Si no se encontrase, deberemos especificarlo para completar la contabilización del documento de finanzas.

También, existe la opción que una orden estadística puede contener en el registro una sociedad o una división en el registro maestro. Si se realizaron estas asignaciones, solamente podrá contabilizar transacciones en los objetos correspondientes de CO. Para transacciones intercompany o multidivisión, no es necesario la asignación de una sociedad o una división en la OI estadística.

Los diferentes escenarios para Órdenes Internas

Las órdenes internas en SAP determinan tareas individuales dentro de la sociedad CO. Una OI cumple la función de soportar la acción orientada a la planificación, el monitoreo, y la alocación de costos.

Las órdenes internas pueden ser utilizadas para variedad de propósitos como los que se mencionan a continuación:

• Para monitorear acciones internas que deben ser liquidadas contra un centro de costo (órdenes que apuntan a costos o gastos generales)
• Para monitorear acciones internas que deben ser liquidadas en activos fijos (AF). Éstas cumplen la función de órdenes de inversión.
• Para compensar la contabilización de los costos provisionados y calculados para la Contabilidad de Gestión (órdenes de provisión).
• Para visualizar las secciones de la contabilidad de costos de las órdenes de ventas en Gestión de ventas e incluir las ganancias que no son parte del negocio principal de la compañía (órdenes con ganancias).

La administración de las órdenes internas representan el mayor detalle de nivel operativo sobre los costos y las actividades de contabilidad, las mismas pueden ser usada para lo siguiente:

• Podemos considerar los costos de acuerdo a otros aspectos que aquellos que usan en la contabilidad de centros de costos.
• Podemos comparar la producción interna y costos de producción externa para tomar decisiones.

El foco principal de esta carrera de Consultor Funcional CO, es analizar las clases de OI que refieren a gastos generales. Los otros tipos de órdenes son vistas en los módulos de PP generalmente.

Órdenes Internas de Inversión

La Gestión de Inversiones es un componente que provee de funciones que soportan la planificación, inversión y proceso de financiación que envuelve las medidas de inversión del capital de una organización.

Mediante este módulo es posible llevar a cabo la trazabilidad y análisis de la producción de activos de largo plazo que serán de uso propio de la compañía, y los cuales deberán ingresarse en el balance como un activo bajo construcción. Un pre requisito de este módulo es un perfil de inversión que se almacena dentro del registro de la orden interna.

La medición de la inversión se lleva a cabo en el sistema tanto con órdenes interna como Elementos PEP. Es posible crear una orden interna que automáticamente incluya un activo fijo en construcción.

En la fase de construcción, todas las contabilizaciones se realizan dentro de la orden. Durante la liquidación periódica, todos los débitos que no han sido capitalizado son liquidados en un receptor de la Contabilidad de Gestión, como un centro de cosos.

Todas las partidas que no son liquidadas en receptores de CO y requieren de una capitalización son liquidados directamente a una activo fijo en construcción. Las evaluaciones mensuales del balance muestran las inversiones de capital que se llevaron a cabo en el inventario de activos.

La liquidación total tiene lugar cuando la inversión del capital está completada. Tanto en la activación completa o parcial, se ingresan normas de liquidación en la OI con el activo fijo el cual será utilizada como base para la liquidación de activo fijo en construcción.

Los débitos liquidados en el activo en construcción son recontabilización en el activo final y en el activo fijo en construcción por el contrario se acreditan.

Activo fijo: dentro de la contabilidad financiera representa un bien inmovilizado el cual sufre depreciaciones.

Órdenes de Periodificación / Provisión

Las órdenes internas pueden ser utilizadas como recolectores de créditos mensuales resultantes del cálculo de periodificaciones o provisiones.

Los gastos de la Organización son distribuidos de forma diferente en FI que en CO. Por ej. gastos que son ingresados en FI en un período contable pueden corresponder a gastos pertenecientes a un ejercicio completo desde el punto de vista Contabilidad de Gestión.

Para evitar las fluctuaciones de la Contabilidad de Centros de Costos, los costos que no suceden de una manera regular son distribuidos en los períodos correspondientes en los centros de costos. Cualquier costo distribuido en base a este procedimiento son conocidos como costos periodificados o provisionados.

Se puede utilizar el método del porcentaje o el método objetivo = real, para calcular los costos de la provisión.

Con el método del porcentaje, se determinan costos provisionados en base a un porcentaje del gasto general aplicado en referencia a una clase de costos o a un grupo de clases de costos.

Cuando la provisión es calculada, el sistema realiza los débitos en el centro de costos con el monto de la provisión. Instantáneamente, se define un objeto de CO en donde se acredita la contrapartida, en este caso puede indicarse una orden interna o a un centro de costo.

Los costos efectivo anuales son contabilizados en el objeto de periodificación para calcular, analizar y distribuir cualquier diferencia entre gastos registrados en FI y los costos provisionados en CO.

En el método objetivo = real, también es posible utilizar órdenes interna para recolectar los créditos correspondientes.

Órdenes Internas con Ingresos

Si no se explota el módulo de Ventas y distribución SD, se pueden utilizar órdenes interna con ganancias para mostrar la contabilidad de costo de secciones para órdenes de ventas, en la Gestión de Órdenes de Ventas. Además, puede utilizarse para monitorear costos y ganancias para actividades que no son parte del negocio principal, de la compañía.

Utilizando el indicador "Contabilización de Ingresos" en la clase de orden, se puede controlar si se pueden contabilizar ganancias en una orden o no.

Las órdenes de ingresos pueden ser liquidadas al finalizar un período de las siguientes maneras:

• Los costos pueden ser liquidados en un colector de costos.
• Los ingresos pueden ser liquidados inicialmente en los siguientes objetos:

- Segmento de Rentabilidad

- Órdenes con ingresos

- Cuentas de mayor

- Pero NO a un centro de costos