✒️SAP CO / El ingreso de contabilizaciones primarias Por Diego Pineiro

Unidad 3. Contabilizaciones basadas en eventos

Lección 3.1: Ingreso de contabilizaciones primarias (ejecución de transacciones y los efectos de las mismas)

1. Contabilizaciones basadas en eventos

Si las transacciones comerciales son ingresadas los costos primarios se registran en los CC. Las transacciones relacionadas con costos pueden ingresarse en aplicaciones de SAP como RRHH (HR), Activo Fijo (AA), Manufactura (MM), Finanzas (FI).

Errores surgidos por contabilizaciones pueden ser corregidos mediante re-contabilizaciones en CO. Los costos que son re-contabilizados utilizando Clases de Costos Primarias originales.
Diferencia Re-contabilización y A locación, Transferencia o Distribución.

• Re-contabilización: Importe de débito original siempre se reduce en el emisor
• Distribuciones: Importe de débito original no sufre cambios y se agrega un importe de crédito en el emisor.

- Actividad de alocación directa: Cantidades completas de la actividad de un CeCo para otro objeto de imputación (receptor). Las cantidades son multiplicadas por el precio almacenado en el sistema. El resultado total es un crédito en el emisor y un débito en el receptor usando una clase de costo secundaria.

- Co procesa contabilizaciones reales y comprometidas. Comprometidas: Obligaciones de pago no registradas por FI que resultaran en costos reales a medida que las transacciones del negocio fluyan.

2. Asignación de número de documento:

Operaciones comerciales: Actividades cuyo fin es el cambio de objetos (CeCos u órdenes internas de CO).

Como consultor es necesario definir Intervalos de números para dichas operaciones comerciales que generan documentos en contabilidad CO. Se pueden copiar intervalos de una Sociedad CO a otra. Existen 2 pasos a considerar cuando se deben configurar intervalos de documentos:

1. Agrupar mas de una transacción. Si quiero asignar un numero de intervalo diferente por transacción deberé crear un grupo por cada una..
2. Grupo asignado a intervalo de números externo o interno. Permite usar un grupo de números de intervalos para transacción similares..

Números de documento se definen en intervalos dentro de CO independientemente del ejercicio (año fiscal). La numeración de documentos puede darse en orden ascendente.

El mantenimiento de números de intervalo para documentos de CO se debe realizar en cada mandante. No transportar los intervalos ya que los consumos se trasladan también. Verificar que cuando se realice mantenimiento SAP lanza un POPUP con recomendaciones de no realizar transportes sobre estos intervalos de rangos de números para documentos de CO.

Por procedimiento estándar de SAP se recomienda crear diferentes números de grupos de intervalos para transacciones de contabilización real y para transacciones plan. Esto permite que programas de reorganización que corren separados para información planning y real se reinicialicen a los números de intervalos separados.

Los intervalos de números de documento dependen de la sociedad CO y del tipo de grupo o transacción.

3. Contabilización basa en eventos mediante integración:

Los Ingresos de Costos Primarios pueden darse directamente desde FI (Ej.: FC proveedor) u otra aplicación (cómo mov. merc. en MM) y ser transferidos a CO. Estas transacciones generan documentos que se almacenan en un archivo central reflejando la vista de un sistema de contabilidad externa.

Los Documentos de FI tienen al menos dos partidas que balancean (suma 0 por principio de partida doble)

Si las partidas poseen objetos de imputación estas transacciones se reflejan en Contabilidad de Gestión CO, que permite la entrada de una sola via desde el momento que el EERR se transfiere a CO. Las Partidas individuales que se registran en operaciones comerciales son manejadas desde el archivo de CO. SAP subtotaliza todas las partidas para formar un total de registros almacenado en CO como total transferido.

• Partidas Individuales: Representan cifras de movimientos de una cuenta.

4. Lógica de los objetos de imputación - Contabilizar en un centro de costo:

Las contabilizaciones de costos y las ganancias en Contabilidad de Gestión pueden resultar como una secuela de una contabilización real o estadística.

• Contabilización real: Alocadas a través de otro objeto de CO. Solo una contabilización real toma lugar en CO. Contiene la información necesaria que se transfiere desde reconciliación con el módulo de FI.
• Contabilización estadística: Contabilización con el propósito de brindar información. Se pueden realizar tantas como se deseen.

Los objetos de imputación de CO determinan si una contabilización es real o estadística. Es decir, el Registro del dato Maestro determina si la contabilización es real o estadística, p.e. órdenes reales u estadísticas. Excepto, CeCos que pueden recibir importes de contabilización y estadísticos.

Para contabilizar Costos se necesita de un documento original o fuente (p.e. factura proveedor) para identificar el objeto de imputación CO. Se pueden ingresar objetos estadísticos adicionales o el sistema los puede derivar (p.e. CeBes).

• Contabilidad de CeBes siempre por contabilizaciones estadísticas puesto que se deriva de otros maestros. Contabilizaciones reales no se dan directamente.

5. Lógica de los objetos de imputación - Contabilizar en un centro de Costo o en una Orden:

En la Contabilización solo un objeto de imputación real se puede definir (excepto el CeCo que es estadístico y real) pero cuando se especifica en FI una orden real y un CeCo real (siempre es real y estadístico a la vez).

La Contabilización estadística se da en el CeCo y CeBe.

Si la orden de CO es estadística, la contabilización real se da en el Ceco y las estadísticas en la orden y Cebe (Ceco, juega doble rol).

Ejemplo: Contabilizar en Ceco o en una orden. Trataremos contabilizaciones primarias y la derivación de los objetos de controlling de forma real o estadística.

• Ceco, es real y estadístico sin que se lo determine como tal ya que dependerá del objeto con el que se acompañe.
• Orden, en su maestro debe estar diferenciado si es real o estadística.

1. Caso: orden real y Ceco estadístico.

• Visualizar orden CO. Transacción KO03: Imputo numero de orden, voy a solapa control y verifico si flag de Orden Estadística no se encuentra marcado (es orden interna real).
• Realizar contabilización primaria. Transacción FB50 - Registrar doc. cta. de mayor: Registramos datos de contabilidad como fecha documento, cargamos en "txt.cab.doc." contabilización y luego debajo cuenta que es clase de coste con un importe correspondiente y dos objetos de imputación (un Ceco y orden de CO analizada en punto anterior). Completamos con contrapartida (clase de coste) que corresponda e idem importe y procedemos a grabar.

• Controlamos sistema de información de la orden (vemos como se comporto la contabilización realizada). Menu: Finanzas->Controlling->Ordenes de Co->Sistema Info->Informes de órdenes CO->Comparación plan/real-> S_ALR_870122993 - Orden: Real/Plan/Desviación:
  Se carga la orden de estudio y presionamos ejecutar. Se puede ver que la contabilización de la orden se dio de forma Real (tenemos columna Plan si tuviera y Desviación abs. y %)..

• Controlamos el sistema de información del Ceco. Menu: Finanzas->Controlling->Contabilidad de centros de coste->Sistema info->Informes de la contabilidad CeCo->Comparación plan/real->S_ALR_87013611 - Centros coste: Real/Plan/Desviación
  Ejecutamos el reporte con CeCo correspondiente y vemos que contabilización realizada en Ceco fue de forma estadística porque la orden estaba marcada como real. Haciendo doble "click" en el reporte y luego sobre "Ceco partidas individuales reales" podemos ver que el campo tipo de valor es "11" que significa que el registro es real y estadístico. 2.

2. Caso: orden estadística y Ceco real.

• Transacción KO03: Verificar que maestro de orden de CO es estadística yendo a solapa control y revisando si flag de estadística se encuentra marcado.
• Transacción FB50: Efectuamos contabilización primaria idem caso1 (tomando como objetos de imputación a CeCo y orden interna). Cargado el asiento grabamos.
• Controlamos sistema de información de Ceco. S_ALR_87013611 - Centros coste: Real/Plan/Desviación: Al ejecutar podemos ver que la contabilización ha sido tomada como real.
• Controlamos sistema de información de Orden. S_ALR_870122993 - Orden: Real/Plan/Desviación: Al ejecutar podemos ver que la contabilización ha sido real pero estadística. Si hacemos doble click y vemos lar partidas reales "ordenes: PI reales" podemos apreciar el tipo de valor del registro es "11" que indica que es real pero estadístico.

Con esto pudimos evaluar como se produce la lógica de imputación cuando hay dos elementos de CO imputándose a la vez en una contabilización primaria.

6. Lógica de los objetos de imputación - Contabilizar ingresos

• Los ingresos pueden ser contabilizados en forma real SOLO en un SEGMENTO de BENEFICIO, ordenes de venta, ventas de proyectos u órdenes reales que pueden aceptar ganancias. Las contabilizaciones a los respectivos CeBe siempre son derivadas (estadísticas), lo mismo en los costos.
• Ingresos también se pueden registran como valores estadísticos (nunca reales) en un CeCo.

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