Unidad 3: Contabilizaciones basadas en eventos
Lección 1: Ingreso de contabilizaciones primarias
1. Contabilizaciones basadas en eventos
- Si las transacciones (tx) comerciales son ejecutadas, los costos primarios se registran en los cecos como resultado de esto. Los costos están categorizados de acuerdo a las tx de contabilización.
- La contabilización de una factura de compras puede contener una posición referida a un gasto y que ésta sea relevante de ceco en la Contabilidad de Gestión (CO)
- Los errores surgidos por las contabilizaciones pueden ser corregidos mediante recontabilizaciones dentro de la contabilidad de gestión.
- Los costos que son recontabilizados utilizando las clases de costos primarias originales. La principal diferencia entre recontabilización y una alocación, transferencia o distribución, es que para recontabilizaciones, el importe de débito original siempre se reduce en el emisor, mientras que en las alocaciones o transferencias, el importe de débito original no sufre cambios, sino que, un importe separado de crédito se contabiliza en el emisor.
- Una actividad de alocación directa (alocación: pretende la imputación de un costo en un objeto de imputación, su fin es generar un crédito en el emisor y un débito en el receptor) involucra las cantidades completas de la actividad que un ceco provee para otro objeto de imputación (receptor). Estas cantidades se multiplican por el precio, el resultado total es un crédito en el emisor y un débito en el receptor usando una clase de costo secundaria.
- La contabilidad de gestión procesa contabilizaciones reales y comprometidos. Los comprometidos son obligaciones de pago que la contabilidad financiera no ha registrado, pero con el tiempo se convertirán en costos reales.
2. Asignación de número de documento
- Gran cantidad de actividades que tienen como fin el cambio de objetos (cecos, órdenes CO) aparecen en SAP como operaciones comerciales, como consultores se debe definir un intervalo de números para estas operaciones que generan documentos en la Contabilidad de Gestión.
- Es posible copiar intervalos de números de documento desde una Sociedad CO a otra.
- Imagen - Asignación de número de documento
-> Planificación de costos primarios (Tx: RKP1) -> Costos reales Imputados (Tx: KAZI)
-> Actividades de Planificación (Tx: RKP2) -> Recontabilización Periódica (Tx: RKIB)
GRUPO DE PLANIFICACIÓN GRUPO BASADO EN LA IMPUTACIÓN
Número de intervalo asignación interna Número de intervalo asignación interna
Número de intervalo asignación externa Número de intervalo asignación externa
- Existen 2 pasos a considerar cuando se debe configurar los intervalos de documentos:
-En la organización se decide agrupar más de una transacción. Si queremos asignar un número de intervalo diferente para cada tx, debemos crear un grupo para cada tx.
- Asignaremos un grupo a un intervalo de números externo o interno. Esto permitirá que podamos usar un grupo de números de intervalos para tx similares.
- Los números de documentos se definen a través de intervalos dentro de la Contabilidad de Gestión (CO) independiente del ejercicio. La numeración de los documentos puede darse en orden ascedente.
- Por procedimiento estándar de SAP, se recomienda que se creen diferentes números de grupos de intervalos para tx de contabilización real y para tx plan. Esto asegurará que los programas de reorganización que corren separadamente para info. de plan y de real se reinicialicen a los números de intervalos separadamente.
- Los intervalos de números de documento CO. dependen de la Sociedad CO y del tipo de grupo o de transacción.
- Audio -> El mantenimiento de los rangos de números de intervalos para los documentos de CO siempre deben realizarse en cada mandante, NO realice transportes de los mismos porque los consumos de los intervalos también son transportados. Verifique que cuando realice el mantenimiento de los intervalos SAP lance un pop up con las recomendaciones de no realizar transportes sobre estos intervalos de rangos de números para los documentos de CO.
3. Contabilización basada en eventos mediante integración
- La contabilización de costos primarios puede darse directo desde la contabilidad financiera por ejemplo a través de una factura de compra o generarse a través de otro módulo como por ejemplo con el movimiento de mercadería en MM y luego ser transferido a la contabilidad financiera.
- Estas tx generan documentos que reflejan la vista de un sistema de contabilidad externa. Estos documentos se encuentran almacenados en un archivo central de documentos para los docs. de contabilidad externa.
- Los documentos en Contabilidad Financiera tienen por lo menos 2 partidas que deben balancear (sumar cero, por principio de partida doble)
- Si las partidas poseen objetos de imputación, estas tx se reflejan en la contabilidad de gestión, la cual permite la entrada por una sola vía, desde el momento que el estado de resultados (cuadro de pérdidas y ganancias) se transfiere a la contabilidad de gestión.
- Las partidas individuales, que se registran en las operaciones comerciales, desde el punto de vista de la Contabilidad de gestión son manejadas desde el archivo de CO.
- El sistema subtotaliza todas las partidas para formar un total de registros, en los cuales se almacena en CO como un registro sobre el total transferido.
- Imagen - Integración Documento contable (FI)
(Es una contabilización de costes primarios)
Se ve un documento contable de FI, N° documento FI 1900000080, bp 17, cuenta de mayor 520111 papelería y útiles, importe 1.000 USD, ceco 3001.
Para ver los datos desde CO ir a Entorno -> Ent. doc -> Documentos financieros -> Documento CO
N° documento CO 0100003952, ceco 3002 Administración, Clase de costo 520111 papelería y útiles, importe 1.000 USD, K 17.
- Desde FI las partidas individuales se transfieren con la clase de costo y el objeto de imputación de CO, en este caso el ceco.
- Partidas individuales: representan cifras de movimientos de una cuenta.
- Desde MM los documentos de CO reciben, clase de costo, objeto de imputación y cantidad de material.
4. Lógica de los objetos de imputación - Contabilizar en un centro de costo
Las contabilizaciones de costos y las ganancias en contabilidad de gestión pueden resultar como una secuela de una contabilización real o estadística:
- Contabilización real: pueden ser alocadas o liquidadas a través de otro objeto de CO. Una (y solo una) contabilización real, toma lugar en la Contabilidad de Gestión. El registro contiene la información necesaria que se transfiere desde la reconciliación con el módulo FI.
- Contabilidad estadística: solo es una contabilización con el propósito de brindar información. Se puede realizar las contabilizaciones estadísticas que se deseen.
- Los objetos de imputación de CO determinan si una contabilización es real o estadística. El registro del dato maestro es lo que condiciona si la contabilización es real o estadística (por ejemplo órdenes reales u órdenes estadísticas).
- Se exceptúan los cecos ya que pueden recibir contabilizaciones estadísticas y reales.
- Para contabilizar costos en la contabilidad de gestión se necesita de un documento original, por ejemplo una factura de un proveedor, para identificar el correspondiente objeto de imputación de CO. Se pueden luego ingresar objetos estadísticos adicionales, o el sistema puede, además, derivarlos por sí solo.
- Imagen- Contabilizar en un ceco
El sistema contabiliza de forma real en el ceco pero deriva del maestro del ceco la figura estadística del cebe, para derivarlo y contabilizarlo estadísticamente.
En lo que refiere a la contabilidad de centros de beneficio, siempre se realiza por contabilizaciones estadísticas puesto que se deriva de otros maestros. Las contabilizaciones reales no se dan directamente en un centro de beneficio.
5. Lógica de los objetos de imputación - Contabilizar en un centro de costo o en una orden
- Durante la contabilización, sólo un objeto de imputación real se puede definir en la transferencia (la única excepción en el ceco que puede ser real y estadístico a la vez), pero cuando se especifica en la partida del asiento contable de FI una orden real y un ceco real (siempre es real y estadístico a la vez). La contabilización estadística se da en el ceco y en el centro de beneficio.
- Si la orden CO es estadística, la contabilización real se da en el ceco y las estadísticas en la orden y el cebe, puesto que el ceco juega un doble rol en su dato maestro.
Video - Imputación real y estadística en la combinación Oden CO y Ceco
Trataremos las contabilizaciones primarias y la derivación de sus objetos de Contrilling de forma real o estadística.
- El ceco puede tomar la doble figura de real o estadística sin que se le indique como tal, depende del objeto con que se acompaña y actuará de una forma o de otra.
- La orden CO en su maestro debe estar diferenciada si es real o estadística.
EJEMPLO 1: Orden real y Ceco estadístico
1° Verificar el maestro de la orden CO
TX: KO03 -> para visualizar una Orden CO
Orden: 1000025
Ir a la pestaña de "Control", aquí verificamos que la casilla de "Orden estadística" no está marcada por lo tanto es una OCO real.
2° Contabilización Primaria:
TX: FB50
Fecha documento: 09.07.2012
Fecha contab. 09.07.2012
Texto cabecera: Contabilización
Clase documento: SA
Cuenta de mayor: 520112
D/H: Debe
Importe: 1.000
Centro de costo: G1B52
Orden: 100025
ENTER
Hay que completar con la contrapartida que corresponda, en este caso es el banco:
Cuenta de mayor: 120011
D/H: Haber
Importe: 1.000
GRABAR
Da una advertencia en amarillo, pero se apreta ENTER y deja avanzar. Finalmente, arroja un mensaje "Doc. 1000000022 se contabilizó en la sociedad 4000".
3° Comprobar cómo se comportó la contabilización realizada en la ORDEN CO
Finanzas -> Controlling -> Órdenes CO -> Sistema info -> Informe de órdenes CO -> Comparación plan/real -> Orden: Real/Plan/Desviación (TX: S_ALR_87012993)
En o valor(es) poner la orden: 100025 y EJECUTAR
Aquí vemos que la contabilización en la orden se hizo de forma real, en la columna de la cuenta de mayor dice "clase de coste" y en la columna del importe dice "Real"
4° Comprobar cómo se comportó la contabilización realizada en el CECO
Finanzas -> Controlling -> Contabilidad de centros de coste -> Sistema info -> Informes de la contabilidad Ceco -> Comparaciones plan/real -> Centro coste: Real/plan/desviación (TX: S_ALR_87013611)
En o valor(es) poner el ceco: G1B52 y EJECUTAR
Aquí podemos ver que la contabilización realizada en el ceco fue de forma estadística, en la columna de la cuenta de mayor dice "Contabilizaciones estadísticas" y en la columna del importe dice " Real Estad", debido a que la orden estaba marcada como real.
Haciendo doble click en el nombre de la cuenta de mayor y hacemos click sobre partidas individuales reales (la 1era opción), aquí podemos ver que el "Campo tipo de valor es 11" lo que significa que el registro es real y estadístico.
EJEMPLO 2: Orden estadística y Ceco real
1° Verificar el maestro de la orden CO
TX: KO03 -> para visualizar una Orden CO
Orden: 1000026
Ir a la pestaña de "Control", aquí verificamos que la casilla de "Orden estadística" está marcada por lo tanto es una OCO estadística.
2° Contabilización Primaria:
TX: FB50
Fecha documento: 09.07.2012
Fecha contab. 09.07.2012
Texto cabecera: Prueba
Clase documento: SA
Cuenta de mayor: 520112
D/H: Debe
Importe: 1.000
Centro de costo: G1B53
Orden: 100026
ENTER
Hay que completar con la contrapartida que corresponda, en este caso es el banco:
Cuenta de mayor: 120011
D/H: Haber
Importe: 1.000
GRABAR
Da una advertencia en amarillo, pero se aprieta ENTER y deja avanzar. Finalmente, arroja un mensaje "Doc. 1000000023 se contabilizó en la sociedad 4000".
3° Comprobar cómo se comportó la contabilización realizada en el CECO
Finanzas -> Controlling -> Contabilidad de centros de coste -> Sistema info -> Informes de la contabilidad Ceco -> Comparaciones plan/real -> Centro coste: Real/plan/desviación (TX: S_ALR_87013611)
En o valor(es) poner el ceco: G1B53 y EJECUTAR
Aquí podemos ver que la contabilización realizada en el ceco fue de forma real, en la columna de la cuenta de mayor dice "Clases de coste" y en la columna del importe dice " Costos reales".
4° Comprobar cómo se comportó la contabilización realizada en la ORDEN CO
Finanzas -> Controlling -> Órdenes CO -> Sistema info -> Informe de órdenes CO -> Comparación plan/real -> Orden: Real/Plan/Desviación (TX: S_ALR_87012993)
En o valor(es) poner la orden: 100026 y EJECUTAR
Aquí vemos que la contabilización en la orden se hizo de forma real pero estadística, en la columna de la cuenta de mayor dice "clase de coste" y en la columna del importe dice "Real estad".
Haciendo doble click en el nombre de la cuenta de mayor y hacemos click sobre "Órdenes: PI reales", aquí podemos ver que el "Campo tipo de valor es 11" lo que significa que el registro es real y estadístico.
6. Lógica de los objetos de imputación - Contabilización de ingresos
- Los ingresos pueden ser contabilizados en forma real SOLO en un SEGMENTO de BENEFICIO, órdenes de venta, ventas de proyectos y órdenes reales que pueden aceptar ganancias.
- Las contabilizaciones a Centros de beneficio siempre son derivadas, por lo tanto son estadísticas, lo mismo que en los costos para este caso.
- Los ingresos se pueden registrar como valores estadísticos (nunca reales) en un ceco.
EJERCICIO DE LA LECCIÓN
1. Utilice el método Modelo de trabajo Z_WITH COST CENTER para que sea más fácil el ingreso en la transacción FB50.
TX: FB50
Ir al botón "Modelo de trabajo en" tiene el dibujo de un organigrama, luego elegir la carpeta "variantes de entrada para posiciones" y elegir la opción Z_WITH COST CENTER, luego completar los datos de cabecera del asiento, fecha doc y contab del día del registro.
Luego completar las posiciones primero las cuentas 5 que son de gasto y al final poner la cuenta de banco 120011 con la sumatoria de los gastos y GRABAR.
Da el número de doc financiero 0100000008
2. Controle el documento de FI y el documento de CO generado a través de transacciones de FI y de CO. ¿Cuál es el numero de documento de CO que se genero?
TX: FB03 -> para visualizar un documento financiero
Número doc 0100000008
Ir a Entorno -> Ent. doc -> Documentos financieros -> y se puede ver el documento CO
N° doc CO: 0100011133
Otra forma de ver el doc CO es la TX: KSB5, se pone el n° de doc CO