Leccion 3.5: Customizing del presupuesto y control de disponibilidad
1. Gestion de presupuesto
El sistema contempla las siguientes Clases de presupuesto:
- Presupuesto original: El cargado inicialmente
- Actualizaciones de presupuesto: Para ordenes que incluyen suplementos y devoluciones, necesarias ante imprevistos que nos fuerzan a realizar ajustes al presupuesto original..
- Presupuesto definitivo: Es la suma inicial mas las actualizaciones.
Ademas de actualizar presupuesto, se puede congelar el presupusto de una partida individual. Es necesario para efectuar las tareas de presupuestación en una orden, asignar a la clase de orden un perfil de presupuesto.
Cuando el presupuesto se graba, el sistema verifica que el total de los valores anuales, corresponde el valor total de la orden.
2. Perfil de presupuestacion
Para crear un presupuesto en una orden, la clase de orden debe tener un perfil de presupuesto. Dicho perfil define los parametros de presupuestacion.
El perfil especifica:
- Si esta activo el control de disponibilidad, mediante funcion del modulo o durante presupuestacion.
- Si disponibilidad de los fondos se verifica mediante valor de presupuesto anual o total.
- La cantidad de periodos anteriores y futuros que se trata en la modif. de presupuesto.
- El tipo de conversion para monedas diferentes a la local)
- los decimales que maneja
- la moneda que lleva (moneda de la Soc CO, del objeto o libre).
3. Control de disponibilidad
Existen operaciones que generan contabilizaciones de costos reales y comprometidos en las OI (de gastos generales).
Los comprometidos son obligaciones que conducen a costos reales mediante eventos empresariales posteriores. Ej. pedidos de compras u órdenes de compra que posteriormente tendrán entradas de mercancías y recepción de factura.
Los costos reales y comprometidos se pueden imputar a una orden y verificarse contra el presupuesto a través del control de disponibilidad.
Dentro del customizing de perfil de presupuesto se activa el control de disponibilidad, definiendo asi: si se encuentra activo/ modo operativo del control, a que operaciones se aplica, si existen limites de tolerancia, accion al exceder limites de tolerancia, Clco exentas al control.
4. Presupuestacion y control de disponibilidad
! Las tolerancias sirven para definir como se debe comportar el sistema, si existe un exceso dentro de las actividades que afectan al presupuesto.
Ej.: Si se supera el presupuesto en un 5% (105%) el sistema generara un mensaje de advertencia sobre el exceso y enviara un mensaje al responsable del presupuesto. Pero si excede un 15% (115%) el mensaje sera de error y no permitira continuear con la contabilizacion.
Dentro del perfil de presupuesto se definen los niveles de tolerancia para diversos grupos de operaciones y se pueden configurar distintos niveles de tolerancia para cada grupo.
Si se configura advertencia con mail se debe definir responsable en tabla del customizing. Si no se hace el sistema genera mensaje de error. Se puede definir responsable para cada Clorden y Clobjeto.
AUDIO: Si se va a usar el mensaje que envia al responsable del presupuesto el exceso, se debe corroborar que en el maestro del usuario se encuentra almacenada la direccion de email del mismo. Ademas tenemos que corroborar con Basis de organizacion que las configuraciones de asignacion del servidor de salida del correo electronico esten configuradas en el sistema SAP.
5. Arrastre de presupuesto
Dentro del presupuesto de un objeto, como las ordenes, puede que parte o toda la partida presupuestaria no sea consumida. Pudiendose transferir parte del presupuesto al siguiente ejercicio con la funcion de arrastre de presupuesto. El sistema realiza una transferencia de la diferencia entre los importes presupuestados y los reales para el ejercicio especificado.
Las ordenes que contienen status completo y presupuestos no pueden trasladar sus remanentes a otro ejercicio. Tampoco las ordenes con marca de borrado, o los importes negativos de los presupuestos.
Durante el transcurso del ejercicio se puede mover el saldo del presupuesto (arrastre) mas de una vez. Cada ejecucion, traslada el presupuesto no procesado. Tambien el programa tiene la funcion de reincorporar saldos a los ejercicios antiguos.
! Los comprometidos no se arrastran junto con el presupuesto, por no tanto es necesario arrastrarlos con su propio programa de transferencia.
VIDEO: Configuracion de la gestion de presupuesto y comprometidos de las ordenes de CO.
* Actualizar perfil de presupuesto
- SPRO-> IMG Referencia SAP-> Controlling-> Ordenes de CO-> Presupuestacion y control de disponibilidad-> Actualizar perfiles de presupuesto.
- Ingresamos a actualizar perfil de presupuesto: Tiene un Horizonte temporal configurado (Futuro= 3), valores totales y valores anuales. Tiene una moneda de conversion (tipo de cotiazion =M) con la que se actualiza. La cantidad de decimales que maneja (ej. 2). Tiene dentro de control de disponibilidad la forma de activacion, % de agotamiento, y la forma de controlar disponibilidad por total o moneda de objeto. Por ultimo en que moneda se carga el presupuesto (ej. moneda de Soc. CO). Regresamos.
- Ingresamos a actualizar perfiles de presupuesto en clases de ordenes. Nos ubicamos en clase de orden 1100 - gastos generales y en columna perfil presupuesto le asignamos PR2345. Le damos ok y regresamos.
* Especificamos limites de tolerancia para control de disponibilidad.
- Ingresamos a ENTRADAS NUEVAS: Soc. CO 2345, Perfil de presupuesto PR2345, Gpo... 01, A... 3 (error), % a... 100.
- Vamos a transacción KO22 - Modificar presupuesto inicial (cargamos valores del presupuesto): Orden PR-PR101, clase 1100, Valores anuales: Periodo (total, 2013, 2014..), monto de Presupuesto (total, cada año), moneda.
- Vamos a transacción ME21N - Crear pedido: Luego de cargar pedido de compras cargamos una orden de compras por el total del importe que supera el presupuesto. Al grabar el pedido vemos mensaje de error indicando que se ha excedido el presupuesto.