UNIDAD 3. EL CIERRE DE PERIODO Y LAS ORDENES INTERNAS
LECCION 5. CUSTOMIZING DEL PRESUPUESTO Y CONTROL DE DISPONIBILIDAD.
1. Gestión de Presupuestos.
El sistema SAP contempla las siguientes clases de presupuesto:
ü El presupuesto original que es el presupuesto cargado inicialmente.
ü Las actualizaciones de presupuesto para las ordenes que incluyen complementos y devoluciones, necesarios al momento de presentarse imprevistos o requisitos adicionales que obligan a efectuar ajustes en el presupuesto original.
ü El presupuesto definitivo que es la suma del presupuesto inicial más todas las actualizaciones definidas en el presupuesto.
Adicionalmente a las funciones de actualización de presupuesto, el sistema permite congelar el presupuesto de una partida individual, además es posible la visualización de las partidas individuales del presupuesto, así como introducir un texto en esas partidas para indicar información adicional para la presupuestación.
Para realizar las tareas de presupuestación en una orden, es necesario asignar a la clase de orden un perfil de presupuesto, en el que se incluyen los parámetros correspondientes para la presupuestación. Una vez se graba el presupuesto, el sistema verifica que el total de los valores anuales corresponde al valor total de la orden.
2. Perfil de Presupuestación.
Para iniciar con la creación del presupuesto es muy importante que la clase de orden tenga asignado un perfil de presupuesto. Este perfil define los parámetros de la presupuestación y especifica:
ü Si esta activo el control de disponibilidad, mediante una función del menú, de modulo o durante la presupuestación.
ü Si la disponibilidad de los fondos se verifica mediante u valor de presupuesto anual o total.
ü La cantidad de periodos anteriores y futuros que se trata en la modificación del presupuesto.
ü El tipo de conversión que se usa para presupuestos, en monedas diferentes a la local.
ü Las decimales que maneja.
ü La moneda que trata el presupuesto (moneda de la Sociedad CO, Moneda del objeto o moneda libre).
3. Control de Disponibilidad.
Los costos reales y comprometidos se pueden imputar a una orden y verificarse contra el presupuesto a través del control de disponibilidad.
Existen operaciones que generan contabilizaciones de costos reales y comprometidos en las ordenes de gastos generales. Los comprometidos representan obligaciones que terminan convirtiéndose en costos reales mediante algunos eventos empresariales posteriores, que bien puede tratarse de un pedido de compras u orden de compra que luego genera una entrada de mercancías y una recepción de factura.
En el customizing del perfil de presupuesto se activa el control de disponibilidad definiendo si:
ü Se encuentra activo / modo operativo del control.
ü A que operaciones se aplica el control de disponibilidad.
ü ¿Existen límites de tolerancia especificados?
ü ¿Qué acción se realizará cuando se encuentran excedidos los límites de tolerancia?
ü ¿Deberán estar exentas del control de disponibilidad ciertas clases de costos?
4. Presupuestación y Control de Disponibilidad.
Las tolerancias sirven para definir como debe comportarse el sistema en caso de que exista un exceso dentro de las actividades que afectan al presupuesto, por ejemplo: si se excede el presupuesto en un 5% (105%) el sistema generara un mensaje de advertencia sobre el exceso y enviara un mensaje a la persona responsable del presupuesto. En caso de que el exceso sea de un 15% (115%), el mensaje será de error y no permitirá continuar con la contabilización y registro del gasto dentro del objeto que tiene ese presupuesto.
Es por ello que, dentro del perfil de presupuesto es posible definir niveles de tolerancia para diversos grupos de operaciones. Adicionalmente, el envío del mensaje de advertencia mediante correo electrónico se puede definir en el customizing, ingresando el usuario responsable, en caso de no especificarlo el sistema genera un mensaje de error. La definición del usuario responsable se puede realizar por cada clase de orden y clase de objeto, si se define más de un responsable para una clase de orden y clase de objeto, se enviará un correo electrónico a cada uno de ellos.
En caso de utilizarse el tipo de mensaje que envía al responsable del presupuesto el exceso del mismo, se debe asegurar que en el maestro del usuario tenga configurado la dirección de correo electrónico del mismo, así como también se debe corroborar con el Basis de la organización que el sistema cuente con las configuraciones requeridas relacionadas a la asignación del servidor de salida del correo electrónico.
5. Arrastre de presupuesto.
Dentro del presupuesto de un objeto como lo son las ordenes, se puede dar el caso de que parte o toda la partida presupuestaria no sea consumida, por lo que se puede transferir parte del presupuesto al siguiente ejercicio mediante la función de arrastre de presupuesto, mediante el cual el sistema ejecuta una transferencia de la diferencia entre los importes presupuestados y los reales para el ejercicio especificado.
Las ordenes con estatus completo que contienen presupuestos no se pueden trasladar sus remanentes a otro ejercicio, tampoco aquellas ordenes que tengan marca de borrado o los importes negativos de los presupuestos.
Los comprometidos tampoco se arrastran junto con el presupuesto, por lo tanto, es conveniente antes de arrastrar el presupuesto, arrastrar el comprometido utilizando su propio programa de transferencia.