✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

1° Introducción a los Sistemas de Workflow

1- Qué es un Workflow?

Es una herramienta que permite la Implementación Técnica de Procesos de Negocio.

• Permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio
• Permiten realizar procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar
• Controla y coordina activamente el flujo de trabajo, incluyendo la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
• Se integra con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (Trx SW01).
• Se integra con la gestión organizacional, relacionando personas o estructuras a las tareas del WF.

- Características de los Worflows

• Incluyen un número finito de actividades
• Las actividades siempre se realizan de la misma manera
• Involucran a personas y departamentos
• Requieren un alto grado de coordinación.

2- Qué no es un Workflow?

• Un sistema de gestión de documentos
• Un sistema de e-mail
• Un sistema de distribución de datos entre sistemas
• Una transacción para secuenciar pantallas
• Una administración de datos temporales
• Una herramienta que realiza funciones no existentes en el sistema

- Ejemplo de Utilidad de un WF

• Conformación de la Empresa (Laboratorio)
• Casa Central en la Capital
• Varios Locales de Venta
• 2 Centros de Producción en el Interior
• Subcontrata 3 Empresas para la Fabricación de Ciertos Componentes
• Tiene una gran variedad de Procesos de Negocio y Producción (flujos de trabajo manuales y sencillos hasta complejos e interrelacionados). La mayoría están automatizados.
• Proceso de ejemplo
• Un Cliente del Laboratorio realiza un Pedido
• El laboratorio lo digitaliza y captura los datos importantes guardándolos en las Bases de Datos
• El sistema de WF consulta las existencias en el stock
• A los productos que tienen existencia en el almacén les resta los pedidos, reservándolos para el cliente
• Envía un mensaje al Departamento de Envío de Mercancía
• Este Departamento procesa el envío consultando los productos reservados para este cliente.
• Genera el Remito automáticamente y prepara el envío
• El WF consulta donde se fabrica cada producto, actualizando automáticamente la Planificación para cada Centro de Producción y envía los e-mails con la información de los Productos Pedidos a cada una de las Empresas subcontratadas

3- Ventajas de utilizar un Sistema de Workflow

• Para los Usuarios
• Se entera inmediatamente de las tareas que debe realizar
• Toda la información necesaria se envían en un mismo documento
• El Sistema WF lleva al usuario directamente a la transacción
• Escala automáticamente los trabajos utilizando la estructura organizativa.
• Para la Empresa
• Aumenta la Productividad
• Agiliza los Procesos
• Aumenta la Satisfacción del Cliente (al hacer más eficientes los circuitos involucrados)
• Adicionalmente
• Aseguran el cumplimiento de los Estándares de Calidad y los Procedimientos
• Entregan el Estado Real de los Procesos en cada momento
• Detectan con antelación los Cuellos de Botella
• Reducen sustancialmente el uso de Papel

4- Terminología Workflow

Términos fundamentales en los Sistemas de WF

• Workflow, Paso, Tarea
• Papel, Agentes
• Business Object, Evento
• Business Workplace, Actividad

En el Diseño e Implementación de un WF se deben responder 5 preguntas claves

• ¿En qué orden? (Workflow)
• El WF controla el Flujo de Proceso. Su definición describe el Proceso de Negocio a implementar
• Consiste en un Conjunto de Pasos enlazados.
• Cada paso tiene un Tipo y Símbolo propio para simplificar su lectura
• Cada paso Procesa Datos entre etapas a través de Reglas y Contenedores
• Puede ser lanzado mediante Eventos que dependen del WF y debe estar activamente relacionado
• El WF se crea y modela con la Trx SWDD
• ¿Qué? (Actividad / Tarea)
• Se utiliza Tecnología Orientada a Objetos (Practicidad, Reusabilidad y Consistencia de lógica)
• Pueden ser ejecutadas por el Sistema o por Personas (Agentes)
• En Tiempo de Ejecución se denominan Workitems (Instrucciones e Información necesarias)
• Ejemplos de Actividades a Ejecutar
• Transacciones
• Reportes
• Módulo de Funciones
• Tareas en un Sistema Remoto
• Modificar un Documento Local
• Generación y Envío de Documentos
• Toma de Decisiones
• Control de Flujo
• ¿Con qué Objeto? (Business Object)
• Objeto
• Conjunto de Información relacionada a la que se accede mediante Claves
• Se crean en Tiempos de Ejecución y son Instancias de un Tipo de Objeto definido previamente con Valores
• Componentes
• Atributos: Campos que identifican al Objeto
• Métodos: Operaciones a aplicar sobre el Objeto
• Eventos: Indican Cambios de Estado
• Los Tipos de Objeto se crean y definen mediante la Trx SW01 (Business Object Builder)
• ¿Quién? (Determinación de Agentes)
• Todas las Tareas requieren de Agentes Posibles que son quienes recibirán dichas tareas
• Las Tareas Generales no tienen restricciones de Agentes Posibles
• Agentes Responsables: Reciben las Tareas en su Business Workplace y siempre son Agentes Posibles.
• Los Agentes Responsables se determinan siempre en Tiempo Real mediante papeles o roles con la Trx PFAC.
• En un Papel se determinan los criterios de selección de los Usuarios a ejecutar las tareas
• Por Competencias
• Por Funciones
• Por Estructura Organizativa
• Por Atributos Organizativos
• ¿Cuándo? (Evento)
• Los Eventos informan al WF que algo ha sucedido y éste puede reaccionar si la relación entre ambos está activada
• Los Eventos son publicados por el sistema para que lo puedan evaluar todos los Workflows
• Todas las tareas pueden generar Eventos
• Ejemplo: La tarea Aprobar Pedido puede generar los Eventos Aprobado, Rechazado o Modificado por lo que el flujo del WF puede subdividirse en tres caminos posibles
• Existe un Tipo de Paso que implica esperar por un Evento y otros que permiten generar Eventos.
• Los Eventos se configuran en los Tipos de Objeto y se pueden generar
• Por Programa (mediante funciones específicas de la API de WF)
• Mediante Documentos de Cambio
• Mediante el Sistema de Mensajes (en SD y MM)
• Mediante Gestión de Status de Documentos (en PP, PM, QM, etc.)
• Mediante el Sistema de Información de Logística (alertas)
• Mediante Documentos de Cambio de Módulo HR.