✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

1.- Qué es un WorkFlow?

Es un herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Los Sistemas de WorkFlow:

• Permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo.
• Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y lugar.
• Controla y coordina el flujo del trabajo.
• Control: Incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
• El Sistema se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Objects Repository) - Transacción SWO1
• El Workflow de SAP permite la integración y gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas de Workflow.

Transacción SW01 = Transacción estándar de SAP correspondiente al Business Object Builder.

El Workflow cubre todos los aspectos del proceso:

• El Flujo (Actividades).
  
• La Gente (Organización).
  
• Los Efectos (Información).

Características comunes a todos los Workflows.

• Incluyen un número finito de actividades.
• Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
• Involucran a diferentes personas y departamentos.
• Requieren un alto grado de coordinación.

Los sistemas de workflow controlan los procesos basandose en un modelo y son particularmente útiles en organizaciones bien estructuradas.

2.- Qué NO es un Workflow.

• Sistema de Gestión de Documentos.
• Sistema de e-mail.
• Sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello Workflow utiliza ALE, EDI, Webforms-XML,etc.)
• Una transacción para secuenciar pantallas.
• Administración de datos temporales.
• Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se pueden ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de Workflow tampoco lo hará)

3.- Ventajas de utilizar un sistema de Workflow.

Para los Usuarios:

• Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electronicamente a su bandeja de entrada o inbox.
• La información, explicaciones e instrucciones se envìan todas juntas en un mismo documento.
• El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.
• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.
  

Para la Empresa:

• Aumenta la productividad.
• Agiliza los procesos.
• Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder).

Otras ventajas:

• Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos.
• Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento.
• Mejoran la productividad de cada empleado.
• Detectan con anticipación los cuellos de botella y posibles incumplimientos.
• Reduce sustancialmente el uso de papel.

4.- Terminología Workflow.

Términos importantes dentro del mundo del Workflow.

• Workflow -> Paso - > Tarea.
• Business Object -> Evento
• Papel -> Agentes.
• Business Workplace -> Actividad.

5 Preguntas claves para el diseño e implentación de un Workflow y que han de ser respondidas en cada parte de un proceso de negocio: QUIEN, QUE, CUANDO, EN QUE ORDEN, CON QUE OBJETO,

¿ En qué orden? ---- Workflow

1. El Workflow cotrola el flujo del proceso.
2. Consiste en un conjunto de pasos.
3. Puede ser lanzado mediante eventos.

La definición del Workflow describe el proceso de negocio a implementar.

Cada Workflow se componen de una serie de pasas enlazados, Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso del Workflow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores (bindings entre containers)

Un Workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a él.

TRANSACCION SWDD: Mediante el Workflow Builder se CREA Y MODELA el Workflow.

¿Qué? Actividad/Tarea:

• ACTIVIDAD PUEDE SER: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.
• Generación y envío de documentos.
• Toma de decisiones.
• Control de Flujo

Las actividades siempre utilizan tecnología ORIENTADA A OBJETOS, por razones prácticas, cuestiones de reusabilidad, consistencia de la lógica implementada.

Las actividades puedes ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requerirá de la técnica de determinación de agentes).

EN TIEMPO DE EJECUCION la actividad o tarea se denomina WORKITEM y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

¿Con qué objeto? ------ Business Object.:

Los objetos: Son un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves. Se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le han asignado valores.

Componentes de un objeto:

• Atributos: Campos que identifican el objeto.
• Métodos: Indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.
• Eventos: Indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado,etc.

¿Quién? ---- Determinación agentes.:

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

Las tareas puden definirse como tareas generales. Este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.

El agente responsable es quién recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.

Transacción PFAC: Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la transacción PFAC.

En un papel se definen ciertos citerios mediante los cuales se determinará en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por COMPETENCIA, por FUNCION, por ESTRUCTURA ORGANIZATIVA o por ATRIBUTOS ORGANIZATIVOS.

¿Cuándo? Evento.

Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido. El Workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.

Los eventos los pública el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (Aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado,rechazado,modificado)

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

• Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow)..
• Mediante documentos de cambio (Change Documents).
• Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)
• Mediante la gestión del status de documentos (utilizado en PP, PM, OM, etc.)
• Mediante el sistema de información de logística (alertas).
• Mediante documentos de cambio del modulo HR.