✒️El sistema SAP ECC

A partir del lanzamiento del nuevo sistema SAP S/4HANA en el año 2015, cuando una empresa grande que hasta el momento no ha implementado el sistema SAP, desea implementarlo, dispone de esta nueva version del sistema estandar.

Tal como mencionamos en las lecciones pasadas, la version anterior al nuevo sistema S/4HANA es SAP ECC, lanzado por SAP en el año 2004.

SAP ha informado que hasta el 31 de diciembre del año 2025 mantendra el soporte y las actualizaciones a la versiona SAP ECC, por lo que las empresas disponen hasta esa fecha limite para migrar al nuevo sistema.

En la actualidad dentro del universo de empresas grandes que ya tenian instalado el sitema SAP anteriormente al lanzamiento en 2015 del nuevo sitema S/4HANA, nos vamos a encontrar dos posibilidades:

1. Aquellas empresas que todavia tienen instalado el sistema SAP ECC y que deberan actualizarolo antes del 31 de diciembre del año 2025.

2. Aquellas empresas que tenian SAP ECC y ya han migrado a la nueva version S/4HANA.

Debido a esta situacion, si hoy entramos a trabajar en una empresa que tiene implementado SAP, resulta indispensable conocer tanto a SAP ECC como a SAP S/4HANA.

• El sistema SAP ECC

El sistema SAP ECC cuyas siglas significan Enterprise Central Component, tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las areas de la empresa, posibilitando la administracion de informacion en tiempo real.

Cuando hablamos de SAP ERP o SAP ECC nos estamos refiriendo al mismo sitema

Si hablamos de SAP ECC, debemos hablar de SAP Business Suite

SAP Business Suite

Es un conjunto de aplicaciones enfocadas al mundo de los negocios, que permiten a las empresas la gestion de los proceso de ventas, las finanzas, las operaciones bancarias, las compras, la fabricacion, los inventario, las relaciones con los clientes, el marketing, los recursos humanos, la contabilidad, etc.

En SAP Business Suite todas las aplicaciones son compatibles entre si y se encuentran integradas e intercomunicadas las unas con las otras; son, ademas, compatibles con una amplia variedad de bases de datos y de sistema operativos y poseen la gran cualidad de que pueden ser ampliadas a medida que asi lo necesita la empresa,

Todas las aplicaciones se basan en la plataforma tecnologica SAP Netweaver, una plataforma de integracion y aplicacion que reduce el costo total de adquisicion en toda la infraestructura de TI y soporta la evolucion de SAP Business Suite hacia una arquitectura orientada hacia los servicios.

Sap Busines Seuite dispone de 5 aplicaciones:

1. SAP ERP (Enterprise Resource Planning o Planificacion de los Recursos Empresariales): es el componente mas conocido y mas importante. Es lo que antes se llamaba R/3. Ofrece soporte para proces vitales de la emrpesa como son la contabilidad, los recursos humanos, la gestion del almacen, entre otros.

2. SAP CRM (Customer Relationship Management o Gestion de Relacion con los clientes): se utiliza para mantener y gestionar relacion los clientes o potenciales clientes. Ofrece todo tipo de informacion, analisis y reportes en tiempo real

3. SAP PLM (Product Lifecycle Management o Gestion del Ciclo de producto): comprende Areas como la gestion del ciclo de vida de la informacion, la gestion de programas y proyectos, la colaboracion en el proceso completo, la gestion de calidad, la gestion del ciclo completo de los activos, medio ambiente, salud y seguridad.

4. SAP SCM (Supply Chain Management o Administracion de la cadena de sumistro): permite diseñar, construir y poner en marcha la cadena de sumistro. Las funciones mas importantes que ofrece son reducir los costos a la hora de distribuir el producto, aumentar los ingresos por la venta, reduccion de costos y mejora el servicio a clientes.

5. SAP SRM (Supplier Relationship Management o Administracion de la relacion con los proveedores): ofrece funciones tales como el analisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas y la gestion de proveedores. Permite reducir los costos a la hora de comprar materiales, elegir aprovisionamientos y la colaboracion entre la empresa y los pequeños comercios.

• SAP ERP

Analicemos a continuacion la aplicacion mas importante de SAP Business Suite que es SAP ERP.

SAP ERP se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar solo las funciones empresariales que necesitan.

Esta compuesto por una serie de areas funcionales o modulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las empresas.

Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes areas (Logistica, Financiera, Recursos Humanos y las Funciones Multiaplicaciones) funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos(imagen 2.1 - Los modulos o componentes de SAP ERP).

A continuacion, enumeraremos los componentes de cada una de las areas que foramn SAP ERP.

Dentro de los modulos logisticos:

• Ventas y distribucion (SD):

Se ocupa de la relacion con los clientes, desde la pre-venta, venta, relacion con MM para adquisicion de bienes y servicios pedido por los clientes, plainificacion y preparacion de la entrega, el transporte y facturacion a los clientes.

El modulo SD esta estrechamente integrado con SAP MM y SAP PP (imagen 2.2 - El ciclo de ventas de una empresa en accion).

Los submodulos clave de SAP SD son:

• Datos maestros de clientes y proveedores
• Ventas
• Entrega
• Facturacion
• Precios
• Gestion de credito

Gestion de Mateeriales (MM):

Este modulo nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo: procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestion de mercancias, las entradas de materiales, la adquisicion de bienes o servicios, la gestion de datos maestros de materiales, la gestion de lotes, verificacion de facturas o evaluacion de proveedores. Tambien soporta envios Just-in-Time y Kanban electronico.(imagen 2.3 - el ciclo de compras de una empresa en accion

Los Submodulos clave de SAP MM son:

• Comrpas
• Inventarios
• Almacenes
• Verificacion de facturas
• Gestion de servicios externos
• Planificacion de necesidades de materiales
• Comercio exterior
• Sistema de informacion
• Intercambio electronico de datos

Planificacion y Control de la Produccion (PP):

Se encarga de la planificacion de la produccion del dia a dia de una empresa. Es el proceso de alinear la demanda con la capacidad de fabricacion para crear lines de produccion yt adquisicion de productos terminados y materiales componentes.

El obejtivo de SAP PP es asegurar que la produccion se lleva a cabo de forma efectiva, alinieando los procesos de produccion con los tiempos de entrega prometidos a los clientes.(imagen 2.4 - Los 3 conceptos que son los pilares de PP)

Los submodulos clave de SAP PP son:

• Plan Maestro
• Plan de capacidades
• Plan de materiales
• Ordenes de Fabricacion
• Control de Planta
• Industria de procesos
• Datos Basicos
• Gestion de la Demanda
• Sistema de la Informacion
• Gestion de calidad
• Gestion del medio ambiente

Gestion de la calidad (QM):

Este modulo soporta a la empresa a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, ofreciendo diferentes funciones y servicios para asegurar la calidad del producto,

SAP QM admite tareas asociadas con la planificacion de calidad, la inspeccion de calidad y el control de calidad. Ademas, controla la creacion de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad.(Imagen 2.5 - Los componentes de SAP QM)

Los submodulos clave de SAP QM son:

• Planificacion de la calidad
• Inspeccion de la calidad
• Control de la calidad
• Certificados de calidad
• Avisos de calidad

Mantenimiento de Plante (PM):

Este modulo esta orientado a cubrir todas las actividades de mantenimiento dando soporte a la planificacion, programacion y ejecucion, con enfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal. El mantenimiento engloba la logistica, administracion y mantenimiento de activos de la empresa. (imagen 2.6 - El mantenimiento en SAP PM)

El Mantenimiento correctivo nos ayuda a gestionar acciones rapidas para que los activos se encuentren operativos.

En cambio, el Mantenimiento planificado contiene las opciones para adelantarnos a posibles problemas en el futuro mediante tareas de accion preventiva.

Dentro de los modulos financieros:

• Contabilidad Financiera (FI):

Proporciona una vision completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de informacion y de generacion de reportes para facilitar la toma de decisiones. Es considerado como uno de los modulos mas importantes de SAP ya que practicamente todos los modulos que componen al Sistema SAP se comunican con el.

El modulo FI se integra y se habla con los otros modulos de SAP como MM(Gestion de Materiales), PP(Planificacion de la Produccion), SD(Ventas y Distribucion), PM(Mantenimiento de Planta), HCM(Gestion del Capital Humano) y PS(Gestion de Proyectos). (Imagen 2.7 - Integracion de los submodulos de FI con la contabilidad General de la empresa)

SAP FI es un modulo complejo dentro del ERP de SAP. que esta formado por un gran numero de componentes que se agrupan en submodulos. Los submodulos clave de FI son los siguientes:

• GL - Libro Mayor
• AP - Cuentas a pagar
• AR - Cuentas a cobrar
• TR - Tesoreria
• TX - Impuestos
• AA - Activos fijos

Control de costos (CO):

Este modulo se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia, lo que genericamente se conoce como la contabilidad interna de la empresa. Permite documentar los procesos financieros en tiempo real, estima costos de produccion o analizar los flujos de perdidas y beneficios. (imagen 2.8 - Los submodulos claves de SAP CO)

Los diferentes procesos y tareas que permite realizar el modulo SAP CO hace que se divida en diferentes submodulos que son:

• Contabilidad de centros de costos: facilita informacion sobre los costos del negocio.
• Ordenes Internas: se utilizan para agrupar costos y transacciones de negocio sobre un proceso concreto.
• Contabilidad de elementos de costo: proporciona informacion sobre los costos y beneficios de la organizacion.
• Analisis de beneficios: revisa los datos relacionados con el beneficio de la empresa.
• Control de costos de producto: analiza los costos ligados a un producto concreto de cara a elegir su mejor precio en el mercado.
• Contabilidad de centros de beneficios: realiza funciones de control interno.

Gestion de Activos (AM):

La gestion de activos empresariales comprende la gestion optima de toda la vida de los activos fisicos de una organizacion para maximizar el valor. Cubre aspectos tales como el diseño, la construccion, la puesta en marcha, las operaciones, el mantenimiento y desmantelamiento / reemplazo de planta, equipo e instalaciones.

Al administrar los activos las organizaciones pueden mejorar la utilizacion y el rendimiento, reducir los costos de capital, reducir los costos operativos relacionados con los activos, extender la vida util de los activos y posteriormente, mejorar el ROA (rendimiento de los activos). (imagen 2.9 - El ciclo de vida de los activos empresariales)

Los submodulos clave de SAP AM son:

• Compras
• Ventas
• Depreciacion
• Seguimiento

Gestion de Proyectos (PS):

Este modulo esta especificamente diseñado para gestion de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance y completamente integrada con el resto de areas funcionales del sistema SAP. (imagen 2.10 - PS se utiliza para planificar los proyectos de todo el sistema SAP)

Cuando PS fue originalmente diseñado y desarrollado su funcionalidad clave fue tomada y a su vez compartida, de los modulos SAP PP (Planificacion de la Produccion) y SAP CO (Control de costos).

Un proyecto en SAP PS

Es una planificacion que consiste en la realizacion de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas y que presentan las siguientes caracteristicas:

• Generalmente son complejas, univocas e implican un alto grado de riesgo

• Tienen objetivos precisos acordados entre el responsable y el solicitante

• Tienen una duracion limitada, un costo y una capacidad elevados

• Estan sujetos a determinados requisitos de calidad

• La mayoria tienen una gran importancia estrategica para la empresa que los lleva a cabo

Dentro de los modulos de Recursos Humanos:

• Gestion del capital Humano (HR o HCM):

Se encarga de administrar y gestionar practicamente todo lo relacionado al capital humano de la empresa. es un ode los modulos mas extenso de SAP. HCM administra el personal a nivel loca, nacional e internacional, de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa.

Dentro de sus objetivos encontramos la gestion de los horarios de los empleados, la liquidacion de los sueldos, los aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo, la seleccion del nuevo personal, ayudando a las empresas a obtener el recurso optimo para el puesto a cubrir y tambien entre muchas otras cuestiones gestiona incluso el desarrollo y la capacitacion de cada empleado o grupos de ellos. (imagen 2.11 - El ciclo de vida del empleado en la empresa)

SAP HCM esta conformado por diversos componentes o submodulos:

• La Gestion de la organizacion (Jerarquia de negocio y la estructura organizacional)
• Administracion de presonal (Seguimientos datos maestros, funciones, salario y bonos)
• Desarrollo personal (Cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones, plan de carrera)
• Evaluacion de tiempo (Procesa fechas, abstinencias que impactan en el salario bruto e impuestos relacionados)
• Nomina
• Reclutamiento y seleccion del personal
• Gestion de eventos y capacitacion del peronal

Dentro de las funciones multiaplicaciones:

• Soluciones de Industria (IS):

SAP cuenta con diferentes solucionesp ara diversas industrias, especialmente 28 de ellas y ofrece las mejores practicas para ellas basadas en el negocio principal. Esta es la ventaja competitiva de SAP.

• WorkFlow (WF):

El WorkFlow no puede ser considerado un modulo de las caracteristicas de los anteriores, sino una poderosa herramienta de autoamtizacion y control de tareas que facilita y agiliza procesos. (Imagen 2.12 - los WorkFlow son una herramienta indispensable para automatizar procesos)

Los sistemas de workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow.

El control incluye la monitorizacion de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.