Procesos estándares
Tal como lo hemos visto las tres grandes áreas comerciales son:
- Ventas
- Expedición (o despacho)
- Facturación
A continuación, observamos esas áreas con los documentos representativos de cada gestión. El proceso de ventas básico comenzaría con la creación de un pedido de ventas, luego la entrega correspondiente y por último se facturaría dicha entrega.
Ventas Despacho Facturación
Pedido >>>> Entrega >>>> Factura
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Solicitud N/C >>>>>>>>>>>>>>>>> NC
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Solicitud N/C >>>> Entrega de NC
Devolución Devolución
En el caso de las notas de crédito o notas de débito con una facturación errónea, ya sea por diferencia de precios o por facturar una cantidad diferente a la entregada, se genera una solicitud de nota de crédito o débito según corresponda con su debida factura de nota de crédito o débito.
Si nos encontramos ante una devolución de mercadería, el usuario debe generar una solicitud de nota de crédito por devolución, la cual generará una entrega de devolución para hacer el ingreso de dicha mercadería y por último se generará una factura de nota de crédito.
A diferencia del circuito estándar, en el caso de devoluciones, se genera la factura de nota de crédito en referencia al documento de ventas (es decir a la solicitud de nota de crédito por devolución) en lugar al documento de expedición (en este caso, la entrega entrante por devolución).
Creación con referencia
Cada vez que generamos un documento, el sistema nos da la posibilidad de crearlo con referencia a otro ya existente.
Para poder crear un documento con referencia a otro ya existente, es necesario parametrizar en el sistema el control de copia correspondiente.
Circuitos estándares
Circuito estándar: este nace con la creación del pedido de ventas, en referencia a este pedido, se genera el documento de entrega con el detalle de los materiales y cantidades que serán entregados. A partir de la entrega, se realiza el picking de la mercadería para su posterior salida.
A partir de la entrega, se puede generar el documento de remito (envío). Sólo luego de haber contabilizado la salida de mercadería, se puede generar el documento de facturación y su contabilización para finanzas.
Circuito de exportación: El circuito de exportación tiene dos particularidades:
- La factura se realiza con referencia al pedido y no a la entrega
- A partir del pedido, el sistema permite emitir una factura proforma para entregar al despachante de aduana.
Circuito de devolución: Al igual que en el circuito de exportación, la factura se genera en referencia al pedido y no a la entrega.
A partir del pedido de devolución se genera una entrega entrante, por lo cual al realizar la contabilización de mercancías y se efectúa una entrada de mercancías.
Entrega sin cargo: un ejemplo típico de este tipo de procesos es cuando la empresa quiere enviar una muestra al cliente. Aquí la empresa genera un pedido con su correspondiente entrega, pero no se factura, ya que la misma no se le cobra al cliente, sino que se hace cargo la empresa.
Nota de crédito y nota de débito: se pueden crear con referencia al pedido de ventas o al documento de facturación, según como se haya definido en el sistema.