Unidad 8 - Los procesos estándares
1.- Los procesos básicos
Las tres grandes áreas comerciales son:
*Ventas
*Expedición (o despacho)
*Facturación
Un circuito de ventas básico comenzaría con la creación de un pedido de ventas, luego la entrada correspondiente y por último se facturaría entrega.
En el caso de las de las notas de crédito o débito a una facturación errónea, ya sea por diferencia de precios o por facturar una cantidad diferente a la entregada, se genera una solicitud de nota de crédito o débito según corresponda con su correspondiente factura de nota de crédito o débito.
Si nos encontramos ante una devolución de mercadería, el usuario debe generar una solicitud de nota de crédito por devolución, la cual permitirá generar una entrega de devolución para hacer el ingreso de dicha mercadería y por último se generará una factura de nota de crédito.
A diferencia del circuito estándar, en el caso de devoluciones, se genera la factura de nota de crédito en referencia al documento de ventas (es decir a la solicitud de nota de crédito por devolución) en lugar de al documento de expedición (en este caso, la entrega entrante por devolución).
2.- La creación con referencia
Siempre que generamos un documento, el sistema nos da la posibilidad de crearlo con referencia a otro ya existente. Por ejemplo, es posible crear un documento de ventas (ya sea una consulta, oferta o pedido) con referencia a otro documento de ventas o mismo con referencia a una factura, como sería el caso de tener que generar una solicitud de nota de crédito..
Para poder crear un documento con referencia a otro ya existente, es necesario parametrizar en el sistema el control de copia correspondiente.
El control de copia: Es una herramienta de validación que permite definir los valores que se transfieren de un documento fuente a destino cuando se relacionan 2 documentos de SD.
3.- Los circuitos estándares
Circuito estándar
El circuito estándar nace con la creación del pedido de ventas. En referencia a este pedido, se genera el documento de entrega con el detalle de los materiales y cantidades que serán entregados. A partir de la entrega, se realiza el picking de la mercadería, que sería la puesta a disposición de la misma para su posterior salida.
A partir de la entrega, se puede generar el documento de remito. Sólo luego de haber contabilizado la salida de mercadería, se puede generar el documento de facturación y su contabilización para finanzas.
Circuito de exportación
El circuito de exportación tiene dos particularidades:
*La factura se realiza con referencia al pedido y no a la entrega.
*A partir del pedido, el sistema permite emitir una factura proforma para entregar al despachante de aduana.
Circuito de devolución
Al igual que en el circuito de exportación, en el circuito de devolución, la factura se genera en referencia al pedido y no a la entrega. A partir del pedido de devolución se genera una entrega entrante, por lo cual al realizar la contabilización de mercancías, se realiza una entrada de mercancía y no una salida como en los circuitos restantes.
Entrega sin cargo
Las entregas sin cargo son ejemplos típicos de cuando la empresa quiere enviar una muestra al cliente. En estos casos, las empresas generan un pedido correspondiente de entrega, pero no se factura, ya que la misma no se le cobra al cliente si no que se hacer cargo la empresa.
Nota de crédito y nota de débito
Las mismas puede crearse con referencia al pedido de ventas o al documento de facturación según se haya definido en el sistema.