PLANES DE FACTURACIÓN
Supongamos la siguiente situación: un cliente nos ha contratado el servicio de soporte de consultoría. Se acuerda con el cliente que cada mes se le facturará automáticamente el costo de consultoría pactado.
Con otro cliente, se recibe un contrato para un proyecto de implementación de gran envergadura. Para este proyecto, se deben facturar importes parciales según el cumplimiento de ciertos hitos.
Cada situación anterior se refiere a una Clase de plan de facturación, siendo algunas características importantes en cada una de ellas:
- Facturación periódica: contrato de alquiler, periodo establecido, importe total.
- Facturación parcial: proyectos de ingeniería, importes parciales, liquidación final.
Cuando se procesa un pedido, es posible almacenar en el documento comercial en el nivel de posición un plan de facturación detallado con varias fechas de facturación, en lugar de hacerlo con una única de facturación.
Además, existe la posibilidad de definir un plan de facturación a nivel de cabecera, que será válido para todas las posiciones que le estén asignadas. Estos planes de facturación se asignan a clases de documento comercial.
En la gestión de alquiler y servicios se utiliza muy a menudo la facturación periódica, en la que se factura el valor total a facturar para cada fecha de modo periódico.
Sin embargo, en la construcción de instalaciones se utiliza muchas veces la facturación parcial, en la que el valor total a facturar se distribuye entre las fechas individuales del plan de facturación.
De forma general, los planes de facturación se manejan en pedidos abiertos (contratos) que se gestionan con las transacciones VA41-Crear, VA42-Modificar y VA43-Visualizar.
Facturación periódica
La facturación periódica puede utilizarse por ejemplo, en la gestión de alquileres.
Los datos contractuales almacenados en el sistema pueden utilizarse como base para la confección de un plan de facturación.
En un plan de facturación se indica:
- Fecha de inicio.
- Fecha final.
- Periodo (de elaboración de facturas, por ejemplo mensual).
- Horizonte (número de periodos a contemplar).
- Fecha de factura.
Las fechas de inicio y de finalización determinan la duración del plan de facturación. Siempre que sea posible, se tomarán los datos contractuales. En ciertas circunstancias no se fija ninguna fecha final, ya que habrá estipulado un periodo de validez ilimitado. En este caso, es posible añadir nuevas fechas hasta el horizonte (el horizonte indica el número de periodos de liquidación que se establecen en el plan de facturación). Es decir, si no se especifica una fecha de fin, cuando se alcancen el número de periodos del horizonte, puden generarse "suplementos periódicos de las fechas hasta el horizonte", o periodos adicionales de facturación.
Se pueden crear nuevas fechas, ya sea directamente en el plan de facturación o mediante un informe, programándolo de manera que se ejecute a intervalos regulares, dado que no se lleva a cabo automáticamente una estructuración de nuevas fechas en la facturación de liquidación individuales.
Mediante las fechas de factura, es posible determinar la periodicidad de la facturación y establecer si, por ejemplo, debe facturarse el primero último día de cada mes.
Facturación parcial
En la utilización de la facturacion parcial, el valor total a facturar se distribuye entre las fechas individuales del plan de facturación según determinadas reglas. Por ejemplo, se pueden establecer las fechas y los importes o porcentajes a imputar en cada factura.
Se informa por ejemplo las fechas y porcentajes del total de la factura a imputar, si está bloqueada la factura, el estatus y la clase de factura.
Es posible indicar tantas fechas para cada plan de facturación como sea necesario. Las fechas del plan de facturación pueden bloquearse.
Las modificaciones, por ejemplo en los importes, que tienen lugar después de que ciertos documentos de facturación parcial ya hayan sido creados, se distribuyen entre las fechas del plan de facturación posteriores que resten por emitir. La parte a calcular posteriormente para las facturas ya creadas tambén se recoge en la factura de cierre.
La facturación parcial debe realizarse por pedido.
Al crear una factura parcial se actualiza el estatus de factura de las fechas del plan de facturación.
Las fechas ya facturadas no se pueden modificar en el plan de facturación.
Es posible visualizar los documentos de facturación existentes mediante el flujo de dcumentos.
Si volvemos al ejemplo de creación de aplicación de una facturación parcial para un proyecto de implementación de gran envergadura, en el cual se definen una serie de hitos que marcan la terminación de diferentes etapas del proyecto. En el sistema SAP, los hitos se almacenan en una red junto con datos del plan y datos reales del proyecto. Los hitos están asignados a las fechas del plan de facturación y contienen un bloqueo de factura hasta que el hito se notifique como terminado.
En un plan de facturación parcial, es posible controlar si la fecha de factura.
- Es una fecha fija.
- Se debe actualizar con la fecha real del hito.
- Se actualiza con la fecha real del hito si la producción se termina antes de la fecha de facturación planificada.
Regla de facturación: determinación del valor de cálculo
Es posible almacenar una regla de facturación para cada fecha de plan de facturación. Esta regla establece cómo se determina el valor a facturar en una fecha concreta.
De esta manera se puede fijar, por ejemplo, si debe facturarse un porcentaje o un importe fijo del importe total.
Además, se puede determinar si el importe a facturar cuenta como una factura de cierre en la que deben tenerse en cuenta fechas todavía no facturadas.
Dentro del marco de la determinación de precio, se crean registros de condición para clases de condiciones especiales, e las que se puede definir por ejemplo, un precio para cada mes en el caso de gastos de alquiler. De este modo es posible facturar el valor de cada mes.
La siguiente podría ser una pregunta de examen de certificación:
¿Cuáles de las siguientes afirmaciones acerca de los planes de facturación son correctas?
a) Los siguientes son los 3 tipos de planes de facturación: periódica, contractual y parcial.
b) Los planes de facturación no se pueden bloquear para la facturación.
c) Los planes de facturacion parcial son usados para la construcción así como obras de ingeniería, dónde las fechas de facturación necesitan ser distribuidas en diferentes momentos o según hitos.
d) Los planes de facturación periódica se usan para contratos de alquiler de manera de poder facturar el monto en ciertas fechas de manera periódica.
e) El flujo de documentos es actualizado para el plan de facturación por la primera transacción. La facturación subsiguiente no actualiza el flujo de documentos.
Respuestas:
a) Falso. Los planes de facturación son facturación periódica y facturación parcial
b) Falso. En el sistema SAP, los hitos se almacenan en una red junto con datos plan y datos reales del proyecto. Los hitos están asignados a las fechas del plan de facturación y contienen un bloqueo de factura hasta que el hito se notifique como terminado.
c) Verdadero. Un ejemplo de aplicación de una facturación parcial es la facturacion de un proyecto de implementación de gran envergadura, para la cual se definen una serie de hitos que marcan la terminación de las diferentes etapas del proyecto.
d) Verdadero. La facturación periódica puede utilizarse por ejemplo en la gestión del alquiler. Mediante las fechas de factura es posible determinar la periodicidad de la facturación y establecer, por ejemplo, si debe facturarse el primer o último día del mes.
e) Falso. Es posible visualizar los documentos de facturación existentes mediante el flujo de documentos.