4.8 Los contratos marco
Los contratos marco coordinan procesos empresariales para clientes y proveedores quienes pactan un acuerdo sobre determinada mercadería que debe entregarse bajo ciertas condiciones y dentro de un período de tiempo concreto.
Los dos contratos marco principales son los planes de entrega y los contratos o "pedidos abiertos".
Hay dos clases de pedidos abiertos: de valor y por cantidad. Los contratos pueden cubrir tanto bienes como servicios.
Los contratos de alquiler y mantenimiento se utilizan frecuentemente en la industria de servicios. Los contratos de mantenimiento se firman para productos que el cliente utiliza durante un largo período de tiempo y que necesitan ser revisados a medida que pasa el tiempo.
4.8.2 Los planes de entregas
Plan de entrega: Es un contrato marco entre la empresa y un solicitante. El mismo es válido por un período de tiempo determinado. El plan de entrega contiene fechas y cantidades de entrega fijadas.
Las fechas que se fijan en los planes de entrega, están contenidas en los repartos. Cuando el plan de entregas está preparado para su entrega, puede crearse la entrega de forma normal o mediante la utilización de un pool de entregas.
Al introducir repartos para una posición en el plan de entregas, el sistema añade las cantidades que ya se han introducido y las compara tanto a la cantidad de destino como a la cantidad ya entregada. Esto ofrece al usuario una vista general de todas las cantidades abiertas.
Si la cantidad de los repartos supiera la cantidad de destino, el sistema emite un mensaje de advertencia. Si el cliente así lo requiere, puede tratarse las facturas periódicamente, por ejemplo, una vez al mes. Todas las entregas que tengan pendiente el documento de facturación están combinadas en una factura colectiva.
VA31: Con esta transacción se crean los planes de entrega.
4.8.3 Los pedidos abiertos de cantidad
Pedido abierto de cantidad: Es un contrato marco entre las empresas y un solicitante. El mismo es válido por un período de tiempo determinado. A diferencia del plan de entregas, no contiene repartos, cantidades, ni fechas de entrega.
Permite fijar acuerdos de precios especiales o tiempo de entrega.
Los repartos se crean recién en la orden de entrega, la cual se procesa entonces como un pedido estándar. Cualquier acuerdo especial a precios o fechas límite de entrega se copian del contrato.
Las órdenes de entrega se crean con referencia a un contrato. Esto genera un registro de flujo de documentos que le permite actualizar las cantidades liberadas y los valores del contrato.
Las órdenes de entrega pueden crearse de las siguientes manera:
*Seleccione "Crear con referencia" en la pantalla inicial.
*En el menú Documento de ventas, seleccione Documento de ventas/Crear con referencia/A contrato...
*Asignar una posición de pedido a un contrato de forma retrospectiva.
*Utilice el sistema automático para buscar contratos marco cuando cree un pedido.
VA41: Se crean los pedidos abiertos.
4.8.4 Los pedidos abiertos de valor
Pedido abierto de valor: Es un contrato marco entre la empresa y su cliente. Especifica que el cliente está de acuerdo en adquirir un valor fijo de bienes y servicios durante un período de tiempo indefinido.
Un pedido abierto de valor puede contener otros acuerdos entre usted y su cliente que se verifican en las órdenes de entrega. Como ser:
*Acuerdos de precio especial.
*Restricciones de cliente.
*Restricciones de material
Si lo quisiera, puede parametrizar el sistema, de forma que emita un mensaje que le informe si existe algún contrato válido en el momento de entrar un orden de entrega.
Materiales válidos
Pueden restringirse los materiales que pueden entregarse en un pedido abierto de valor de los siguientes modos:
*Jerarquía de producto (pueden buscarse genéricamente mediante la introducción de los primeros dígitos).
*Lista de materiales válidos (módulo surtido).
Si no se ha efectuado entradas en el documento, todos los materiales definidos en ventas pueden entregarse a menos que haya otras restricciones.
Orden de entrega
Una orden de entrega libera una cantidad parcial del valor total acordado de bienes y servicios en un contrato. Una orden de entrega es una clase de pedido de ventas.
Normalmente, la orden de entrega se crea con referencia a un contrato. Existen varias funciones de búsqueda para el contrato relevante:
*Búsqueda de contratos adecuados mediante el número de interlocutor.
*Búsqueda de interlocutores adecuados mediante el número de pedido abierto (sólo para la lista de clientes).
Las cantidades y tiempos de entrega se guardan en los repartos de las órdenes de entrega.
Pueden crearse liberaciones en cualquier moneda pero el valor total se actualiza en la moneda del contrato.
Cuando se crea una orden de entrega, el sistema verifica las necesidades almacenadas en el contrato, tales como la regla de liberación o el período de validez. El valor de la orden de entrega se compara con el valor aún abierto en el contrato. Puede definirse cómo responde el sistema cuando se excede este valor.
Puede asignarse un pedido a un contrato más tarde tanto a nivel de cabecera como de posición. En ambos casos, el sistema vuelve a ejecutar la determinación del precio automáticamente. Los valores del contrato sólo pueden actualizarse cuando la asignación está definida a nivel de posición.
Documento de facturación
El pedido abierto de valor puede facturarse directamente o bien puede facturarse cada orden de entrega.
*Facturar una orden de entrega
Puede utilizarse el pedido estándar PS para órdenes de entrega. La facturación puede estar relacionada con los pedidos o con las entregas.
*Facturación de un pedido abierto de valor
Un plan de facturación permite facturar el contrato para varias fechas y para cantidades pequeñas parciales. El sistema ajusta automáticamente las fechas de facturación abierta si se modifica el valor objetivo en una posición del pedido abierto por valor más adelante.
El sistema permite facturar automáticamente pedidos abierto por valor que no hayan sido liberados completamente.
Una manera para poder diferenciar un pedido de valor y de cantidad. Es poniendo de ejemplo un constructora, si hace un pedido de cemento por un valor de 500,000 pesos, cuando se hacen estos pedidos es más común que el proveedor entregue en parcialidades el cemento y no especificando la cantidad a entregar, en cambio, cuando hace la compra de 5,000 bultos de cementos el mismo comprador especificará la cantidad a entregar por semana, mes o día.