TRATAMIENTO DE PREVENTAS.
Es el primer paso del ciclo comercial. Abarca las consultas y ofertas.
Dentro de las tareas de soporte de ventas que ejecuta Comercial y Marketing para adquirir clientes y atenderlos, están:
- Preparar información de clientes, clientes potenciales, personas de contacto, competencia y sus productos.
- Gestionar actividades de ventas (llamadas telefónicas, visitas al cliente, etc).
- Campañas de mailing directo.
- Acceder al sistema de información de ventas, analizar evaluaciones, cifras de volumen de ventas y número de pedidos.
SAP cuenta con el módulo de CRM para la relación con los clientes, donde las funcionalidades de Marketing y Preventa están más desarrolladas.
1. Consultas: son peticiones de oferta mediante la cual el cliente solicita a la empresa una oferta o información comercial no vinculante, el periodo de validez se puede utilizar como periodo de tratamiento.
- Consulta = Petición de oferta
2. Ofertas: son propuestas del área de ventas a un cliente para suministrarle materiales o proporcionarle servicios bajo determinadas condiciones; son legalmente vinculantes durante el periodo de validez que se especifica en ellas.
- Una oferta se puede referenciar mientras no se haya alcanzado el importe total o la fecha de validez.
FLUJO DE DOCUMENTOS EN LA FASE DE PREVENTAS.
CONSULTA --> OFERTA --> PEDIDO
- Una oferta se puede crear en base a una consulta por parte de un cliente. Si un cliente acepta la oferta, prosigue el pedido de ventae.
- Puede crear una oferta desde cero y continuar con el pedido de ventas.
Crear consulta:
Transacción = VA11-Crear / VA12-Modificar / VA13-Visualizar
- Seleccionar la clase de consulta "CO"
- Colocar un periodo de validez tentativo
- Colocar la cantidad y precio
Crear oferta con referencia:
Transacción = VA21-Crear / VA22-Modificar / VA23-Visualizar
- Seleccionar la clase de oferta "OF"
- Ingresar el área de ventas
- Click en "Crear con referencia"
- Ingresar el número de consulta creado anteriormente y click en el botón "Selección de posición". Abrirá el formulario de Consulta (Petición de oferta), aquí se podrá modificar la cantidad si es que se desea. Click en el botón "Tomar".
- Se abrirá el formulario de creación de "Oferta". Colocar el periodo de validez definitivo para la oferta. Modificar precio si es necesario.
Hasta este punto ya se tiene una oferta válida por un periodo de tiempo, la cual fue creada desde una consulta.
Si se visualiza el flujo de documentos, se verificará que el estado de la consulta se actualiza a "Concluido". Mientras que el de la oferta se encuentra en "Pendiente".
Crear Pedido de ventas con referencia.
En este escenario, el cliente acepta la oferta, pero pide un cambio en la cantidad.
Transacción = VA01-Crear / VA02-Modificar / VA03-Visualizar
- Seleccionar la clase de pedido "PS"
- Click en "Crear con referencia"
- Ingresar el número de oferta creado anteriormente y click en el botón "Selección de posición". Abrirá el formulario de Oferta, aquí se podrá modificar la cantidad final confirmado por el cliente. Click en el botón "Tomar".
- Se abrirá el formulario de creación de "Pedido". Colocar los datos requeridos y grabar el documento.
Si se visualiza el flujo de documentos, se visualiza que la oferta no fue referenciada en su totalidad, la misma quedaría con el estado "En curso". La oferta no concluye hasta que no sea referenciada la cantidad total.
Flujo Final
- Consulta (Concluida)
- Oferta (En curso)
- Pedido (Pendiente)
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