TRATAMIENTO DE PREVENTAS
Un proceso comercial podría consistir en que el cliente se comunica para averiguar los precios de los materiales y los plazos de entrega. El empleado ingresa en el sistema una oferta que comunica al cliente, informando el periodo de vigencia para la misma. Si el cliente acepta la oferta, el empleado emite un pedido en referencia a dicha oferta.
Los empleados del área Comercial y Marketing pueden llevar a cabo múltiples actividades para la adquisión de clientes y su atención:
- Preparar información acerca de clientes, clientes potenciales, personas de contacto, la competencia y sus productos.
- Gestionar las actividades de ventas, como llamadas telefónicas, cartas, contactos o visitas al cliente.
- LLevar a cabo campañas de mailing directo u otro tipo de campañas.
- Acceder al sistema de información de ventas, con una amplia gama de evaluaciones, para informarse acerca aspectos como las cifras de volumen de ventas y el número de entrada de pedidos.
- Consultar datos maestros como interlocutor comercial, productos, etc.
Si bien el módulo SD ofrece herramientas para preventas y otras actividades de marketing, SAP cuenta con el módulo CRM para la gestión de la gestión con los clientes, en el cual las funciones de marketing y preventas están más desarrolladas.
Documentos de preventas
Ante consultas de los clientes preguntando por precios o plazos de entrega de determinados productos, se ofrece al cliente una oferta por dichos productos, informando precios, plazos, etc.
Las consultas o peticiones de oferta son peticiones mediante las que el cliente solicita a la empresa una oferta o información comercial no vinculante.
El periodo de validez se puede utilizar como periodo de tratamiento.
Las ofertas son las propuestas del área de ventas a un cliente para suministrarle materiales o proporcionarle servicios bajo determinadas condiciones. Son legalmente vinculantes durante el periodo de validez que se especifica en ellas.
En el sistema estándar, la consulta se considera completamente referenciada tan pronto como el cliente recibe una oferta relativa a la consulta o petición de oferta.
Una oferta en cambio se puede referenciar en tanto no se haya alcanzado el importe total o la fecha de validez.
=> El flujo de documentos de la fase de preventas puede comprender consultas y ofertas. Si un cliente acepta una oferta, el siguiente documento a generar será el pedido de ventas.
También se puede crear una oferta sin tener una consulta por parte del cliente.
Para crear consultas o peticiones de ofertas utilizaremos las siguientes transacciones:
- VA11 - Creación
- VA12 - Modificar
- VA13 - Visualizar
Ofertas y consultas en el sistema
En una consulta o petición de oferta, se muestra información sobre:
id consulta, solicitante, destinatario de mercancína, valor neto, nº pedido cliente (aquí se muestra Preventas-Consulta), periodo de validez de la petición de oferta, y posiciones con información de materiales, cantidad, precio, descirpción, unidad de medida, etc.
Para gestionar las ofertas se utilizan las transacciones:
- VA21 - Crear
- VA22 - Modificar
- VA23 - Visualizar
Al crear una oferta con la VA21, si pulsamos en el botón "Crear con referencia", podemos indicar en el campo "Consulta" el valor de la consulta o petición de oferta registrada en el sistema.
A continuación pulsa el botón "Selección de posición", con lo cual podrá modificar los datos de las posiciones originales de la oferta, por ejemplo, modificar el número de unidades solicitadas en el campo "Ctd. pendiente".
Tras modificar las posiciones, pulsa el botón "Tomar" para que los cambios sean efectivos.
En la pestaña "Resumen de posiciones" puede modificar de nuevo el periodo de validez de la oferta.
En este punto, si accede al flujo de documentos de la oferta, aunque no hayan sido referenciados toda la cantidad de unidades de la consulta, el estado de la consulta es Concluido, mientras que el estado de la oferta es Pendiente.
Si tras comunicar con el cliente este acepta la oferta modificada, el usuario podrá crear el pedido con referencia a la oferta aceptada, a través de la transacción VA01, en la cual pulsará sobre el botón "Crear con referencia" e informará en el campo "Oferta" el número de la oferta aceptada por el cliente.
A continuación, pulsará sobre el botón "Selección de posición" de modo que podrá de nuevo actuar sobre los datos de la posición, como puede ser el número de unidades que finalmente ha pedido el cliente, o el precio que aplicará a cada una de ellas.
El siguiente paso consiste en pulsar el botón "Tomar" para validar las modificaciones realizadas en las posiciones, y continuar informando los datos del pedido, como son: fecha prevista de entrega, condición de pago, área de ventas, fecha de precio, peso, volumen, incoterms, etc.
Si el usuario consulta ahora el flujo de documentos, observará que la consulta está Concluido/a, la oferta tiene estatus En curso y el pedido informa en su estatus Pendiente. Esto es así, porque a diferencia del caso de la consulta, una oferta no pasa a estado Concluido/a hasta que se referencie la cantidad total de unidades que lo componen. Ademas, podrá volver a crearse otro pedido con referencia a la oferta mientras está no tenga estatus Concluido/a, lo cual ocurrirá cuando se referencien todas las unidades de mercancías que se incluyen en ella.