1.- Creación del documento de facturación.
El documento de facturación se puede crear en referencia a:
>Una entrega
>Un pedido de ventas
El sistema puede combinar varias entregas de salida en un documento de facturación , siempre que tengan en común las
siguientes características:
*Pagador
*Fecha de factura
*País de destino
El sistema puede crear facturas o bien online o como job de fondo que se ejecutará durante las horas de menos carga en el
sistema.
Nota: Al crear una factura es posible basarla en un pedido o en una entrega. Para garantizar que el envío de mercancía sea
anterior a la confección de la factura, esta debe basarse en la entrega, por ejemplo: la entrega de una alfombra. Por lo general, la facturación de un servicio debe basarse en un pedido de ventas, ya que normalmente para un servicio no se realizan entregas, como es el caso de servicio de colocación de una alfombra. Una factura también puede basarse en un pedido y en una entrega simultáneamente, por ejemplo con una factura pueden facturarse la alfombra y su colocación, aunque esta última no aparezca en la entrega porque se trata de un servicio.
2.- Estructura del documento de facturación.
EL documento de facturación, al igual que el documento de entrega, se agrupa en dos niveles: cabecera y posición. Los
datos se distribuyen entre estos dos niveles según corresponda.
>Cabecera del documento de facturación
Los datos de la cabecera del documento son válidos para todo el documento. Incluyen, por ejemplo, los datos del pagador y
la fecha de facturación.
>Posición del documento de facturación
Cada posición del documento de facturación contiene sus propios datos. Esto incluye, por ejemplo, detalle acerca del
material, las cantidades de facturación y los valores netos para las posiciones. Cada documento de facturación puede tener
varias posiciones.
AL igual que los documentos de ventas y las entregas, los datos en los documentos de facturación se agrupan en solapas
para un ingreso de los datos y una lectura mas sencilla. Estas solapas a su vez se agrupan en las pantallas de:
*Resumen
*Datos de cabecera
*Datos de posición
Transacciones VF01/ VF02/ VF03
La pantalla de resumen es la pantalla inicial a la cual se accede al ingresar un documento de facturación por las tx de
mantenimiento de facturas ( VF01,VF02 y VF03).
Nota: Si luego de crear una factura, quieres volver consultarla pero no recuerdas su número, puedes usar la tx VF05-
lista de factura y a partir de diferentes criterios de búsqueda, como ser: responsable de pago, material o rango de
fecha de facturas dar con la factura buscada.
3.- Efectos del documento de Facturación
Cuando se graba el documento de Facturación, el sistema genera automáticamente todos los documentos necesarios para la
contabilidad. El sistema lleva a cabo una contabilización en el Debe en contabilidad, en la cuenta de créditos del cliente y una contabilización en el Haber, en la cuenta de ingresos.
El documento contable identifica todas las contabilizaciones posteriores en contabilidad financiera FI que se refieran a
la determinación de precios en Comercial, como el crédito en las cuentas del cliente o las ventas netas obtenidas impuestos
sobre las cuentas de mayor correspondientes.
Al grabar el documento de facturación, el sistema puede generar automáticamente más documentos para Contabilidad financiera ( como por ejemplo para los componentes de Controlling CO, así como también para la cuenta de resultados).
Lo siguiente también tiene lugar cuando se contabiliza el documento de facturación:
>El estatus de todos los documentos relacionados de ventas, entrega y Facturación queda actualizado.
>Las estadísticas de ventas del sistema de información de ventas se actualizan
>Los datos relativos al consumo del límite del crédito del cliente se actualizan.