Tratamiento de documentos de facturación
1 - Creación del documento de facturación:
El documento de facturación se puede crear en referencia a:
- Una entrega
- Un pedido de ventas
El sistema puede combinar varias entregas de salida en un mismo documento de facturación, siempre que tengan en común las siguientes características:
- Pagador
- Fecha de factura
- País de destino
El sistema puede crear facturas online o como job de fondo que se ejecutará durante las horas de menos carga en el sistema.
Para garantizar que el envío de la mercancía sea anterior a la confección de la factura esta debe basarse en la entrega.
Por lo general, la facturación de un servicio debe basarse en un pedido de venta pues no se realizan entregas.
También la factura puede basarse en el pedido y entrega simultáneamente. Ej: entrega de una alfombra más el servicio de instalación (aunque la instalación es un servicio y no se factura y no aparece en la entrega).
2 - Estructura del documento de facturación:
El documento de facturación, al igual que el documento de entrega, se agrupa en dos niveles: cabecera y posición.
Cabecera del documento de facturación: Son datos válidos para todo el documento, incluyen los datos del pagador y la fecha de facturación.
Posición del documento de facturación: Cada posición contiene sus propios datos. Por ejemplo: detalle del material, cantidades de facturación y los valores netos para las posiciones. Cada documento puede tener varias posiciones.
Al igual que los documentos de ventas y las entregas, los datos en los documentos de facturación se agrupan en solapas para un ingreso de los datos y una lectura más sencilla. Estas solapas a su vez se agrupan en las pantallas de:
- Resumen
- Datos de cabecera
- Datos de posición
La pantalla de resumen es la pantalla inicial del documento de facturación y se accede mediante las transacciones de mantenimiento de facturas: VF01 Creación, VF02 Modificación y VF03 Visualización.
A la pantalla de "Datos de cabecera" se accede seleccionando el botón "Visual. detalles p.cabecera doc"
A la pantalla de "Datos de posición" se accede seleccionando a la posición que desea visualizar y presionando el botón "Visualizar detalles posición
Se puede acceder a las pantallas de resumen, cabecera y posición, como mencionamos anteriormente o haciendo uso del menú "Pasar a".
Con la transacción VF05 lista de facturas, podemos encontrar la factura buscada.
3 - Efectos del documento de facturación:
Cuando se graba el documento de facturación, el sistema genera todos los documentos necesarios para la contabilidad.
Se lleva a cabo una contabilización en el Debe en la cuenta de créditos del cliente y una contabilización en el Haber en la cuenta de ingresos.
El documento contable identifica todas las contabilizaciones posteriores en contabilidad financiera FI que se refieran a la determinación de precios en Comercial, como el crédito en las cuentas del cliente o las ventas netas obtenidas impuestos sobre las cuentas de mayor correspondientes.