6.1 El tratamiento de documentos de facturación
6.1.1 La creación de documentos de facturación
El documento de facturación se puede crear en referencia a:
*Una entrega
*Un pedido de ventas
El siguiente puede combinar varias entregas de salida en un documento de facturación, siempre que tengan en común las siguientes características:
*El pagador
*Fecha de factura
*País de destino
El sistema puede crear facturas o bien online, o como job de fondo que se ejecutará durante las horas de menos carga del sistema.
Para garantizar que el envío de la mercancía sea anterior a la concepción de la factura, ésta debe basarse en la entrega. Comúnmente para la facturación de un servicio debe basarse en un pedido de ventas ya que al hacer un servicio no se hacen entregas. Cabe mencionar que una factura puede basarse a un pedido y una entrega simultáneamente.
6.1.2 La estructura del documento de facturación
El documento de facturación, al igual que el documento de entrega, se agrupa en dos niveles: cabecera y posición. Los datos se distribuyen entre estos dos niveles según corresponda.
Cabecera del documento de facturación
Los datos de la cabecera del documento son válidos para todo el documento. Incluyen por ejemplo, los datos del pagador y la fecha de facturación.
Posición del documento de facturación
Cada posición del documento de facturación contiene sus propios datos. Esto incluye, por ejemplo, detalle acerca del material, las cantidades de facturación y los valores netos para las posiciones. Cada documento de facturación puede tener varias posiciones.
Al igual que los documentos de ventas y las entregas, los datos en los documentos de facturación se agrupan en solapas para un ingreso de los datos y una lectura sencilla. Estas solapas a su vez se agrupan en las pantallas de:
*Resumen
*Datos de cabecera
*Datos de posición.
VF01: Esta transacción se utiliza para crear facturas.
Se puede acceder a las pantallas de resumen, cabecera y posición haciendo uso del menú "Pasar a".
VF05: Es útil para crear facturas anteriormente creadas pero no recuerdas su número.
6.1.3 Los efectos del documento de facturación
Cuando se graba el documento de facturación, el sistema genera automáticamente todos los documentos necesarios para la contabilidad. El sistema lleva a cabo una contabilización en el "Debe "en contabilidad, en la cuenta de créditos del cliente y una contabilización en el "Haber", en la cuenta de ingresos.
El documento contable identifica todas las contabilizaciones posteriores en la contabilidad financiera FI que se refieran a la determinación de precios en Comercial, como el crédito en las cuentas del cliente o las ventas netas obtenidas impuestos sobre las cuentas de mayor correspondientes.
Al grabar el documento de facturación, el sistema puede generar automáticamente más documentos para la Contabilidad financiera (como ser por ejemplo para los componentes de Controling CO, así como también para la cuenta de resultados).
Lo siguiente también tiene lugar cuando se contabiliza el documento de facturación:
*El status de todos los documentos relacionados de ventas, entrega y facturación queda actualizado
*Las estadísticas de ventas del sistema de información de ventas se actualizan.
*Los datos relativos al consumo del límite del crédito del cliente se actualizan.