Tareas y Procesos de Control de Copia
Para el sistema SAP, las tablas del control de copia constituyen un importante elemento del customizng.
Las tablas del control de copia, determina muchas de las funciones que se ejecutan cuando se crea un documento, que hace referencia a otro anterior.
Al momento de copiar, el sistema comprueba si se satisfacen ciertas cláusulas condicionales. Algunas de estas cláusulas condicionales son:
- ¿el solicitante es el mismo en el documento de referencia y en el documento copiado?
- ¿se ha rechazado la posición copiada?
- ¿se ha hecha ya referencia a las posiciones que se están copiando?
- ¿se ha excedido el periodo de validez del documento de referencia?
También, es posible, determinar qué datos deben copiarse en la referencia, por ejemplo, los datos de la cabecera y los datos o condiciones del interlocutor.
Cuando creamos un documento comercial, la función crear con referencia se encuentra disponible en la pantalla de entrada inicial, así como también, durante la entrada del documento.
Control de Copia: Resumen
Existen tablas separadas del control de copia para los documentos de ventas, las entregas y las facturas.
Existen tablas de control para todos los niveles del documento de ventas
Hay tres niveles de control de copia en el documento de ventas: cabecera, posición y reparto.
Cuando se copian los datos del documento de referencia en el documento de destino, es necesario reunir ciertas condiciones.
Las condiciones son subrutinas de ABAP, que se asignan en las tablas del control de copia utilizando un número indicador.
Transacción VOFM
Se puede, además, utilizar la transacción VOFM para crear rutinas propias.
La transacción VOFM, pertenece al customizing de la gestión comercial ubicada en la siguiente ruta:
Comercial – Adaptaciones del sistema – Subrutinas – Definir Clausulas Condicionales de Copia.
Las rutinas de trasferencia de los datos especificados, no se ejecutan hasta que se cumplan los requisitos de copia.
Control de Copia: Nivel de Cabecera
En el nivel cabecera se define que clases de documento fuente, se copiaran, en que clases de documentos destino.
El sistema no permitirá crear un documento con referencia a otro, si el control de copia no está permitido. Es decir, contenido en la tabla para estas clases de documentos de ventas pertinentes.
Cuando se trata para la tabla del control de copia, con un par de clases de documentos de ventas (destino/fuente), se especifica:
- Condiciones de copia.
- Rutinas de trasferencia de datos.
- El acuerdo sobre si se copian los números de posición en el documento de destino.
- El acuerdo referencia absoluta: solo se copia el documento fuente completo, en el documento de destino. Y, posteriormente, si alguien intenta cambiar la cantidad del pedido o eliminar una posición, se emite mensajes del sistema.
Control de Copia Nivel de Posición
En control de copia, se definen controles de nivel de posición para cada tipo de posición, para cada par de Clase de documento de destino / Clase de documento fuente.
Cuando se determina el control de copia de la posición, la parametrización contiene:
- Condiciones de copia.
- Rutinas de trasferencia de datos.
- Cantidad / valor positivo / valor negativo: determina como afecta la operación de copiado a la cantidad completa de posición del documento fuente.
- Cantidad de copia: determina la cantidad que se copia en el documento de destino.
- Clase de determinación de precios: especifica cómo deben tratarse los datos de la determinación de precios durante la operación de copiado.
- Actualizar flujo de documentos: especifica, si el sistema, actualiza el flujo de documentos después de copiar el documento.
Flujo de documentos: lista online donde se visualizan las conexiones entre los documentos de comercial y otros módulos.
Conexión entre el Control de Copia y la Determinación del Tipo de Posición
Las reglas de determinación del tipo de posición, también son aplicables al crear documento de ventas con referencia. El sistema puede encontrar únicamente un tipo de posición.
Si se activa manualmente un tipo de posición en el documento fuente, hay que rellenar el campo tipo de posición propuesto para que, al sustituir la determinación del tipo de posición, se active el tipo de posición correspondiente en el documento destino.
Operación de Facturación
Cada documento de facturación siempre requiere de un documento modelo; como ser:
- Documento de ventas.
- Entrega de salida.
- Documento de facturación.
Cuando utilizamos la transacción de facturación (VF01), debemos introducir obligatoriamente un documento modelo.
Transacción VF01
La transacción VF01 permite la creación, de forma explícita, de los documentos de facturación: factura, nota de crédito, nota de débito, etc.
Documento Modelo
Cuando se crea la factura, siempre se remite o trata desde un documento existente.
De ese modo, los datos del documento modelo se copian en la factura.
Para una factura basada en la entrega, las cantidades a facturar se pueden tomar desde la entrega; pero los precios se toman del pedido en que se basa dicha entrega.
El documento modelo se muestra como fuente en el nivel de cabecera de la tabla del control de copia.
Flujo de Datos
Hasta cierto punto, se puede ejercer cierta influencia sobre el flujo de datos de los documentos de referencia a los documentos de facturación. Esto se realiza mediante:
Clase de factura (por ejemplo, textos o interlocutores).
Control de copia; las opciones de control son:
- Sobre la cabecera:
o Datos de comercia exterior.
o Numero de asignación.
o Numero de referencia.
o Asignación de números de posición.
- En el nivel de posición:
o Cantidad.
o Determinación de precios.
Por otro lado, se encuentra la posibilidad de ejercer control sobre el flujo de datos para ajustarse a las necesidades propias del usuario, mediante el procedimiento de trasferencia de datos. Por ejemplo, las condiciones de pago podrían copiarse desde el maestro de clientes, en lugar del documento de ventas.
Control de Copia
En la operación de facturación, el responsable del sistema determina el modo en el que se trasfieren los datos mediante la tabla del control de copia. El control de copia se puede establecer para:
- Cabecera: Destino de Clase de factura y su fuente clase de documentos de ventas.
- Posición: Destino clase de factura, fuente: Clase de documento comercial, tipo de posición.
En cuanto al nivel de cabecera se encuentran los siguientes controles para la copia:
- Documento de referencia: Se determina que documento puede utilizarse como referencia (como fuente) para la facturación (destino).
- Determinación de los datos de comercio exterior, numero de asignación, de referencia y de posición.
Sobre la posición, también poseemos controles para la copia:
- Cantidad de facturación: Controlando que cantidad se debe facturar (pedido o entrega).
- Determinación de precio y el tipo de cambio (documento o del momento en el que se factura).
- También, al momento de la facturación podemos determinar precios nuevamente. Por consiguiente, debemos definir si se van a copiar los precios del pedido, si son los mismos, serán recalculados en la facturación y a qué tipo de cambio.
- Actualización de la cantidad y el valor en el documento modelo.
- Si se incorporan nuevas condiciones por conceptos como trasporte, otros recargos y costes.
Condiciones de Copia
Se pueden especificar las condiciones de copia, para la facturación de un documento de venta, en las condiciones del control de copia.
Las clausulas condicionales se pueden determinar para:
- Cabecera.
- Posición.
A través de las necesidades que existen por el control de copia, se podría en tal caso, determinar si se debe contabilizar la salida de mercancías antes de efectuar la facturación.
Es posible definir sus propias condiciones mediante la transacción VOFM.
Cantidad Facturada
Las cantidades copiadas al momento de la facturación, pueden referirse desde los documentos fuentes de diversas maneras. Pueden adoptarse la cantidad de entrega y la cantidad de pedido. Puede o no tener en cuenta la cantidad ya facturada (en función de la clase de factura que se utilice).
Los modelos estándar son:
También es posible, que el control de copia tome para la facturación en base a pedido, la cantidad que ya fue entregada para la facturación.
Determinación de Precio en el Documento de Facturación
La determinación del precio se encuentra dada en el documento por el esquema (que este, está asignado de acuerdo a la determinación o asignación de esquema; ver unidad 6 lección 1).
En el momento de la facturación, se pueden determinar o predeterminar diferentes precios para las posiciones. Según una diferenciación de clases de determinación de precios para estas posiciones:
- A: Los elementos de determinación del precio se copia del documento modelo y se actualizan de acuerdo a una escala.
- B: La determinación de precio se realiza de nuevo.
- C: los elementos manuales de la determinación del precio se copian y la determinación de precio se realiza de nuevo para los otros.
- D: los elementos de determinación de precio se copian de documento modelo sin modificaciones.
- G: los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. Las condiciones de impuestos se determinan de nuevo.
- H: los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. El porte se determina de nuevo.
Se tiene que tener cuidado, porque al re determinarse los precios en la copia pueden surgir diferencias sustanciales en los valores de condición de los precios en la factura.
Según la clase de factura o el tipo de posición, se puede determinar en el customizing la clase de determinación para el tratamiento de las condiciones de precio al momento de la facturación.
También, el tipo de cambio es un parámetro que puede fijarse de la misma manera que los precios.