ANÁLISIS COMERCIALES Y SISTEMA DE INFORMACIÓN
Listas e informes
Dentro del módulo de SD encontramos una herramienta denominada Sistema de Información de Ventas. Esta permite comprimir datos de los documentos comerciales, para así obtener información que colaboran con las decisiones comerciales.
(Gráfico 761A)
Vemos que de los datos maestros y documentos de SD, se puede obtener información a través de Queries SAP, Listas e informes SD, y también a través del SIV (Sistema de Información de Ventas) para realizar análisis estándar y análisis flexibles.
Dentro del Sistema de Información (o también llamado Sistema Info), se encuentran análisis estándar o análisis flexibles que tienen importancia en la evaluación de los datos estadísticos de la actividad comercial de la compañía.
SAP por otro lado, proporciona funciones de listas para crear pools de trabajo en ventas, entradas, picking y facturación.
En el caso de que los informes o reportes no favorezcan a la necesidad que tiene el cliente, se pueden utilizar las queries para extraer información que satisfagan esa necesidad.
(Gráfico 761B)
LISTAS
Las listas que proporciona el sistema ayudan en el ciclo comercial para la gestión de los documentos correspondientes (órdenes de ventas, entregas, facturas, etc.).
Dentro de las categorías de listas existen:
Las listas online
Muestran documentos con un estatus que precisa tratamiento, por ejemplo: documentos de ventas (VA05N), documentación de facturación (VF05N), etc.
- Proporcionan datos para documento.
- Muestran documentos, por ejemplo: para un cliente o un material, o para un estatus específico.
- Permiten verificar y modificar documentos.
En las listas online se introduce la información que se desea utilizar para restringir las opciones de selección y luego se visualizan los documentos correspondientes.
Las transacciones VA05N y VF05N se utilizan para reportes en formas de listas.
La transacción VA05N muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
La transacción VF05N muestra en forma de lista los documentos de facturación creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
Audio: Las listas online poseen una serie de datos clave para consulta, de forma tal que el usuario al hacer una consulta no penalicen la performance del sistema. Se recomienda instruir a los usuarios para que cuando hagan consultas a estos reportes utilicen campos claves como: fechas, número de documentos, claves de documentos, etc., que ayudarán a que las consultas en la base de datos no penalicen el performance.
(Gráfico 761C)
Posteriormente se puede realizar un tratamiento de la lista utilizando: filtros, clasificación, adición y añadiendo o borrando campos del layout.
También es posible visualizar o modificar un pedido de cliente y regresar de nuevo a la lista.
Las listas online pueden derivar en reportes definidos por status. Estos sirven para analizar documentos: pendientes, bloqueados o incompletos; para luego continuar con su tratamiento.
(Gráfico 761D)
Un gran ejemplo de lista online es el Flujo de documentos, que muestra el historial de los documentos sucesivos. Muestra todos los documentos asociados con el pedido del cliente.
Puede seleccionar un documento para visualizar y después regresar al flujo de documentos. Además, es posible analizar el estatus de todo el documento y de cada posición.
(Gráfico 761E)
Pools de trabajo
Permiten seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior. Las tareas a realizar sobre ese pool están relacionadas con el área de responsabilidad (unidad organizativa) y según varios criterios de selección (fecha de factura, cliente, etc.).
Un ejemplo de pools de trabajo es la VF04 (pool de facturación).
(Gráfico 761F)
Al igual que en las listas online, el pool de trabajo consta de criterios de selección para ser ejecutados, así se conocen los documentos que serán tratados por el pool.
El segundo paso, después de la selección, es tratar este pool de trabajo en el sistema. Las tareas de distintos documentos se pueden agrupar en documentos de referencia de forma adecuada, y las diversas tareas procedentes de un documento anterior se pueden partir en varios documentos.
En resumen, los pools de trabajo muestran actividades que deben ser realizadas, y permiten organizar tareas en unidades de trabajo eficientes.
Fuentes de información del sistema
Es menester en ocasiones para una organización comercial, analizar los datos desde distintas vistas o perspectivas. Las decisiones son producto de los análisis de multinivel sobre los datos específicos para una o varias aplicaciones llevadas a cabo por responsables.
(Gráfico 762)
El sistema de información se utiliza para revisar y analizar ratios en toda el área comercial del Sistema.
Composición de las estructuras de información
El sistema info de ventas está construido con la base de las estructuras de información. Estas estructuras son tablas estadísticas especiales que contienen datos que proceden de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones. El sistema es el medio por el cual los datos se actualizan y se obtienen de manera constante.
(Gráfico 763)
La composición de estas estructuras está dada por tres clases básicas de información:
- Las características: Criterios que se especifican para obtener datos sobre un determinado tema. En comercial, generalmente necesitamos información de ventas acerca de las organizaciones de ventas, las oficinas comerciales, los clientes y los materiales.
- La periodicidad: es también un criterio utilizado en las estructuras de información. Puede actualizar los datos de un determinado período (un día, una semana, un mes o un período de contabilización, por ejemplo).
- Los ratios: mediciones sobre los servicios prestados. Proporcionan información clave sobre una determinada característica, generalmente es un cálculo, adición, sustracción, porcentaje, etc.
Un ejemplo combinado de los tres elementos de una estructura de información sería: volumen de ventas (ratio), del primer trimestre (periodicidad) de una organización de ventas (característica).
Estructuras de información en Comercial
El sistema posee una cantidad determinada de estructuras de información ya predefinidas para SD (S001 a S006 por ejemplo). Estas estructuras tienen diversidades en cuanto a características, ratios y periodicidad.
(Gráfico 764)
Las estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes modificaciones en el customizing.
El sistema estándar contiene estructuras de información determinadas y listas para el análisis de gestión de créditos, gestión de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.
Se pueden realizar las estructuras de información que se deseen generar, las mismas deben estar comprendidas dentro de las habilitadas por SAP para la incorporación, que son de la estructura S501 a la S999.
Análisis estándar
El análisis estándar ofrece una gran cantidad de funciones para lograr informes complejos de base de datos y análisis del sistema info de ventas.
Como mencionamos anteriormente, los análisis están conformados por estructuras de la información y poseen: el alcance de los datos necesarios, las características y el período de la estructura de la información. Estos datos, se mantienen como los primeros al ejecutar el análisis y luego pueden desglosarse par amostrar diferentes características.
(Gráfico 765)
Pueden obtener información adicional del maestro de materiales, del maestro de cliente y de los documentos. Permiten las funciones de análisis: Análisis ABC, Clasificación, Segmentación, Consumo planificado/real, Curva de totales y Correlación.
Una funcionalidad de los análisis es que pueden ser archivados para su posterior ejecución.
Además permiten llamar a transacciones que permiten visualizar datos maestros, documentos, etc. El proceso de llamar a estas transacciones se denomina vincularse.
Los análisis estándar poseen otras herramientas que garantizan un mejor análisis de los datos que muestra el sistema, como pueden ser: curvas acumuladas, análisis ABC, series temporales, correlacionales, evaluaciones, top n y otras opciones de comparación.
Como otros objetos de reporte o análisis de SAP, se pueden imprimir, exportar a hojas de cálculo o enviar a través del componente de SAP Office.
Análisis flexibles
Los análisis flexibles permiten determinar qué datos y en qué formato se combinan para crear un informe individual.
El menú que posee la posibilidad de análisis flexible, se selecciona y se permite definir el formato de la lista necesaria. La lista que surge como resultante ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.
(Gráfico 766)
Como funcionalidades adicionales existen:
- Se pueden combinar características y figuras clave precedentes de distintas estructuras de información en una sola lista.
- Se pueden generar nuevas ratios que se calculan según fórmulas independientes, basados en los ratios ya existentes.
- Están disponibles diversos layouts.