Lección 5 .- El análisis de los datos comerciales y el sistema de información
Listas e informes
Dentro del módulo de SD encontramos una herramienta denominada Sistema de Información de Ventas. Éste, permite comprimir datos de los documentos comerciales, para así, obtener información que colaboran con las decisiones comerciales.
Dentro del Sistema de información (o también llamado Sistema Info), se encuentran análisis estándar o flexibles que tienen importancia en la evaluación de los datos estadísticos de la actividad comercial de la compañía.
Listas online y Pools de trabajo
Listas online:
- Proporcionar datos para documentos
- Mostrar documentos, por ejemplo: Para cliente o un material, con estatus específico
- Permitir verificar y modificar documentos
Pools de trabajo:
- Muestran actividades que deben de ser revisadas
- Permiten organizar tareas en unidades de trabajo eficientes
Listas
Dentro de las categorías de listas existen:
Listas online: muestran documentos con un status que precisa de tratamiento, por ejemplo: documentos de ventas (VA05N), documentación de facturación (VF05N), etc.
Ambas transacciones se utilizan para reportes en forma de listas.
La transacción VA05N muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
La transacción VF05N muestra en forma de lista los documentos de facturación creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
Pools de trabajo: permiten seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior. Las tareas a realizar sobre ese pool, están relacionadas con el área de responsabilidad (unidad organizativa) y según varios criterios de selección ( fecha de factura, cliente, etc ). Un ejemplo de los pools de trabajo es la VF04 (pool de facturación).
Composición de las estructuras de información
El sistema info de ventas está construido con la base en las estructuras de información. Las mismas, son tablas estadísticas especiales que contienen datos que provienen de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones. El sistema, es el medio por el cual los datos se actualizan y se obtienen de manera constante.
La composición de estas estructuras está dada por tres clases básicas de información:
- Las características: criterios que se especifican para obtener datos sobre un determinado tema. En comercial, generalmente necesitamos información de ventas acerca de las organizaciones de ventas, las oficinas comerciales, los clientes y los materiales.
- La periodicidad: es también un criterio utilizado en las estructuras de información. Puede actualizar los datos de un determinado período (un día, una semana, un mes o un período de contabilización, por ejemplo).
- Los ratios: mediciones sobre los servicios prestados. Proporcionan información clave sobre una determinada característica, generalmente es un cálculo, adición, sustracción, porcentaje, etc.
Estructuras de información en Comercial
El sistema posee una cantidad determinada de estructuras de información ya predefinidas para SD. Estas estructuras tienen diversidades en cuanto a características, ratios y periodicidad.
Las estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes modificaciones en el Customizing.
El sistema estándar contiene estructuras de información determinadas y listas para el análisis de gestión de créditos, gestión de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.
Se pueden realizar las estructuras de información que se deseen generar, las mismas deben estar comprendidas dentro de las habilitadas por SAP para la incorporación, que son de la estructura S501 a la S999.
Análisis estándar
El análisis estándar ofrece una gran cantidad de funciones para lograr informes complejos de base de datos y análisis del sistema info de ventas.
Como mencionamos anteriormente, los análisis están conformados por estructuras de la información y poseen: el alcance de los datos necesarios, las características y el período de la estructura de la información. Estos datos, se mantienen como los primeros al ejecutar el análisis y luego puede desglosarse para mostrar diferentes características.
Los análisis estándar poseen otras herramientas que garantizan un mejor análisis de los datos que muestra el sistema, como ser: curvas acumuladas, análisis ABC, series temporales, correlacionales, evaluaciones, top n y otras opciones de comparación.
Como otros objetos de reporte o análisis de SAP, se pueden imprimir, exportar a una hoja de cálculo, o enviar a través del componente de SAP Office.
Análisis flexibles
El análisis flexible permite determinar qué datos y en qué formato, se combinan para crear un informe individual.
El menú que posee la posibilidad de análisis flexible, se selecciona y se permite definir el formato de la lista necesaria. La lista que surge como resultante, ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.
Como funcionalidades adicionales existen:
- Se pueden combinar características y figuras clave precedentes de distintas estructuras de información, en una sola lista.
- Se pueden generar nuevos ratios que se calculan según fórmulas independientes, basados en los ratios ya existentes.
- Están disponibles diversos layouts.