EL ANÀLISIS COMERCIALES Y SISTEMA DE INFORMACIÒN
En esta lecciòn analizàremos las distintas opciones de los anàlisis de datos comerciales
1 - LAS LISTAS E INFORMES
Dentro del mòdulo de SD encontramos una herramienta denominada Sistema de informaciòn de ventas. Èste, permite comprimir datos de los documentos comerciales, para asì, obtener informaciòn que colabora con las decisiones comerciales.
Dentro del sistema de informaciòn (o tambièn llamado Sistema info), se encuentran anàlisis estàndar o flexibles que tienen importancia en la evaluaciòn de los datos estadìsticos de la actividad comercial de la compañìa.
SAP, por otro lado, proporciona funciones de listas para crear pools de trabajo en ventas, entradas, picking y facturaciòn. En el caso que los informes o reportes no favorezcan a la necesidad que tiene el cliente, se pueden utilizar las que hay para extraer informaciòn que satisfagan esa necesidad.
Listas :
Las listas que proporciona el sistema ayudan en el ciclo comercial para la gestiòn de los documentos correspondientes (òrdenes de ventas, entregas, facturas, etc.
Dentro de las categorìas de listas existen :
> Listas online : muestran documentos con un status que precisa de tratamiento, por ejemplo : documentos de ventas (VA05N), documentaciòn de facturaciòn ( VF05N), etc.
En las listas online, se introduce la informaciòn que se desea utilizar para restringir las operaciones de selecciòn y luego se visualizan los documentos correspondientes.
Transacciones VA05N y VF05N
Ambas transacciones se utilizan para reportes en forma de listas. La transacciòn VA05N muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos, esta transacciòn muestra en forma de lista los documentos de facturaciòn creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.
Las listas online poseen una serie de datos claves para consulta de forma tal que el usuario al hacer una consulta no quite la performance del sistema. Se recomienda que instruya a los usuarios para que cuando hagan consultas a estos reportes coloquen campos claves tales como, fechas , nùmero de documento, clase de documento que ayudaràn a que las consultas en la base de datos no sean anti performantes.
Posteriormente, se puede realizar un tratamiento de la lista utilizando : Filtros, clasificaciòn, adiciòn o borrando campos del layout. Tambèn es posible visualizar o modificar un pedido de cliente y regresar de nuevo a la lista.
Las listas online pueden derivar en reportes definidos por status. Estos sirven para analizar documentos : pendientes, bloqueados o incompletos; para luego, continuar con el tratamiento.
Un gran ejemplo de listas online, es el flujo de documentos, que muestra el historial de los documentos sucesivos. Muestra todos los documentos asociados con el pedido de cliente.
Puede seleccionar un documento para visualizar y despuès regresar al flujo de documentos. Ademàs, es posible analizar el status de todo el documento y de cada posiciòn.
> Pools de trabajo : permiten seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior. Las tareas a realizar sobre ese pool, estàn relacionadas con el àrea de responsabilidad (unidad organizativa) y segùn varios criterios de selecciòn (fecha de factura, cliente,etc.) Un ejemplo de los pools de trabajo es la VF04 (pool de facturaciòn).
Al igual que las listas online, el pool de trabajo consta de criterios de selecciòn para ser ejecutados, asì se conocen los documentos que seràn tratados en el pool.
El segundo paso, luego de la selecciòn, es tratar este pool de trabajo en el sistema. Las tareas de distintos documentos se puede agrupar en documentos de referencia de forma adecuada, y las diversas tareas procedentes de un documento anterior, se pueden partir en varios documentos.
2 - LAS FUENTES DE INFORMACIÒN DEL SISTEMA
Es menester en ocasiones, para una organizaciòn comercial, analizar los datos desde distintas vistas o perspectivas. Las decisiones son producto de los anàlisis de multinivel sobre los datos especìficos para una o varias aplicaciones, llevado a cabo por responsables.
El sistema de informaciòn se utiliza para revisar y analizar, ratios en todo el àrea comercial del sistema.
3 - LA COMPOSICIÒN DE LAS ESTRUCTURAS DE INFORMACIÒN
El sistema info de ventas està construìdo con la base en las estructuras de informaciòn. Las mismas, son tablas estadìsticas especiales que contienen datos que provienen de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones. El sistema, es el medio por el cual los datos se actualizan y se obtienen de manera constante.
La composiciòn de estas estructuras està dada por tres clases bàsicas de informaciòn :
> Las caracterìsticas : criterios que se especifican para obtener datos sobre un determinado tema. En comercial, generalmente necesitamos informaciòn de ventas acerca de las organizaciones de ventas, las oficinas comerciales, los clientes y los materiales.
> La periodicidad : es tambièn un criterio utilizado en las estructuras de informaciòn. Puede actualizar los datos de un determinado perìodo (un dia, una semana, un mes o un perìodo de contabilizaciòn, por ejemplo).
> Los ratios : mediciones sobre los servicios prestados. Proporcionan informaciòn clave sobre una determinada caracterìstica, generalmente es un càlculo, adiciòn, sustraciòn,porcentaje, etc.
Un ejemplo combinado de los tres elementos, de una estructura de informaciòn, serìa : volumen de ventas (ratio), del primer trimestre (periodicidad) de una organizaciòn de ventas (Caracterìstica ).
4 - LAS ESTRUCTURAS DE INFORMACIÒN EN COMERCIAL
El sistema posee una cantidad determinada de estructuras de informaciòn ya predefinidas para SD (S001 a S006, por ejemplo). Estas estructuras tienen diversidades en cuanto a caracterìsticas, ratios y periodicidad.
Las estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes modificaciones en el Customizing. El sistema estàndar contiene estructuras de informaciòn determinadas y listas para el anàlisis de gestiòn de crèditos, gestiòn de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.
Se pueden realizar las estructuras de informaciòn que se deseen generar, las mismas deben estar comprendidas dentro de las habilitadas por SAP para la incorporaciòn, que son de la estructura S501 a la S999.
5 - EL ANÀLISIS ESTÀNDAR
El anàlisis estàndar ofrece una gran cantidad de funciones para lograr informes complejos de base de datos y anàlisis del sistema info de ventas.
Como mencionamos anteriormente, los anàlisis estàn conformados por estructuras de la informaciòn y poseen : el alcance de los datos necesarios, las caracterìsticas y el perìodo de la estructura de la informaciòn. Estos datos, se mantienen como los primeros al ejecutar el anàlisis y luego puede desglosarse para mostrar diferentes caracterìsticas.
Una funcionalidad de los anàlisis, es que pueden ser archivados para su posterior ejecuciòn. Ademàs, permiten llamar, vinculàndose, a transacciones que permiten visualizar datos maestros, documentos, etc.
Los anàlisis estàndar poseen otras herramientas que garantizan un mejor anàlisis de los datos que muestra el sistema, como ser : curvas acumuladas, anàlisis ABC, series temporales, correlacionales, evaluaciones, top y otras opciones de comparaciòn.
Como otros objetos de reporte o anàlisis de SAP, se pueden imprimir, exportar a una hoja de càlculo, o enviar a travès del documento de SAP Office.
6 - EL ANÀLISIS FLEXIBLE
El anàlisis flexible permiten determinar què datos y en què formato, se combinan para crear un informe individual.
El menù que posee la posibilidad de anàlisis flexible, se selecciona y se permite definir el formato de la lista necesaria. La lista que surge como resultante, ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.
Como funcionalidades adicionales existen :
> Se pueden combinar caracterìsticas y figuras clave precedentes de distintas estructuras de informaciòn, en una sola lista.
> Se pueden generar nuevos ratios que se calculan segùn fòrmulas independientes, basadas en los ratios ya existentes.
> estàn disponibles diversos layouts.