✒️PBI / La información y documentos del Proceso de compras II Por German Giovannini

Esta lección continúa el análisis del Proceso de Compras en SAP, enfocándose en las últimas etapas del proceso y en los documentos que las sustentan. Se profundiza en la estructura de datos de cada documento, su utilidad operativa y su potencial como fuente de información para tableros en Power BI.

• Documento contractual generado por el área de compras.
• Contiene información consolidada: proveedor, condiciones de pago, moneda, tipo de cambio, centro de entrega, estrategia de liberación.
• Datos clave:
  • Cabecera: número de orden, clase de documento, organización de compra, grupo de compra.
  • Posiciones: material, cantidad, precio unitario, condiciones de entrega, tolerancias, impuestos.

• Proceso de aprobación antes del envío al proveedor.
• Se realiza por documento completo.
• Estrategias de liberación definidas por importe, clase de documento, centro, entre otros.
• Importancia para auditorías y controles internos.

• Registro físico y contable de la entrada de bienes.
• Actualiza el stock y genera documentos contables.
• Datos clave:
  • Cabecera: número de documento, fechas, clase de movimiento.
  • Posiciones: cantidad recibida, proveedor, centro de entrega, cuenta contable, tipo de stock.
• Validaciones: consistencia con la orden de compra, datos contables, datos del proveedor y del material.

• Documento que formaliza el compromiso de pago.
• Verifica datos contra la orden de compra y la recepción de mercadería.
• Impacta en contabilidad y cuenta corriente del proveedor.
• Datos clave:
  • Cabecera: número de factura, fechas, moneda, importe total, impuestos.
  • Posiciones: material, cantidad facturada, precio, cuentas contables, documento de referencia.
• Validaciones: consistencia de cantidades y precios, apertura de períodos contables, bloqueo para el pago.

• Cada documento contiene datos estructurados que pueden ser extraídos desde las tablas del sistema SAP.
• Se recomienda identificar:
  • Campos clave para relaciones entre tablas (número de documento, posición).
  • Fechas para análisis de cumplimiento y plazos.
  • Importes para métricas financieras.
  • Estados de aprobación y borrado para filtros de calidad.
• Estos datos permiten construir indicadores, métricas y controles que reflejan el estado real del proceso de compras.

El análisis detallado de los documentos finales del Proceso de Compras permite comprender su lógica operativa y su valor como fuente de datos para inteligencia de negocios. Esta lección proporciona las herramientas necesarias para seleccionar, extraer y aplicar la información en tableros de Power BI, fortaleciendo la gestión estratégica del área de compras.