Estructura de la organización desde el punto de vista funcional
Se ampliaremos el concepto de los componentes operativos del sistema
Influencia de todos ellos en los procesos serán la clave para la creación de los documentos de compra y las herramientas utilizadas posteriormente para el control y estadística de las operaciones del Departamento de Compras
Desde el punto de vista funcional de la Organización se analizarán las Organizaciones y los Grupos de Compras
Organizaciones de Compras
Unidades de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de la gestión de compras.
Se encargan del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocian condiciones de compra con los proveedores y son responsables de todas las operaciones inherentes a este proceso.
Las Organizaciones de compras por constituir parte de la estructura de la Compañía es definida y aplicada a la misma mediante la parametrización de SAP, siendo su gestión atribución de los Consultores.
Grupos de Compras
Término referido a equipos de compradores que asociados mediante una clave ("Grupo de Compras") identifica los documentos de compras creados por cualquiera de los individuos.
Se trata de un recurso para identificar los responsables de las actividades de adquisición, lo que será utilizado en los documentos de compras a fin de identificar los referentes de cada uno de ellos.
Aunque en SAP se trabaja con la figura de "Grupo de Compradores", las Empresas pueden optar por las siguientes dos políticas:
- Cada Comprador es identificado mediante un Grupo
- Cada Grupo identifica a varios compradores
Mandante
Unidad auto contenida dentro del Sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.
La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.
El mandante es el nivel jerárquico más alto en el Sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o inclusive organización de ventas). Por lo tanto, sólo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.
De este modo se asegura de que los datos son coherentes.
Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran en el Sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.
Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante.
Sociedad
Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.
Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.
Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.
Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.
Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.
Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.