Creación de documentos sin referencia
Creación de un documento-introducción
Hay dos opciones posibles:
Creación sin referencia:
Comenzaremos un nuevo documento vacío e ingresaremos manualmente
En este caso ingresamos manualmente todos los datos requeridos en un nuevo documento vacío o en forma automática
Este sería el caso donde el documento a crear no tiene relación con ninguno previo, ni sus datos fueran similares a uno existente que facilite su creación.
Creación con referencia
Se indicará un documento que será tomado como referencia para la creación de uno nuevo.
Ejemplo: se puede crear un pedido a partir de una solicitud de pedido previamente registrada en el sistema y cuyos datos de cabecera y posiciones serán copiados al nuevo documento.
Para ambos casos SAP, tomará los datos de la referencia, los copiará a nuevo y pudiendo modificar cualquier dato que sea necesario antes de guardar el documento.
Cuando nos referimos a un documento para crear otro nuevo puede ser para aprovechar los datos del otro existente o para asociar dos documentos al proceso de compra.
En cualquiera de los dos casos SAP validará la información ingresada de manera de asegurar la consistencia de la misma.
Si detectara alguna carencia o error en los datos, el sistema presentará los mensajes de error correspondientes.
Creación de un documento sin referencia
Un documento sin referencia será creado a partir de una estructura vacía en la cual ingresaremos todos los datos requeridos.
Como ejemplo puede ser una solicitud de pedido que es el primer documento de la cadena de compras.
Ingresamos con la transacción ME51N, seleccionamos el tipo de documento en este caso NB (estándar) o el que corresponda.se completan los datos de cabecera.
Y datos básicos: Posición, código de material, cantidad, fecha de entrega, centro, solicitante, número de necesidad, Texto breve del material,
Una vez ingresados, damos enter y en nuestro caso, solicitará también el grupo de compras.
SP NOS PERMITIRÁ CONVERTIR EN OBLIGATORIOS ALGUNOS DATO QUE EN LA VERSIÓN ESTANDAR SERIAN SOLAMENTE OPTATIVOS.
Datos obligatorios serán aquellos valores que ingresados manual o automáticamente permitan guardar el documento.
Conclusión: la parametrización del sistema nos permitirá convertir en obligatorios aquellos datos que deseamos asegurar que el operador no omita durante la creación del documento.
Verificación de datos, es muy útil para saber si estamos en condiciones de guardarlo
Copiar ítems o posiciones:
Cuando se requiera el ingreso de otros productos podemos proceder a de la misma forma que el anterior.
El método consiste en copiar el material actual en una nueva línea.
Para eso se selecciona la posición clickeando el casillero a la izquierda de la posición y desde ahí se procede a cambiar los datos requeridos para la nueva posición (material, cantidad, centro, solicitante)
Con la transacción ME52N modificamos la solped existente
Creación de documentos con Referencia
Generalidades
Cuando requerimos crear un nuevo documento en SAP por ejemplo un Pedido, podremos asociarlo a otro ya existente en el sistema de manera de facilitar la tarea por un lado y por otro constituir una secuencia de documentos asociados a una determinada operación de compras.
Esto nos facilita el registro de la información, heredando gran parte de la información del documento referido.
Y los dos documentos quedan asociados a una misma operación de compra, estableciendo cada una de las etapas de la misma.
Este enlazamiento de datos es clave para el análisis, seguimiento y auditoria de la operación completa.
Creación de un documento con referencia- procedimiento
Pasos a seguir para hacer un nuevo documento relacionado a otro.
Se toma como ejemplo un nuevo pedido
Se ingresa la transacción ME21N, que corresponde a crear un nuevo pedido.
Se ingresa el documento de referencia para el que hay 2 procedimientos:
N° de documento conocido, se indica en el campo correspondiente.
Si se desconoce, se puede utilizar el matchcode para localizarlo.
Seleccionar clase de documento: es uno de los primeros datos a definir.
Pudiendo optar por mantener el tipo NB que es el estándar o seleccionar uno de la lista desplegable.
Los campos obligatorios que se omitan pueden ocasionar mensajes de advertencia.
Modificar el documento con la transacción ME22N
Bloqueo o borrado de posiciones del documento:
Para impedir que un documento siga siendo utilizado se bloquea
Se selecciona la línea a bloquear o eliminar, se hace clic en el botón borrar o bloquear de la barra.
Importante:
Si nos arrepentimos del borrado o bloqueo del ítem, puede ser recuperado y desbloqueado utilizando el botón desbloquear/anular borrado
La eliminación de ítem no impide conocer de su existencia previa en el documento.