CREACIÓN DE UN DOCUMENTO - INTRODUCCIÓN
Cuando procedemos a crear un nuevo documento en SAP, encontraremos dos opciones posibles a saber:
> CREACIÓN SIN REFERENCIA: Se comienza un nuevo documento vacío e ingresamos manualmente (o en forma automática si fuera el caso) todos los datos requeridos.
*Este es el caso, donde el documento a crear no tiene relación con ninguno previo, ni sus datos fueran similares a uno existente que facilite su creación.
> CREACIÓN CON REFERENCIA: Se indicará un documento que será tomado como referencia para la creación de uno nuevo.
Ej: Crear un Pedido a partir de una SolPed previamente registrada y cuyos datos de Cabecera serán copiados al nuevo documento.
Otra posibilidad de creación con referencia, es indicar un documento ya existente para crear otro de similares características e información (en este caso, no existirá relación alguna entre los dos documentos).
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO SIN REFERENCIA
Creado a partir de una estructura vacía.
1) Ingresar en la transacción correspondiente.
2) Seleccionar tipo de documento.
3) Completar datos.
Ejemplo de creación de documento -> SolPed ME51N. Los datos a saber son:
- Posición: Corresponde a un número que comienza con "10" y se incrementa automáticamente en "10" (10, 20, 30, etc.).
- Código del Material: Código correspondiente al material o servicio que se desea adquirir o contratar. (SAP permite incluir en los documentos de compra productos que no se encuentren registrados en el Maestro de Materiales; esto se efectúa, dejando vacía la columna correspondiente al material e ingresando la descripción correspondiente).
- Cantidad: Número de Unidades a comprar. La manera como está definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (unidades, caja, kilogramo, etc.).
- Fecha de Entrega: Fecha en que el solicitante necesita recibir la mercadería.
- Centro: Lugar físico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado por el proveedor.
- Solicitante: Nombre del interesado en la iniciación del Proceso de Compras y posible interlocutor en caso de dudas en la definición del producto a adquirir.
- No. de necesidad: Número que servirá como referencia para agrupar otros documentos, tales como Peticiones de Cotización o Pedido, y agruparlos para una necesidad determinada (Proyecto, obra, etc.).
4) Aceptar los datos ingresados (Enter).
*SAP nos avisa cuando está faltando un dato obligatorio, indicando que no podrá ser guardado sin el ingreso o corrección de dicha información.
5) Análisis de datos obligatorios por configuración.
*SAP nos permitirá convertir en obligatorios, algunos datos que en la versión estándar serían solamente optativos.
6) Ejemplos de mensajes de advertencias y errores:
- El material 0000000039 no existe o no está activado.
- La fecha de entrega se encuentra en el pasado.
- No está previsto el grupo de compras DF4 (por favor, comprobar entrada).
7) Verificar datos.
8) Copiar items o posiciones (copiar el material actual en una nueva línea).
9) Guardar el material.
MODIFICAR EL DOCUMENTO
*Ingresamos en una transacción que nos permita acceder a un documento ya creado y modificar algunos de sus datos.
Siguiendo con el ejemplo: ME52N Modificar SolPed.
Notarás que no difiere mucho de la pantalla de creación, salvo que algunos datos no podrán ser cambiados (fondo gris).